Política de Retenção, Apagamento e Eliminação de Dados Pessoais

A Política de Retenção, Apagamento e Eliminação de Dados Pessoais estabelece os requisitos da organização para definir, rever, executar e evidenciar a retenção, o apagamento, a anonimização, a desidentificação, a devolução, a transferência e a eliminação de dados pessoais. A sua finalidade central é assegurar que os dados pessoais sejam retidos apenas para finalidades e períodos aprovados, apagados ou eliminados de outra forma quando deixem de ser necessários, e suportados por evidência preparada para auditoria. A política aplica-se a contextos de responsável pelo tratamento, responsável conjunto pelo tratamento, subcontratante e subcontratante subsequente, refletindo que as obrigações de retenção e destino final podem resultar de finalidades do tratamento aprovadas, registos de fundamento de licitude, instruções do responsável pelo tratamento, requisitos contratuais, resultados de apagamento solicitados pelos titulares dos dados, saída do serviço, eliminação de suportes de armazenamento e constatações de monitorização do PIMS. A política tem foco operacional e exige que a governação da retenção seja incorporada nos registos canónicos de evidência do PIMS, em vez de ser mantida num registo de apagamento separado. As atividades de tratamento do responsável pelo tratamento devem ter uma regra de retenção documentada atribuída no REG02 antes do início do tratamento. As responsabilidades do responsável conjunto pelo tratamento são registadas no REG02 e no REG08, enquanto as instruções de retenção, devolução, transferência e apagamento aplicáveis ao subcontratante e ao subcontratante subsequente são mantidas no REG08. As regras de retenção aprovadas devem incluir o período de retenção, o desencadeador inicial, o proprietário, a justificação, o destino final e a próxima data de revisão. A política também exige aconselhamento do Encarregado da Proteção de Dados ou do Assessor de Privacidade antes da aprovação de regras de retenção que envolvam conflito jurídico, tratamento de alto risco, dados pessoais de categorias especiais ou retenção para além da finalidade original do tratamento. Os requisitos de execução abrangem todo o ciclo de vida dos dados pessoais. O Proprietário do sistema / Proprietário da aplicação deve executar ou agendar o apagamento, a devolução, a transferência, a anonimização, a desidentificação ou a eliminação aprovados dentro da janela de apagamento registada para a regra de retenção aplicável. A política distingue sistemas em produção, arquivos, cópias de segurança, réplicas, logs, áreas de staging e ficheiros temporários, exigindo que estes repositórios sejam identificados no REG02 antes da entrada em produção e durante a revisão anual da retenção. Também exige que as janelas de retenção de cópias de segurança e o tratamento do apagamento no restauro sejam documentados, e que ações de apagamento ou restrição expiradas sejam reaplicadas aos dados de cópia de segurança restaurados antes de o ambiente restaurado ser libertado para utilização pelo negócio. Os ficheiros temporários e as cópias de staging que contenham dados pessoais devem ser apagados ou eliminados dentro do período documentado no REG02 após o termo da tarefa de tratamento relacionada. A política também aborda a eliminação segura, a anonimização, a desidentificação, o controlo de exceções e a monitorização. As classes de métodos de eliminação para suportes de armazenamento que contenham ou possam conter dados pessoais devem ser aprovadas pelo Líder de Segurança da Informação no REG12 antes da reutilização, libertação, destruição ou eliminação externa. A anonimização ou a desidentificação podem ser utilizadas como medida de redução do risco de retenção ou como resultado de destino final, mas devem ser documentadas no REG02 e aprovadas pelo Líder de Privacidade / Gestor do PIMS antes de dados pessoais identificáveis serem retidos para além da sua finalidade ou período de retenção. As exceções às regras de retenção aprovadas devem ser submetidas e aprovadas no REG12 antes de se tornarem ativas, com revisão mensal até ao encerramento. Métricas como metadados de retenção completos, revisões em atraso, ações do ciclo de vida em atraso e evidência do destino final em atraso são medidas em intervalos definidos, enquanto não conformidades, constatações de auditoria e ações corretivas são ligadas ao REG12 para apoiar a melhoria contínua.