Politik for juridisk og regulatorisk overholdelse

Politik for juridisk og regulatorisk overholdelse (P37) er en kernekomponent i organisationens styring og ramme for risikostyring. Dens primære formål er at etablere en obligatorisk og systematisk tilgang til at identificere, styre og opfylde alle retlige, reguleringsmæssige og kontraktlige forpligtelser, der er relevante for informationssikkerhed, databeskyttelse og driftsaktiviteter. Politikkens hensigt er at forebygge risici ved manglende overholdelse, som kan medføre alvorlige konsekvenser såsom økonomiske sanktioner, retligt ansvar, organisatorisk forstyrrelse eller omdømmeskade. Med dette for øje understøtter P37 direkte integreringen af compliance-mandater i styringsstrukturer, risikostyringsprogrammer, driftsarbejdsgange, projektlivscyklusser og beslutninger om systemdesign. Politikken gælder i hele organisationen for alle afdelinger, funktioner, forretningsenheder og personer, der handler på vegne af enheden. Dette omfatter medarbejdere (fastansatte og midlertidige), kontrahenter, konsulenter, praktikanter og alle tredjepartsleverandører eller partnere, der håndterer data, systemer eller regulatoriske ansvarsområder. Med hensyn til omfang styrer den overholdelse på tværs af flere domæner: informationssikkerhed (herunder rammeværk som ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), databeskyttelse (GDPR og sektorspecifik lovgivning), sektorregulering (finans, sundhed, automotive), kontraktlige forpligtelser (fortrolighedsaftale, SLA'er) og retlige krav såsom hændelsesunderretning, samarbejde med retshåndhævende myndigheder eller grænseoverskridende dataoverførsel. En central fordel ved politikken er dens detaljerede tildeling af roller og ansvar, som er klart opregnet for direktion, overholdelse og Juridisk og compliance-funktioner, informationssikkerhedschef (CISO), intern revision, afdelingsledere samt alle medarbejdere eller kontrahenter. Ansvarsområder omfatter vedligeholdelse af et omfattende register over compliance-forpligtelser, gennemførelse af konsekvensvurderinger, levering af juridiske fortolkninger, implementering af kontroller og deltagelse i periodiske compliance-gennemgange og audits. Hver forpligtelse kortlægges til specifikke politikkrav og kontroller i organisationens ledelsessystem for informationssikkerhed, med krav om opbevaring af revisionsbevis, testfrekvens og tydelig tildeling af ejere. Styringskravene er robuste: et centraliseret complianceregister skal opdateres kvartalsvist, overholdelse skal indbygges ved design i alle system- og politiklivscyklusser, væsentlige ændringer i retlige risici kræver formelt godkendelsesworkflow, og risikovurdering, der dækker retlige og reguleringsmæssige domæner, skal udføres årligt. Politikken beskriver også præcise procedurer for styring af regulatoriske ændringer, der kræver månedlige gennemgange af relevante retlige udviklinger, kommunikation af opdateringer og detaljerede revisionsspor. Tredjepartsrelationer adresseres gennem obligatoriske kontraktklausuler og leverandør-compliancevurderinger. Compliance-træning er et organisatorisk krav, der skal spores og dokumenteres i læringsstyringssystemet. Afsnittene om risiko- og undtagelsesstyring fastslår, at alle compliance-risici logges i virksomhedens risikoregister, og at enhver undtagelse fra politikken kræver dokumenteret begrundelse og godkendelse på højt niveau. Med hensyn til håndhævelse kan manglende overholdelse medføre disciplinære foranstaltninger eller retlige skridt, med eksplicitte protokoller for whistleblowerordning. Dokumentet er underlagt årlig gennemgang, med yderligere gennemgange udløst af væsentlige retlige eller forretningsmæssige ændringer, hvilket sikrer, at organisationen opretholder opdateret tilpasning til alle relevante love, industriens bedste praksis og regulatoriske forventninger.