Laki- ja sääntelyvaatimusten noudattamisen politiikka

Laki- ja sääntelyvaatimusten noudattamisen politiikka (P37) on organisaation hallintotavan ja riskienhallintakehyksen keskeinen osa. Sen ensisijainen tarkoitus on luoda pakollinen ja systemaattinen lähestymistapa kaikkien tietoturvaan, tietosuojaan ja operatiivisiin toimintoihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden, sääntelyvelvoitteiden ja sopimusvaatimusten tunnistamiseen, hallintaan ja täyttämiseen. Politiikan tavoitteena on ehkäistä vaatimustenvastaisuuden riskejä, joista voi seurata vakavia vaikutuksia, kuten taloudellisia seuraamuksia, oikeudellista vastuuta, organisaation häiriöitä tai mainevahinkoa. Tämän vuoksi P37 tukee suoraan vaatimustenmukaisuusvaatimusten integrointia hallintorakenteisiin, riskienhallintaohjelmiin, operatiivisiin työnkulkuihin, projektien elinkaariin ja järjestelmien suunnittelupäätöksiin. Politiikka koskee koko organisaatiota: kaikkia osastoja, toimintoja, liiketoimintayksiköitä ja henkilöitä, jotka toimivat organisaation puolesta. Tämä sisältää työntekijät (vakinaiset ja määräaikaiset), urakoitsijat, konsultit, harjoittelijat sekä kaikki kolmannen osapuolen toimittajat tai kumppanit, jotka käsittelevät dataa, järjestelmiä tai sääntelyvastuita. Soveltamisalan osalta se ohjaa vaatimustenmukaisuutta useilla osa-alueilla: tietoturva (mukaan lukien viitekehykset kuten ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), tietosuoja (GDPR ja toimialakohtaiset lait), toimialasääntely (rahoitus, terveys, autoteollisuus), sopimusvaatimukset (salassapitosopimus (NDA), palvelutasosopimukset) sekä lakisääteiset vaatimukset kuten poikkeamailmoitukset, viranomaisyhteistyö tai rajat ylittävät tiedonsiirrot. Politiikan keskeinen hyöty on roolien ja vastuiden yksityiskohtainen osoittaminen, jotka on selkeästi lueteltu ylimmälle johdolle, vaatimustenmukaisuustoiminnolle ja laki- ja vaatimustenmukaisuustoiminnoille, tietoturvajohtajalle (CISO), sisäiselle tarkastustoiminnolle, osastopäälliköille sekä kaikille työntekijöille ja urakoitsijoille. Vastuut sisältävät kattavan vaatimustenmukaisuusvelvoitteiden rekisterin ylläpidon, vaikutusarviointien tekemisen, oikeudellisten tulkintojen tuottamisen, hallintakeinojen toteuttamisen sekä osallistumisen säännöllisiin vaatimustenmukaisuuskatselmointeihin ja auditointeihin. Kukin velvoite kohdistetaan organisaation tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän vaatimuksiin ja hallintakeinoihin, ja politiikka edellyttää näytön säilytystä, testausfrekvenssiä sekä omistajien selkeää nimeämistä. Hallintotapavaatimukset ovat vahvat: keskitetty vaatimustenmukaisuusrekisteri on päivitettävä neljännesvuosittain, vaatimustenmukaisuus on sisällytettävä suunnittelun kautta kaikkiin järjestelmä- ja politiikkaelinkaariin, merkittävät oikeudellisten riskien muutokset edellyttävät muodollista hyväksyntää, ja lakisääteiset velvoitteet sekä sääntelyvelvoitteet kattavat riskienarviointitoiminnot on tehtävä vuosittain. Politiikka kuvaa myös täsmälliset sääntelymuutosten hallintamenettelyt, jotka edellyttävät soveltuvien oikeudellisten kehitysten kuukausittaista katselmointia, päivitysten viestintää sekä yksityiskohtaista tarkastusjälkeä. Kolmansien osapuolten suhteita käsitellään pakollisilla sopimuslausekkeilla ja toimittajien vaatimustenmukaisuusarvioinneilla. Vaatimustenmukaisuuskoulutus on organisaatiovaatimus, ja sen seuranta ja dokumentointi tehdään oppimisen hallintajärjestelmässä. Riski- ja poikkeustenhallintaosioissa edellytetään, että kaikki vaatimustenmukaisuusriskejä koskevat kirjaukset tehdään riskirekisteriin ja että kaikki politiikkapoikkeukset edellyttävät dokumentoitua perustelua ja korkean tason hyväksyntää. Täytäntöönpanon osalta vaatimustenvastaisuus voi johtaa kurinpitotoimenpiteisiin tai oikeudellisiin toimiin, ja politiikassa kuvataan erikseen väärinkäytösten ilmoitusmekanismin suojausprotokollat. Asiakirja katselmoidaan vuosittain, ja lisäksi katselmointeja käynnistetään keskeisten oikeudellisten tai liiketoimintamuutosten yhteydessä, jotta organisaatio säilyttää ajantasaisen yhdenmukaisuuden kaikkien soveltuvien lakien, alan standardien ja sääntelyodotusten kanssa.