Politica di conformità legale e normativa

La Politica di conformità legale e normativa (P37) è un componente centrale del framework di governance e gestione del rischio dell’organizzazione. Il suo scopo principale è stabilire un approccio obbligatorio e sistematico per identificare, gestire e soddisfare tutti gli obblighi legali, gli obblighi normativi e i requisiti contrattuali pertinenti alla sicurezza delle informazioni, alla protezione dei dati e alle attività operative. L’intento della politica è prevenire i rischi di non conformità, che possono comportare conseguenze gravi quali sanzioni finanziarie, responsabilità legale, interruzioni organizzative o danno reputazionale. A tal fine, P37 supporta direttamente l’integrazione dei requisiti di conformità nelle strutture di governance, nei programmi di gestione del rischio, nei flussi di lavoro operativi, nei cicli di vita dei progetti e nelle decisioni di progettazione dei sistemi. La politica si applica a livello organizzativo a tutti i dipartimenti, funzioni, unità aziendali e individui che agiscono per conto dell’entità. Ciò include dipendenti (permanenti e temporanei), contraenti, consulenti, stagisti e tutti i fornitori terzi di servizi o partner che trattano dati, sistemi o responsabilità normative. In termini di ambito, disciplina la conformità in più domini: sicurezza delle informazioni (inclusi framework quali ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), protezione dei dati (GDPR e leggi settoriali), regolamentazione di settore (finanza, sanità, automotive), requisiti contrattuali (accordi di riservatezza, accordi sul livello di servizio (SLA)) e requisiti legali quali notifica degli incidenti, cooperazione con le forze dell’ordine o trasferimento transfrontaliero dei dati. Un beneficio chiave della politica è l’assegnazione dettagliata di ruoli e responsabilità, chiaramente elencati per l'Alta Direzione, le funzioni di Conformità e la Funzione legale e compliance, il Responsabile della sicurezza delle informazioni (CISO), l'Audit interno, i Responsabili di dipartimento e tutti i dipendenti o contraenti. Le responsabilità includono il mantenimento di un registro completo degli obblighi di conformità, l’esecuzione di valutazioni di impatto, la fornitura di interpretazioni legali, l’implementazione dei controlli e la partecipazione a riesami e audit periodici di conformità. Ogni obbligo è mappato a requisiti e controlli specifici nel Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI) dell’organizzazione, con prescrizioni per la conservazione delle evidenze, la frequenza dei test e la chiara assegnazione dei proprietari. I requisiti di governance sono robusti: un registro centralizzato della conformità deve essere aggiornato trimestralmente, la conformità deve essere integrata fin dalla progettazione in tutti i cicli di vita di sistemi e politiche, cambiamenti significativi del rischio legale richiedono un flusso di approvazione formale e le valutazioni del rischio che coprono domini legali e normativi devono essere eseguite annualmente. La politica descrive inoltre procedure precise di gestione delle modifiche normative, richiedendo riesami mensili degli sviluppi legali applicabili, comunicazione degli aggiornamenti e tracce di audit dettagliate. I rapporti con terze parti sono gestiti tramite clausole contrattuali obbligatorie e valutazioni di conformità dei fornitori. La formazione sulla conformità è un requisito organizzativo, da tracciare e documentare nel Sistema di gestione dell'apprendimento. Le sezioni su rischio ed eccezioni stabiliscono che tutti i rischi di conformità sono registrati nel Registro dei rischi aziendale e che qualsiasi eccezione alla politica richiede una giustificazione documentata e approvazione di alto livello. In termini di applicazione, la non conformità può comportare misure disciplinari o azioni legali, con protocolli espliciti per la protezione del Sistema di whistleblowing. Il documento è soggetto a riesame annuale, con riesami aggiuntivi attivati da cambiamenti legali o aziendali rilevanti, garantendo che l’organizzazione mantenga un allineamento aggiornato con tutte le leggi, le norme di settore e le aspettative normative pertinenti.