Politique de conformité juridique et réglementaire

La Politique de conformité juridique et réglementaire (P37) est un composant central du modèle de gouvernance et du cadre de gestion des risques de l’organisation. Son objectif principal est d’établir une approche obligatoire et systématique pour identifier, gérer et respecter l’ensemble des obligations légales, des obligations réglementaires et des exigences contractuelles pertinentes pour la sécurité de l'information, la protection des données et les activités opérationnelles. L’intention de la politique est de prévenir les risques de non-conformité, susceptibles d’entraîner des conséquences graves telles que des sanctions financières, une responsabilité juridique, une perturbation organisationnelle ou un préjudice réputationnel. À cette fin, P37 soutient directement l’intégration des exigences de conformité dans les structures de gouvernance, les programmes de gestion des risques, les flux de travail opérationnels, les cycles de vie des projets et les décisions de conception des systèmes. La politique s’applique à l’échelle de l’organisation à tous les services, fonctions, unités opérationnelles et personnes agissant pour le compte de l’entité. Cela inclut les employés (permanents et temporaires), les contractants, les consultants, les stagiaires, ainsi que tous les fournisseurs tiers ou partenaires qui traitent des données, des systèmes ou des responsabilités réglementaires. En termes de périmètre, elle encadre la conformité sur plusieurs domaines : sécurité de l'information (y compris des cadres tels que ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), protection des données (RGPD et lois sectorielles), réglementation sectorielle (finance, santé, automobile), exigences contractuelles (accord de non-divulgation, accord de niveau de service) et exigences légales telles que la notification des incidents, la coopération avec les forces de l’ordre ou le transfert transfrontalier de données. Un avantage clé de la politique est l’attribution détaillée des rôles et responsabilités, clairement énumérés pour la Direction, les fonctions de Fonction de conformité et Juridique et conformité, le Responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI), l’Audit interne, les responsables de département et l'ensemble du personnel ou les contractants. Les responsabilités incluent la tenue d’un registre complet des obligations de conformité, la réalisation d’évaluations d’impact, la fourniture d’interprétations juridiques, la mise en œuvre de contrôles et la participation à des revues de conformité et à des audits périodiques. Chaque obligation est cartographiée sur des exigences de politique et des contrôles spécifiques dans le Système de management de la sécurité de l'information (SMSI), avec des exigences de conservation des éléments probants d’audit, de fréquence de test et une attribution claire des propriétaires. Les exigences de gouvernance sont robustes : un registre centralisé de conformité doit être mis à jour trimestriellement, la conformité doit être intégrée dès la conception dans tous les cycles de vie des systèmes et des politiques, les changements significatifs de risque juridique nécessitent un processus d'approbation formel, et des appréciations des risques couvrant les domaines juridiques et réglementaires doivent être réalisées annuellement. La politique décrit également des procédures précises de gestion des changements réglementaires, exigeant des revues mensuelles des évolutions juridiques applicables, la communication des mises à jour et une documentation et piste d'audit détaillée. Les relations avec des tiers sont traitées via des clauses contractuelles obligatoires et des évaluations de conformité des fournisseurs. La formation obligatoire à la conformité est une exigence organisationnelle, à suivre et documenter dans le système de gestion de l'apprentissage. Les sections relatives à la gestion des risques et des exceptions stipulent que tous les risques de conformité sont consignés dans le registre des risques de l’entreprise, et que toute exception à la politique requiert une justification documentée et une approbation de haut niveau. En matière de mise en application et de conformité, la non-conformité peut entraîner des sanctions disciplinaires ou une action juridique, avec des protocoles explicites de protection du dispositif d'alerte. Le document fait l’objet d’une revue annuelle, avec des revues supplémentaires déclenchées par des changements juridiques ou opérationnels clés, afin de garantir que l’organisation maintient un alignement à jour avec l’ensemble des lois, normes du secteur et attentes réglementaires pertinentes.