Policy för rättslig och regulatorisk regelefterlevnad

Policy för rättslig och regulatorisk regelefterlevnad (P37) är en kärnkomponent i organisationens styrnings- och riskhanteringsramverk. Dess primära syfte är att fastställa ett obligatoriskt och systematiskt angreppssätt för att identifiera, hantera och uppfylla alla rättsliga, regulatoriska och avtalskrav som är relevanta för informationssäkerhet, dataskydd och operativa aktiviteter. Policyns avsikt är att förebygga riskerna med bristande efterlevnad, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser såsom ekonomiska sanktioner, rättsligt ansvar, verksamhetsstörningar eller anseendeskada. För detta ändamål stödjer P37 direkt integreringen av regelefterlevnadskrav i styrningsstrukturer, riskhanteringsprogram, operativa arbetsflöden, projektlivscykler och beslut om systemdesign. Policyn gäller i hela organisationen för alla avdelningar, funktioner, affärsenheter och individer som agerar på enhetens vägnar. Detta inkluderar anställda (tillsvidare och tillfälliga), uppdragstagare, konsulter, praktikanter och alla tredjepartsleverantörer eller partners som hanterar data, system eller regulatoriska ansvar. Avseende omfattning styr den regelefterlevnad inom flera domäner: informationssäkerhet (inklusive ramverk såsom ISO/IEC 27001, NIS2, DORA), dataskydd (GDPR och sektorsspecifika lagar), sektorsreglering (finans, hälsa, fordonsindustri), avtalskrav (sekretessavtal (NDA), servicenivåavtal (SLA)) samt rättsliga krav såsom incidentavisering, samarbete med brottsbekämpande myndigheter eller gränsöverskridande dataöverföring. En central fördel med policyn är dess detaljerade tilldelning av roller och ansvar, som tydligt anges för verkställande ledning, juridik och regelefterlevnad, informationssäkerhetschef (CISO), internrevision, avdelningsledare samt alla anställda eller uppdragstagare. Ansvar omfattar upprätthållande av ett heltäckande register över regelefterlevnadsskyldigheter, genomförande av konsekvensbedömningar, tillhandahållande av juridiska tolkningar, implementering av kontroller samt deltagande i periodiska regelefterlevnadsgranskningar och revisioner. Varje skyldighet mappas till specifika policykrav och kontroller i organisationens ledningssystem för informationssäkerhet, med krav på bevarande av bevisning, testfrekvens och tydlig tilldelning av ägare. Styrningskraven är robusta: ett centraliserat regelefterlevnadsregister ska uppdateras kvartalsvis, regelefterlevnad ska vara inbyggd genom design i alla system- och policylivscykler, betydande förändringar i rättslig risk kräver formellt godkännande och riskbedömning som omfattar rättsliga och regulatoriska domäner ska genomföras årligen. Policyn beskriver även precisa procedurer för hantering av regulatoriska förändringar, med krav på månadsvisa granskningar av tillämpliga rättsliga utvecklingar, kommunikation av uppdateringar och detaljerade revisionsspår. Tredjepartsrelationer hanteras genom obligatoriska avtalsklausuler och leverantörsbedömningar av regelefterlevnad. Regelefterlevnadsutbildning är ett organisatoriskt krav och ska spåras och dokumenteras i lärplattform. Avsnitten om risk- och undantagshantering anger att alla regelefterlevnadsrisker loggas i riskregister och att alla undantag från policy kräver dokumenterad motivering och godkännande på hög nivå. Avseende tillsyn kan bristande efterlevnad leda till disciplinära åtgärder eller rättsliga åtgärder, med uttryckliga protokoll för skydd av visselblåsare. Dokumentet ska granskas årligen, med ytterligare granskningar som utlöses av viktiga rättsliga eller verksamhetsmässiga förändringar, vilket säkerställer att organisationen upprätthåller aktuell anpassning till alla relevanta lagar, branschstandarder och regulatoriska förväntningar.