Richtlinie zur Datenklassifizierung und Kennzeichnung – KMU

Die Richtlinie zur Datenklassifizierung und Kennzeichnung (P13S) definiert, wie alle von der Organisation verarbeiteten Informationen zu klassifizieren und zu kennzeichnen sind, um deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit über den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen. Diese Richtlinie ermöglicht einen konsistenten und konformen Datenumgang, indem Informationen anhand von Sensibilität, Business-Impact-Analyse oder rechtlichen Verpflichtungen – wie sie durch GDPR, NIS2 und DORA definiert sind – Schutzstufen zugewiesen werden. Ihre Einführung ist für Organisationen, die eine ISO/IEC 27001-Zertifizierung anstreben, wesentlich, da sie ihnen ermöglicht, das Risiko unbeabsichtigter Offenlegung, unbefugten Zugriffs oder Fehlbehandlung sensibler Daten systematisch zu reduzieren. Bemerkenswert ist, dass es sich um eine KMU-Richtlinie handelt, wie durch die Dokumentennummer P13S und die Zuordnung des „General Manager“ als Richtlinienverantwortlicher angezeigt wird; dies spiegelt die Anpassung für Organisationen ohne dedizierte IT- oder CISO-Rollen wider. Die Richtlinie übersetzt komplexe regulatorische und Sicherheitsanforderungen in klar strukturierte Verantwortlichkeiten, die für KMU geeignet sind. Der General Manager besitzt und überwacht die Durchsetzung der Richtlinie und Ausnahmen; Information Owners oder Data Managers übernehmen die initiale Klassifizierung, Kennzeichnung und regelmäßige Überprüfung; der IT Lead oder Administrator (intern oder ausgelagert) implementiert technische Maßnahmen; und sämtliches Personal/Auftragnehmer sind verpflichtet, Klassifizierungen anzuwenden, zu prüfen und zu respektieren sowie an Schulungen teilzunehmen. Der Geltungsbereich der Richtlinie ist umfassend und erstreckt sich auf alle Organisationsdaten unabhängig von Format, Standort oder Lebenszyklusphase. Dazu gehören elektronische Dateien, Cloud- und On-Premises-Daten, physische Dokumente, E-Mails und sogar temporäre oder transitorische Daten wie Protokolle und Cache-Dateien. Mitarbeitende und Drittparteien, die solche Daten verarbeiten, müssen die Klassifizierung und Kennzeichnung konsistent über Erstellung, Nutzung, Speicherung, Übermittlung, Archivierung oder Löschung hinweg anwenden. Es ist ein einfaches dreistufiges Klassifizierungsschema erforderlich: Öffentlich (frei teilbar), interner Gebrauch (auf Mitarbeitende beschränkt) und vertraulich (sensibel, erfordert strengste Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrolle). Die Richtlinie verlangt eine sichtbare und dauerhafte Kennzeichnung über digitale und physische Vermögenswerte hinweg, routinemäßige Überprüfungen bei Änderungen von Geschäftsmodellen, Software oder Gesetzgebung sowie formale Handhabungsregeln für jede Klassifizierungsstufe. Diese Bestimmungen stellen sicher, dass KMU auch mit vereinfachten Betriebsstrukturen rechtliche Compliance und risikobasierten Datenschutz nachweisen können und zugleich Rechenschaftspflicht sowie klare Datenverantwortung fördern. Regelmäßige Audits, Stichprobenprüfungen und dokumentiertes Ausnahmemanagement stärken die Compliance zusätzlich. Verstöße – etwa das Speichern vertraulicher Daten an ungesicherten Orten oder das Unterlassen einer angemessenen Kennzeichnung von Vermögenswerten – unterliegen Sanktionen von Verwarnungen bis hin zu rechtlichen Schritten. Die jährliche verpflichtende Überprüfung stellt sicher, dass sich die Richtlinie an sich entwickelnde Risiken, regulatorische Anforderungen und organisatorische Änderungen anpasst, wodurch sie zu einem integralen Bestandteil eines belastbaren KMU-Programms für Cybersicherheit und Datenschutz wird.