Beleid inzake wettelijke en regelgevende naleving

Het Beleid inzake wettelijke en regelgevende naleving (P37) is een kernonderdeel van het governancemodel en het risicobeheerkader van de organisatie. Het primaire doel is het vaststellen van een verplichte en systematische aanpak voor het identificeren, beheren en naleven van alle wettelijke, regelgevende en contractuele eisen die relevant zijn voor informatiebeveiliging, gegevensprivacy en operationele activiteiten. De intentie van het beleid is het voorkomen van de risico’s van niet-naleving, die kunnen leiden tot ernstige gevolgen zoals financiële sancties, juridische aansprakelijkheid, organisatorische verstoring of reputatieschade. Daartoe ondersteunt P37 direct de integratie van nalevingsmandaten in governancestructuren, risicomanagementprogramma’s, operationele werkstromen, projectlevenscycli en beslissingen over systeemontwerp. Het beleid is organisatiebreed van toepassing op alle afdelingen, functies, bedrijfseenheden en personen die namens de entiteit handelen. Dit omvat werknemers (vast en tijdelijk), contractanten, consultants, stagiairs en alle derdepartijleveranciers of partners die gegevens, systemen of regelgevende verantwoordelijkheden verwerken. Wat betreft de scope regelt het naleving binnen meerdere domeinen: informatiebeveiliging (inclusief raamwerken zoals ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), gegevensprivacy (AVG en sectorspecifieke wetgeving), sectorale regelgeving (financieel, gezondheid, automotive), contractuele eisen (geheimhoudingsovereenkomst, Service Level Agreements (SLA's)) en wettelijke verplichtingen zoals incidentmelding, samenwerking met wetshandhaving of grensoverschrijdende gegevensoverdracht. Een belangrijk voordeel van het beleid is de gedetailleerde toewijzing van rollen en verantwoordelijkheden, die duidelijk zijn opgesomd voor uitvoerend leiderschap, Naleving en Juridische zaken en compliance, Chief Information Security Officer (CISO), interne audit, afdelingshoofden en al het personeel of contractanten. Verantwoordelijkheden omvatten het onderhouden van een uitgebreid register van nalevingsverplichtingen, het uitvoeren van impactbeoordelingen, het geven van juridische interpretaties, het implementeren van beheersmaatregelen en deelname aan periodieke nalevingsbeoordelingen en audits. Elke verplichting wordt gekoppeld aan specifieke beleidseisen en beheersmaatregelen in het Managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS), met mandaten voor bewaring van auditbewijsmateriaal, testfrequentie en duidelijke toewijzing van eigenaren. De governancemandaten zijn robuust: een gecentraliseerd nalevingsregister moet elk kwartaal worden bijgewerkt, naleving moet door ontwerp worden ingebed in alle levenscycli van systemen en beleid, significante wijzigingen in juridische risico’s vereisen formele goedkeuring en risicobeoordelingen die wettelijke en regelgevende domeinen omvatten, moeten jaarlijks worden uitgevoerd. Het beleid beschrijft ook nauwkeurige procedures voor wijzigingsbeheer van regelgeving, met maandelijkse beoordelingen van toepasselijke juridische ontwikkelingen, communicatie van updates en gedetailleerde audittrails. Relaties met derden worden behandeld via verplichte contractclausules en leveranciers-due diligence. Nalevingstraining is een organisatievereiste en moet worden gevolgd en gedocumenteerd in het leermanagementsysteem. De secties over risico- en uitzonderingsbeheer bepalen dat alle nalevingsrisico’s worden vastgelegd in het risicoregister en dat elke uitzondering op het beleid een gedocumenteerde onderbouwing en goedkeuring op hoog niveau vereist. Wat betreft handhaving kan niet-naleving leiden tot disciplinaire maatregelen of juridische stappen, met expliciete protocollen voor het klokkenluidersmechanisme. Het document wordt jaarlijks herzien, met aanvullende herzieningen die worden geactiveerd door belangrijke juridische of zakelijke wijzigingen, zodat de organisatie up-to-date afstemming behoudt met alle relevante wetgeving, sectornormen en regelgevende verwachtingen.