Beleid inzake gegevensclassificatie en -labeling - SME

Het Beleid inzake gegevensclassificatie en -labeling (P13S) definieert hoe alle informatie die door de organisatie wordt verwerkt, moet worden geclassificeerd en gelabeld, en waarborgt de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid gedurende de volledige levenscyclus. Dit beleid maakt consistente en conforme gegevensverwerking mogelijk door beschermingsniveaus toe te kennen aan informatie op basis van gevoeligheid, business impactanalyses of wettelijke verplichtingen, zoals gedefinieerd door GDPR, NIS2 en DORA. De invoering ervan is cruciaal voor organisaties die ISO/IEC 27001-certificering nastreven, omdat zij hiermee systematisch het risico op onbedoelde openbaarmaking, ongeautoriseerde toegang of onjuiste behandeling van vertrouwelijke gegevens kunnen verminderen. Dit is nadrukkelijk een kmo-beleid, zoals blijkt uit het documentnummer P13S en de toewijzing van de ‘algemeen directeur’ als beleidseigenaar, wat een aanpassing weerspiegelt voor organisaties zonder toegewijde IT- of Chief Information Security Officer (CISO)-rollen. Het beleid vertaalt complexe regelgevende en beveiligingsvereisten naar duidelijk gestructureerde verantwoordelijkheden die geschikt zijn voor kmo’s. De algemeen directeur is eigenaar en houdt toezicht op handhaving van het beleid en uitzonderingen; eigenaren van informatieactiva of datamanagers verzorgen de initiële classificatie, labeling en periodieke beoordeling; de IT-beheerders (intern of uitbesteed) implementeren technische beheersmaatregelen; en al het personeel/contractanten moeten classificaties toepassen, controleren en respecteren en deelnemen aan training. De scope van het beleid is uitgebreid en omvat alle organisatiegegevens, ongeacht formaat, locatie of fase in de levenscyclus. Dit omvat elektronische bestanden, cloud- en on-premises-gegevens, fysieke documenten, e-mails en zelfs tijdelijke of vluchtige gegevens zoals logs en cachebestanden. Medewerkers en derden die dergelijke gegevens verwerken, moeten classificatie en labeling consequent toepassen tijdens aanmaak, gebruik, opslag, overdracht, archivering of verwijdering. Er is een eenvoudig classificatiemodel met drie niveaus vereist: Public (vrij deelbaar), Intern gebruik (beperkt tot medewerkers) en Vertrouwelijk (gevoelig, met de strengste beschermingsmaatregelen zoals encryptie en toegangscontrole). Het beleid vereist zichtbare en blijvende labeling voor digitale en fysieke bedrijfsmiddelen, routinematige beoordelingen wanneer bedrijfsmodellen, software of wetgeving wijzigen, en formele verwerkingsregels voor elk classificatieniveau. Deze bepalingen zorgen ervoor dat kmo’s, zelfs met vereenvoudigde operationele structuren, wettelijke naleving en risicogebaseerde gegevensbescherming kunnen aantonen, terwijl verantwoordingsplicht en duidelijk databeheer worden bevorderd. Periodieke audits, steekproefsgewijze controles en gedocumenteerd uitzonderingsbeheer versterken de naleving verder. Overtredingen, zoals het opslaan van vertrouwelijke gegevens op onbeveiligde locaties of het niet correct labelen van bedrijfsmiddelen, zijn onderworpen aan sancties variërend van waarschuwingen tot juridische stappen. De jaarlijkse verplichte herziening zorgt ervoor dat het beleid zich aanpast aan veranderende risico’s, regelgevende eisen en organisatorische wijzigingen, waardoor het een integraal onderdeel vormt van een verdedigbaar kmo-programma voor cyberbeveiliging en gegevensprivacy.