Politica de conformitate juridică și de reglementare

Politica de conformitate juridică și de reglementare (P37) este o componentă de bază a cadrului de guvernanță și a procesului de management al riscurilor al organizației. Scopul său principal este de a stabili o abordare obligatorie și sistematică pentru identificarea, gestionarea și îndeplinirea tuturor obligațiilor legale, de reglementare și contractuale relevante pentru securitatea informației, confidențialitatea datelor și activitățile operaționale. Intenția politicii este de a preveni riscurile de neconformitate, care pot avea consecințe severe, precum penalități financiare, răspundere juridică, perturbarea organizației sau prejudiciu reputațional. În acest scop, P37 sprijină direct integrarea cerințelor de conformitate în structurile de guvernanță, programele de management al riscurilor, fluxurile de lucru operaționale, ciclurile de viață ale proiectelor și deciziile de proiectare a sistemelor. Politica se aplică la nivelul întregii organizații, tuturor departamentelor, funcțiilor, unităților de afaceri și persoanelor care acționează în numele entității. Aceasta include angajați (permanenți și temporari), contractanți, consultanți, stagiari și toți furnizorii terți sau partenerii care gestionează date, sisteme sau responsabilități de reglementare. Din perspectiva domeniului de aplicare, aceasta guvernează conformitatea în mai multe domenii: securitatea informației (inclusiv cadre precum ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), confidențialitatea datelor (GDPR și legi specifice sectorului), reglementare sectorială (financiar, sănătate, auto), obligații contractuale (acorduri de confidențialitate (NDA), acorduri privind nivelul de serviciu (SLA)) și cerințe legale precum notificarea incidentelor, cooperarea cu autoritățile de aplicare a legii sau transferul transfrontalier de date. Un beneficiu cheie al politicii este atribuirea detaliată a rolurilor și responsabilităților, enumerate clar pentru conducerea executivă, funcțiile de Conformitate și Juridic și Conformitate, ofițerul-șef pentru securitatea informațiilor (CISO), audit intern, liderii de departament și toți angajații sau contractanții. Responsabilitățile includ menținerea unui registru cuprinzător al obligațiilor de conformitate, realizarea evaluărilor de impact, furnizarea interpretărilor juridice, implementarea controalelor și participarea la revizuiri periodice de conformitate și audituri. Fiecare obligație este mapată la cerințe specifice ale politicii și controale în Sistemul de management al securității informației (SMSI), cu cerințe privind păstrarea dovezilor, frecvența testării și atribuirea clară a proprietarilor. Cerințele de guvernanță sunt robuste: un registru centralizat de conformitate trebuie actualizat trimestrial, conformitatea trebuie integrată prin proiectare în toate ciclurile de viață ale sistemelor și politicilor, schimbările semnificative ale riscurilor juridice necesită un flux formal de aprobare, iar evaluarea riscurilor care acoperă domeniile juridice și de reglementare trebuie efectuată anual. Politica descrie, de asemenea, proceduri precise de management al schimbărilor de reglementare, solicitând revizuiri lunare ale evoluțiilor legale aplicabile, comunicarea actualizărilor și piste de audit detaliate. Relațiile cu terții sunt abordate prin clauze contractuale obligatorii și evaluări de conformitate ale furnizorilor. Instruirea privind conformitatea este o cerință organizațională, care trebuie urmărită și documentată în Sistemul de management al învățării. Secțiunile privind managementul riscurilor și al excepțiilor stipulează că toate riscurile de conformitate sunt înregistrate în Registrul riscurilor, iar orice excepții de la politică necesită justificare documentată și aprobare la nivel înalt. În ceea ce privește aplicarea, neconformitatea poate duce la măsuri disciplinare sau acțiuni juridice, cu protocoale explicite pentru mecanismul de avertizare a neregulilor. Documentul este supus unei revizuiri anuale, cu revizuiri suplimentare declanșate de schimbări juridice sau de afaceri cheie, asigurând că organizația menține o aliniere actualizată cu toate legile relevante, standardele din industrie și așteptările de reglementare.