Politica sui social media e sulle comunicazioni esterne - PMI

La Politica sui social media e sulle comunicazioni esterne (P36S) definisce un quadro completo e pratico per proteggere le piccole e medie imprese (PMI) nello svolgimento di comunicazioni rivolte al pubblico. Copre tutti i riferimenti esterni all’azienda, incluse attività sui social media, post su blog, partecipazione a eventi, contatti con i media e condivisione pubblica di immagini provenienti da ambienti di lavoro, per affrontare i rischi di conformità, legali e reputazionali oggi associati alle comunicazioni digitali. Questa politica è specificamente adattata come politica per PMI, come dimostra l’uso del ruolo di Direttore Generale quale principale proprietario della politica e responsabile della conformità, anziché dirigenti IT o responsabili della sicurezza dedicati. Questo approccio garantisce che anche le organizzazioni senza un Responsabile della sicurezza delle informazioni (CISO) o un Centro operativo di sicurezza (SOC) possano implementare controlli robusti allineati ai requisiti ISO/IEC 27001:2022. Ogni persona affiliata, inclusi dipendenti, contraenti, freelance, fornitori e personale temporaneo, rientra nel campo di applicazione, e le regole disciplinano anche l’uso di account o dispositivi personali, sia durante sia al di fuori dell’orario di lavoro. Questo è fondamentale per le PMI con supervisione limitata e modalità di lavoro diversificate e flessibili. Gli obiettivi principali della politica sono chiaramente definiti: prevenire danni reputazionali derivanti da dichiarazioni non approvate o fuorvianti, proteggere dati sensibili aziendali e dei clienti, mantenere la conformità legale continua (ad esempio con il GDPR) e promuovere un coinvolgimento online professionale e responsabile. I requisiti di governance sono altamente operativi; ad esempio, stabiliscono regole chiare per contenuti accettabili e vietati, approvazioni obbligatorie per interventi pubblici, uso di disclaimer quando si commentano temi di settore e controlli degli accessi robusti, come l’autenticazione a più fattori (MFA), per gli account ufficiali. In particolare, i fornitori terzi di marketing o PR devono rispettare rigorosamente la politica tramite contratti espliciti e non possono pubblicare contenuti senza l’approvazione del Direttore Generale. L’implementazione è resa pratica per le PMI: è richiesta formazione annuale e in fase di onboarding per tutto il personale; qualsiasi contenuto proposto rivolto al pubblico deve essere inviato al Direttore Generale per approvazione con relativa documentazione; e sono previste linee guida per l’archiviazione dei post e la registrazione delle approvazioni, anche tramite fogli di calcolo. La politica prescrive una gestione attiva del rischio, inclusi riesami regolari da parte del Direttore Generale sulle esposizioni legate alla comunicazione sociale, requisiti per la gestione e la segnalazione di divulgazioni accidentali (con riferimenti alla Politica di risposta agli incidenti dedicata) e un processo strutturato per eccezioni e modifiche. L’applicazione è robusta ma equilibrata: le violazioni attivano misure disciplinari chiare e sono gestite in modo proporzionato a gravità e intenzionalità. Tutte le parti interessate, inclusi i fornitori, sono coperte, promuovendo una presenza esterna olistica e coerente. La politica è supportata da collegamenti diretti a controlli PMI correlati su Politica di utilizzo accettabile, Formazione e sensibilizzazione alla sicurezza, Protezione dei dati, Risposta agli incidenti e requisiti legali, garantendo una postura di conformità integrata e solida.