Polityka zgodności prawnej i regulacyjnej

Polityka zgodności prawnej i regulacyjnej (P37) jest kluczowym elementem ram zarządzania i zarządzania ryzykiem organizacji. Jej podstawowym celem jest ustanowienie obowiązkowego i systematycznego podejścia do identyfikowania, zarządzania oraz spełniania wszystkich obowiązków prawnych, regulacyjnych i wymogów umownych istotnych dla bezpieczeństwa informacji, prywatności danych oraz działań operacyjnych. Intencją polityki jest wyeliminowanie ryzyk niezgodności, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, takimi jak kary finansowe, odpowiedzialność prawna, zakłócenia organizacyjne lub szkoda reputacyjna. W tym celu P37 bezpośrednio wspiera integrację wymogów zgodności w strukturach zarządzania, programach zarządzania ryzykiem, przepływach pracy operacyjnej, cyklach życia projektów oraz decyzjach dotyczących projektowania systemów. Polityka ma zastosowanie w całej organizacji do wszystkich departamentów, funkcji, jednostek biznesowych oraz osób działających w imieniu podmiotu. Obejmuje to pracowników (stałych i tymczasowych), wykonawców, konsultantów, stażystów oraz wszystkich zewnętrznych dostawców lub partnerów przetwarzających dane, systemy lub realizujących obowiązki regulacyjne. W zakresie obejmuje zgodność w wielu obszarach: bezpieczeństwo informacji (w tym ramy takie jak ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), prywatność danych (RODO i przepisy sektorowe), regulacje sektorowe (finanse, zdrowie, motoryzacja), wymogi umowne (umowa o zachowaniu poufności, umowy o poziomie usług (SLA)) oraz wymogi prawne, takie jak powiadamianie o incydentach, współpraca z organami ścigania lub transgraniczny transfer danych. Kluczową korzyścią polityki jest szczegółowe przypisanie ról i odpowiedzialności, które są jasno wyszczególnione dla Kierownictwa wykonawczego, funkcji Zgodności oraz Prawa i zgodności, Dyrektora ds. bezpieczeństwa informacji (CISO), Audytu wewnętrznego, Kierowników działów oraz wszystkich pracowników lub wykonawców. Odpowiedzialności obejmują utrzymanie kompleksowego Rejestru zobowiązań dotyczących zgodności, przeprowadzanie ocen skutków, zapewnianie interpretacji prawnych, wdrażanie środków kontroli oraz udział w okresowych przeglądach zgodności i audytach. Każdy obowiązek jest mapowany na konkretne wymagania polityki i środki kontroli w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI), wraz z wymogami dotyczącymi retencji dowodów, częstotliwości testowania oraz jednoznacznym przypisaniem właścicieli. Wymogi zarządcze są rozbudowane: scentralizowany rejestr zgodności musi być aktualizowany kwartalnie, zgodność musi być wbudowana na etapie projektowania we wszystkie cykle życia systemów i polityk, istotne zmiany ryzyka prawnego wymagają formalnego zatwierdzenia, a ocena ryzyka obejmująca obszary prawne i regulacyjne musi być wykonywana corocznie. Polityka opisuje również precyzyjne procedury zarządzania zmianami regulacyjnymi, wymagające comiesięcznych przeglądów mających zastosowanie zmian prawnych, komunikowania aktualizacji oraz szczegółowych ścieżek audytu. Relacje ze stronami trzecimi są ujęte poprzez obowiązkowe klauzule umowne oraz oceny zgodności dostawców. Szkolenia z zakresu zgodności są wymogiem organizacyjnym, który ma być śledzony i dokumentowany w systemie zarządzania nauczaniem. Sekcje dotyczące zarządzania ryzykiem i wyjątkami stanowią, że wszystkie ryzyka zgodności są rejestrowane w rejestrze ryzyk, a wszelkie odstępstwa od polityki wymagają udokumentowanego uzasadnienia oraz zatwierdzenia na wysokim szczeblu. W zakresie egzekwowania, niezgodność może skutkować środkami dyscyplinarnymi lub działaniami prawnymi, z wyraźnymi protokołami ochrony Mechanizmu zgłaszania naruszeń. Dokument podlega corocznemu przeglądowi, z dodatkowymi przeglądami uruchamianymi przez kluczowe zmiany prawne lub biznesowe, zapewniając, że organizacja utrzymuje aktualne dostosowanie do wszystkich właściwych przepisów, norm branżowych i oczekiwań regulacyjnych.