Beleid inzake assetmanagement - SME

Het Beleid inzake assetmanagement P12S is specifiek ontworpen voor kleine en middelgrote ondernemingen (SME’s) en erkent de unieke uitdagingen waarmee deze organisaties worden geconfronteerd bij het beheren van informatieactiva met beperkte technische en personele middelen. In lijn met ISO/IEC 27001:2022 en andere internationale normen stelt dit beleid een duidelijk en praktisch kader vast voor het identificeren, volgen, beschermen en buiten gebruik stellen van zowel fysieke als digitale bedrijfsmiddelen gedurende hun levenscyclus. Het beleid is organisatiebreed van toepassing, inclusief op hardware (laptops, telefoons, USB’s), software (toepassingen, SaaS-oplossingen), dataopslagplaatsen, toegangsapparaten (smartcards, fobs) en kritieke digitale authenticatiegegevens en diensten die de dagelijkse operaties ondersteunen. Alle belanghebbenden—werknemers, contractanten, derden—die de bedrijfsmiddelen van de organisatie hanteren, vallen onder dit beleid. Het beleid houdt rekening met alle vormen van modern werken: kantoor, toegang op afstand, hybride, mobiel en cloud. Deze brede scope zorgt ervoor dat bedrijfsmiddelen niet alleen worden gevolgd, maar ook worden verantwoord in de verschillende omgevingen waarin zaken worden gedaan. Een kerndoelstelling is het opzetten en onderhouden van een continu bijgewerkte, nauwkeurige inventaris van bedrijfsmiddelen. Elk bedrijfsmiddel moet een duidelijk toegewezen asset-eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het beheer en de veilige omgang. Classificatie van bedrijfsmiddelen wordt benadrukt: apparaten die klantgegevens of gevoelige bedrijfsgegevens opslaan, krijgen aanvullende technische beheersmaatregelen en opvolging. Belangrijk voor SME’s is dat alle procedures gebruikmaken van beheersbare, rolgebaseerde verantwoordelijkheden. De algemeen directeur (GM) heeft de algehele verantwoordingsplicht. Een IT Lead (of andere aangewezen beheerder) is verantwoordelijk voor de dagelijkse registratie, terwijl lijnmanagers en medewerkers het toewijzen van bedrijfsmiddelen, het veilig bewaren en de processen voor terugvordering van activa ondersteunen. Deze rolvereenvoudiging waarborgt doeltreffendheid, zelfs wanneer organisaties geen toegewijde beveiligings- of IT-managers hebben. Het beleid beschrijft strikt de vereisten voor uitgifte, retour, onderhoud, labeling en veilige afvoer van bedrijfsmiddelen. Cloudgehoste activa en virtuele activa zijn volledig opgenomen in de aanpak, evenals Bring Your Own Device (BYOD)-situaties indien technisch goedgekeurd. Uitzonderingen (zoals informeel delen van apparatuur) worden eveneens behandeld en vereisen goedkeuring van de GM en tijdelijke compenserende maatregelen voor eventuele afwijkingen. Governanceprocessen zijn praktisch: gestructureerde inventarissen moeten velden bevatten voor asset-ID, type, status, eigenaarschap en meer. Toegang tot de inventaris zelf is strikt onderworpen aan toegangscontrole en aan regelmatige audits, zowel fysiek als digitaal. Spot-checks vinden minimaal elke zes maanden plaats en het beleid zelf wordt jaarlijks herzien of bij de introductie van nieuwe technologieën, nalevingsverplichtingen of na een informatiebeveiligingsincident of auditbevinding. Niet-naleving kan leiden tot disciplinaire maatregelen, wat het belang onderstreept van veilige en verantwoordelijke zorg voor de bedrijfsmiddelen van de organisatie. Dit is een ClarySec SME-beleid dat voldoet aan ISO/IEC 27001:2022, maar specifiek is aangepast voor organisaties zonder hoge IT- of beveiligingsbezetting. Verantwoordelijkheidslijnen zijn vereenvoudigd, maar behouden volledige traceerbaarheid, auditeerbaarheid en afstemming op regelgeving onder normen zoals GDPR, DORA en NIS2.