Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat – KKV

Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzat (P17S) strukturált keretrendszert biztosít a személyes adatok védelméhez a szervezeteken belül, különösen a kis- és középvállalkozások (KKV-k) számára, amelyek nem feltétlenül rendelkeznek dedikált biztonsági csapatokkal vagy specialista IT-részlegekkel. Ez a KKV-szabályzat egyszerűsített szerepkörökkel és felelősségekkel készült – például az ügyvezető igazgató (GM) mint elszámoltatható vezető –, hogy a megfelelés érthető és megvalósítható legyen a szervezet méretétől és belső erőforrásaitól függetlenül. Felépítése és tartalma teljes mértékben a KKV-k működési realitásaihoz igazodik, gyakorlati, kockázatalapú intézkedésekkel, amelyek összhangban vannak az ISO/IEC 27001:2022-vel, miközben fenntartják az auditfelkészültséget és a szabályozói ellenőrzésre való felkészültséget. A dokumentum egyértelmű követelményeket határoz meg a személyes adatok gyűjtésére, tárolására, feldolgozására és törlésére, biztosítva, hogy minden releváns tevékenység jogszerű, tisztességes és biztonságos legyen az olyan adatvédelmi szabályozások szerint, mint a GDPR, a NIS2 és a DORA. Fontos, hogy a szabályzat kiterjed a helyszíni, felhőben, illetve harmadik fél szolgáltatók által kezelt személyes adatokra is, és kötelező megfelelést ír elő minden munkavállaló, vállalkozó és beszállító számára. A hatókör átfogó: magában foglal minden rendszert, helyszínt és személyt, aki ügyfelekhez, munkatársakhoz, beszállítókhoz vagy bármely más azonosítható személyhez kapcsolódó adatokat kezelhet. A szabályzat kritikus céljai közé tartozik az adatvédelmi jogszabályok és szabványok betartásának biztosítása, technikai és szervezeti kontrollok bevezetése, valamint az elszámoltathatóság és átláthatóság kultúrájának erősítése. Külön rendelkezések vonatkoznak az egyéni adatvédelmi jogok tiszteletben tartására – például a személyes adatokhoz való hozzáférés, helyesbítés vagy törlés joga –, továbbá a szigorú adatvédelem és adattakarékosság, valamint a biztonságos törlési gyakorlatok alkalmazására. A szabályzat hangsúlyozza a feldolgozási tevékenységek dokumentálásának szükségességét, a robusztus hozzáférés-ellenőrzés fenntartását, valamint az adatvédelmi incidensek kezelését jól meghatározott eszkalációs eljárásokkal. A szerepkörök egyértelműen kiosztottak: az ügyvezető igazgató felel a felügyeletért és az erőforrások biztosításáért, az adatvédelmi koordinátor (aki lehet belső vagy kiszervezett) végzi az operatív adatvédelmi feladatokat, az IT-támogatás biztosítja a technikai kontrollokat, az osztályvezetők megerősítik a megfelelést a csapataikban, és minden munkatárstól és vállalkozótól elvárt a szabályok betartása és a szükséges képzések teljesítése. A felülvizsgálati és adaptációs mechanizmusok a szabályzat szerves részét képezik: éves formális felülvizsgálatot ír elő, valamint további felülvizsgálatokat új jogszabályok, jelentős incidensek vagy új, adatfeldolgozást érintő szolgáltatások esetén. A kivételkezelés és a kockázatkezelési eljárások biztosítják, hogy az eltérések kontrolláltak, időben korlátozottak és teljes körűen dokumentáltak legyenek. Végül KKV-megfelelőségi szabályzatként a P17S hidat képez a szabályozói szigor és az operatív gyakorlatiasság között, támogatva a vállalkozásokat az elszámoltathatóság igazolásában, az ügyfélbizalom védelmében és a meg nem felelés kockázatának minimalizálásában.