Sosiaalisen median ja ulkoisen viestinnän politiikka - SME

Sosiaalisen median ja ulkoisen viestinnän politiikka (P36S) määrittää kattavan ja käytännöllisen viitekehyksen pk-yritysten suojaamiseksi julkisessa viestinnässä. Se kattaa kaikki yritykseen kohdistuvat ulkoiset viittaukset, mukaan lukien sosiaalisen median toiminta, blogikirjoitukset, tapahtumiin osallistuminen, mediayhteydet sekä työympäristöistä otettujen kuvien julkinen jakaminen, ja käsittelee digitaaliseen viestintään liittyviä vaatimustenmukaisuus-, oikeudellisia ja maineeseen kohdistuvia riskejä. Politiikka on räätälöity pk-yrityksille: toimitusjohtaja toimii ensisijaisena politiikan omistajana ja vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilönä sen sijaan, että vastuu olisi erillisillä IT-johtajilla tai tietoturvavastuuhenkilöillä. Tämä varmistaa, että myös organisaatiot ilman tietoturvajohtajaa (CISO) tai tietoturvaoperaatiokeskusta (SOC) voivat toteuttaa ISO/IEC 27001:2022 -vaatimusten mukaiset hallintakeinot. Soveltamisalaan kuuluvat kaikki organisaatioon kytkeytyvät henkilöt, mukaan lukien työntekijät, urakoitsijat, freelancerit, toimittajat ja määräaikainen henkilöstö. Säännöt koskevat myös henkilökohtaisten tilien tai laitteiden käyttöä sekä työajalla että sen ulkopuolella, mikä on olennaista pk-yrityksille, joilla on rajallinen valvonta ja joustavat työjärjestelyt. Politiikan keskeiset tavoitteet on määritelty selkeästi: ehkäistä hyväksymättömistä tai harhaanjohtavista lausunnoista aiheutuvaa mainevahinkoa, suojata arkaluonteiset yritys- ja asiakastiedot, ylläpitää jatkuvaa lakisääteisten velvoitteiden noudattamista (kuten GDPR) sekä edistää ammattimaista ja vastuullista verkkokäyttäytymistä. Hallintotapavaatimukset ovat käytännönläheisiä: ne määrittävät säännöt hyväksyttävälle ja kielletylle sisällölle, pakolliset hyväksynnät julkisille esiintymisille, vastuuvapauslausekkeiden käytön toimialaa koskevissa kommenteissa sekä vahvan pääsynhallinnan, kuten monivaiheisen todennuksen, virallisille tileille. Kolmannen osapuolen markkinointi- tai PR-palveluntarjoajien on noudatettava politiikkaa nimenomaisilla sopimuksilla, eikä heillä ole oikeutta julkaista sisältöä ilman toimitusjohtajan hyväksyntää. Toteutus on tehty pk-yrityksille käytännölliseksi: vuosittainen kertauskoulutus ja perehdytyksen aikainen tietoturvatietoisuuskoulutus vaaditaan koko henkilöstöltä, kaikki ehdotettu julkinen sisältö on toimitettava toimitusjohtajalle hyväksyttäväksi dokumentaation kanssa, ja julkaisuja sekä hyväksyntöjä koskeva arkistointi ja lokitus voidaan toteuttaa myös taulukkolaskennalla. Politiikka edellyttää aktiivista riskienhallintaa, mukaan lukien säännölliset katselmoinnit toimitusjohtajan toimesta sosiaaliseen viestintään liittyvien altistumien osalta, vaatimukset vahingossa tapahtuvien paljastusten käsittelylle ja poikkeamien raportointimenettelyille (viittauksin erilliseen Tietoturvapoikkeamiin reagoinnin politiikkaan (P30)), sekä jäsennelty prosessi poikkeuksille ja muutoksille. Täytäntöönpano on vahvaa mutta tasapainoista: rikkomukset johtavat selkeisiin kurinpitotoimenpiteisiin ja niitä käsitellään suhteessa vakavuuteen ja tarkoitukseen. Kaikki sidosryhmät, mukaan lukien toimittajat, kuuluvat soveltamisalaan, mikä tukee yhtenäistä ja johdonmukaista ulkoista läsnäoloa. Politiikkaa tukevat viittaukset pk-yrityksille tarkoitettuihin liittyviin hallintakeinoihin hyväksyttävästä käytöstä, tietoturvatietoisuudesta, tietosuojasta, tietoturvapoikkeamiin reagoinnista sekä lakisääteisistä velvoitteista, mikä vahvistaa integroitua vaatimustenmukaisuusasemaa.