Πολιτική Νομικής και Κανονιστικής Συμμόρφωσης

Η Πολιτική Νομικής και Κανονιστικής Συμμόρφωσης (P37) αποτελεί βασικό στοιχείο του πλαισίου διακυβέρνησης και διαχείρισης κινδύνων του οργανισμού. Κύριος σκοπός της είναι να θεσπίσει μια υποχρεωτική και συστηματική προσέγγιση για την αναγνώριση, διαχείριση και εκπλήρωση όλων των νομικών, ρυθμιστικών και συμβατικών υποχρεώσεων που σχετίζονται με την ασφάλεια πληροφοριών, την ιδιωτικότητα δεδομένων και τις επιχειρησιακές δραστηριότητες. Η πρόθεση της πολιτικής είναι να προλαμβάνει τους κινδύνους μη συμμόρφωσης, οι οποίοι μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρές συνέπειες όπως οικονομικές κυρώσεις, νομική ευθύνη, οργανωτική διαταραχή ή ζημία στη φήμη. Για τον σκοπό αυτό, η P37 υποστηρίζει άμεσα την ενσωμάτωση των εντολών συμμόρφωσης σε δομές διακυβέρνησης, προγράμματα διαχείρισης κινδύνων, επιχειρησιακές ροές εργασίας, κύκλους ζωής έργων και αποφάσεις σχεδιασμού συστημάτων. Η πολιτική εφαρμόζεται σε όλο τον οργανισμό, σε όλα τα τμήματα, λειτουργίες, επιχειρησιακές μονάδες και άτομα που ενεργούν για λογαριασμό της οντότητας. Αυτό περιλαμβάνει εργαζομένους (μόνιμους και προσωρινούς), εργολάβους, συμβούλους, ασκούμενους και όλους τους προμηθευτές τρίτων μερών ή συνεργάτες που χειρίζονται δεδομένα, συστήματα ή ρυθμιστικές αρμοδιότητες. Ως προς το πεδίο εφαρμογής, διέπει τη συμμόρφωση σε πολλαπλούς τομείς: ασφάλεια πληροφοριών (συμπεριλαμβανομένων πλαισίων όπως ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), ιδιωτικότητα δεδομένων (GDPR και κλαδικοί νόμοι), κλαδική ρύθμιση (χρηματοοικονομικά, υγεία, αυτοκινητοβιομηχανία), συμβατικές υποχρεώσεις (Συμφωνία Εμπιστευτικότητας (NDA), Συμφωνίες Επιπέδου Υπηρεσιών (SLA)) και νομικές απαιτήσεις όπως ειδοποίηση περιστατικών, συνεργασία με τις αρχές επιβολής του νόμου ή διασυνοριακή μεταφορά δεδομένων. Βασικό όφελος της πολιτικής είναι η λεπτομερής ανάθεση ρόλων και αρμοδιοτήτων, οι οποίοι απαριθμούνται σαφώς για την Εκτελεστική διοίκηση, τις λειτουργίες συμμόρφωσης και νομικής, τον Επικεφαλής Ασφάλειας Πληροφοριών (CISO), τον Εσωτερικό Έλεγχο, τους Προϊσταμένους τμημάτων και όλους τους εργαζομένους ή εργολάβους. Οι αρμοδιότητες περιλαμβάνουν τη διατήρηση ενός ολοκληρωμένου μητρώου υποχρεώσεων συμμόρφωσης, τη διενέργεια εκτιμήσεων αντικτύπου, την παροχή νομικών ερμηνειών, την υλοποίηση ελέγχων και τη συμμετοχή σε περιοδικές ανασκοπήσεις συμμόρφωσης και ελέγχους. Κάθε υποχρέωση αντιστοιχίζεται σε συγκεκριμένες απαιτήσεις πολιτικής και ελέγχους στο Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών, με εντολές για διατήρηση τεκμηρίων, συχνότητα δοκιμών και σαφή ανάθεση ιδιοκτητών. Οι εντολές διακυβέρνησης είναι ισχυρές: ένα κεντρικό μητρώο συμμόρφωσης πρέπει να ενημερώνεται τριμηνιαία, η συμμόρφωση πρέπει να ενσωματώνεται εκ σχεδιασμού σε όλους τους κύκλους ζωής συστημάτων και πολιτικών, σημαντικές αλλαγές νομικού κινδύνου απαιτούν επίσημη ροή εργασιών έγκρισης και οι αξιολογήσεις κινδύνου που καλύπτουν νομικούς και ρυθμιστικούς τομείς πρέπει να εκτελούνται ετησίως. Η πολιτική περιγράφει επίσης ακριβείς διαδικασίες διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών, απαιτώντας μηνιαίες ανασκοπήσεις των εφαρμοστέων νομικών εξελίξεων, κοινοποίηση ενημερώσεων και λεπτομερές ίχνος ελέγχου. Οι σχέσεις με τρίτους αντιμετωπίζονται μέσω υποχρεωτικών ρητρών συμβάσεων και εκτιμήσεων συμμόρφωσης προμηθευτών. Η εκπαίδευση συμμόρφωσης αποτελεί οργανωτική απαίτηση, η οποία πρέπει να παρακολουθείται και να τεκμηριώνεται στο Σύστημα Διαχείρισης Μάθησης. Οι ενότητες διαχείρισης κινδύνων και εξαιρέσεων ορίζουν ότι όλοι οι κίνδυνοι συμμόρφωσης καταγράφονται στο εταιρικό Μητρώο Κινδύνων και ότι οποιεσδήποτε εξαιρέσεις από την πολιτική απαιτούν τεκμηριωμένη αιτιολόγηση και έγκριση υψηλού επιπέδου. Ως προς την επιβολή, η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά ή νομικά μέτρα, με ρητά πρωτόκολλα για προστασία μέσω μηχανισμού καταγγελιών. Το έγγραφο υπόκειται σε ετήσια ανασκόπηση, με πρόσθετες ανασκοπήσεις που ενεργοποιούνται από βασικές νομικές ή επιχειρησιακές αλλαγές, διασφαλίζοντας ότι ο οργανισμός διατηρεί επικαιροποιημένη ευθυγράμμιση με όλους τους σχετικούς νόμους, πρότυπα του κλάδου και ρυθμιστικές προσδοκίες.