Politica di conservazione, cancellazione e smaltimento dei dati personali

La Politica di conservazione, cancellazione e smaltimento dei dati personali stabilisce i requisiti dell’organizzazione per definire, riesaminare, eseguire e documentare con evidenze la conservazione, la cancellazione, l’anonimizzazione, la de-identificazione, la restituzione, il trasferimento e lo smaltimento dei dati personali. La sua finalità principale è assicurare che i dati personali siano conservati solo per finalità e periodi approvati, cancellati o altrimenti smaltiti quando non sono più necessari, e supportati da evidenze pronte per audit. La politica si applica nei contesti di titolare del trattamento, contitolare del trattamento, responsabile del trattamento e sub-responsabile, considerando che gli obblighi di conservazione e destinazione finale possono derivare da finalità del trattamento approvate, registrazioni della base giuridica, istruzioni del titolare del trattamento, requisiti contrattuali, esiti delle cancellazioni richieste dagli interessati, uscita dal servizio, smaltimento dei supporti di archiviazione e risultanze del monitoraggio del PIMS. La politica ha un’impostazione operativa e richiede che la governance della conservazione sia integrata nelle registrazioni di evidenza canoniche del PIMS, anziché mantenuta in un registro separato delle cancellazioni. Le attività di trattamento del titolare del trattamento devono avere una regola di conservazione documentata assegnata in REG02 prima dell’avvio del trattamento. Le responsabilità del contitolare del trattamento sono registrate in REG02 e REG08, mentre le istruzioni di conservazione, restituzione, trasferimento e cancellazione per responsabili del trattamento e sub-responsabili sono mantenute in REG08. Le regole di conservazione approvate devono includere il periodo di conservazione, il trigger di avvio, il proprietario, la giustificazione, la destinazione finale e la data del prossimo riesame. La politica richiede inoltre il parere del Responsabile della protezione dei dati o del consulente privacy prima dell’approvazione di regole di conservazione che riguardano conflitti legali, trattamenti ad alto rischio, categorie particolari di dati personali o conservazione oltre la finalità originaria del trattamento. I requisiti di esecuzione coprono l’intero ciclo di vita dei dati personali. Il proprietario del sistema / proprietario dell’applicazione deve eseguire o pianificare la cancellazione, restituzione, trasferimento, anonimizzazione, de-identificazione o smaltimento approvati entro la finestra di cancellazione registrata per la regola di conservazione applicabile. La politica distingue sistemi in esercizio, archivi, copie di backup, repliche, log, aree di staging e file temporanei, richiedendo che tali archivi siano identificati in REG02 prima della messa in esercizio in produzione e durante il riesame annuale della conservazione. Richiede inoltre la documentazione delle finestre di conservazione dei backup e della gestione della cancellazione in caso di ripristino, nonché la riapplicazione delle azioni di cancellazione o restrizione scadute ai dati di backup ripristinati prima che l’ambiente ripristinato sia rilasciato per l’uso aziendale. I file temporanei e le copie di staging contenenti dati personali devono essere cancellati o smaltiti entro il periodo REG02 documentato dopo la conclusione dell’attività di trattamento correlata. La politica disciplina inoltre lo smaltimento sicuro, l’anonimizzazione, la de-identificazione, il controllo delle eccezioni e il monitoraggio. Le classi di metodo di smaltimento per supporti di archiviazione che contengono o possono contenere dati personali devono essere approvate dal Responsabile della sicurezza delle informazioni in REG12 prima del riutilizzo, rilascio, distruzione o smaltimento esterno. L’anonimizzazione o la de-identificazione possono essere usate come misura di riduzione del rischio di conservazione o come esito di destinazione finale, ma devono essere documentate in REG02 e approvate dal Responsabile privacy / Responsabile del PIMS prima che i dati personali identificabili siano conservati oltre la relativa finalità o il periodo di conservazione. Le eccezioni alle regole di conservazione approvate devono essere presentate e approvate in REG12 prima di diventare attive, con riesame mensile fino alla chiusura. Metriche quali completezza dei metadati di conservazione, riesami scaduti, azioni del ciclo di vita scadute ed evidenze della destinazione finale scadute sono misurate a intervalli definiti, mentre le non conformità, le risultanze dell’audit e le azioni correttive sono collegate a REG12 a supporto del miglioramento continuo.