Politica di protezione dei dati e privacy - PMI

La Politica di protezione dei dati e privacy (P17S) fornisce un quadro strutturato per proteggere i dati personali all’interno delle organizzazioni, in particolare le piccole e medie imprese (PMI) che potrebbero non disporre di team di sicurezza dedicati o di dipartimenti IT specialistici. Questa politica per PMI è progettata con ruoli e responsabilità semplificati, come l’amministratore delegato (GM) che agisce come responsabile con accountability, per garantire che la conformità sia comprensibile e realizzabile indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione o dalle risorse interne. La struttura e i contenuti sono pienamente adattati alle realtà delle PMI, con misure pratiche basate sul rischio che si allineano a ISO/IEC 27001:2022, mantenendo al contempo la preparazione all'audit e la prontezza rispetto a verifiche regolatorie. Il documento stabilisce requisiti chiari per la raccolta, l’archiviazione, il trattamento e la cancellazione dei dati personali, assicurando che tutte le attività pertinenti siano lecite, corrette e sicure come prescritto da normative di protezione dei dati quali il GDPR, NIS2 e DORA. In modo importante, la politica copre i dati personali trattati in locale, nel cloud o da fornitori terzi di servizi, e rende la conformità obbligatoria per dipendenti e collaboratori esterni e fornitori. Il campo di applicazione è completo e comprende tutti i sistemi, le sedi e il personale che potrebbe trattare dati relativi a clienti, personale, fornitori o qualsiasi altro individuo identificabile. Gli obiettivi critici della politica includono garantire l’aderenza alle leggi e alle norme sulla privacy, implementare controlli tecnologici e controlli organizzativi e promuovere una cultura di autorità e responsabilità e trasparenza. Sono incluse disposizioni specifiche per rispettare i diritti individuali di privacy, come il diritto di accesso, correzione o cancellazione dei dati personali, e per applicare rigorose pratiche di protezione e minimizzazione dei dati e cancellazione sicura. La politica sottolinea inoltre la necessità di documentare le attività di trattamento, mantenere un solido controllo degli accessi e gestire gli incidenti di privacy con procedure di escalation ben definite. I ruoli sono assegnati in modo esplicito: l’amministratore delegato è responsabile della vigilanza e dell’allocazione delle risorse, il Coordinatore Privacy (che può essere interno o esternalizzato) gestisce le attività operative di privacy, il supporto IT assicura i controlli tecnologici, i Responsabili di dipartimento rafforzano la conformità nei propri team e tutto il personale e i contraenti sono tenuti a rispettare le regole e a completare la formazione obbligatoria richiesta. I meccanismi di riesame e adattamento sono parte integrante di questa politica e richiedono un riesame formale annuale e ulteriori riesami attivati da nuove leggi, incidenti maggiori o nuovi servizi che comportano il trattamento dei dati. La gestione delle eccezioni e le procedure di gestione del rischio garantiscono che le deviazioni siano controllate, limitate nel tempo e pienamente documentate. Infine, come politica conforme alle PMI, P17S colma il divario tra rigore normativo e praticità operativa, supportando le aziende nel dimostrare autorità e responsabilità, proteggere la fiducia dei clienti e ridurre al minimo il rischio di non conformità.