Politika dwar iż-Żamma, it-Tħassir u r-Rimi tal-PII

Il-Politika dwar iż-Żamma, it-Tħassir u r-Rimi tal-PII tistabbilixxi r-rekwiżiti tal-organizzazzjoni għad-definizzjoni, ir-rieżami, l-eżekuzzjoni u l-evidenza taż-żamma, it-tħassir, l-anonimizzazzjoni, id-de-identifikazzjoni, ir-ritorn, it-trasferiment u r-rimi tal-PII. L-għan ċentrali tagħha huwa li tiżgura li l-PII tinżamm biss għal għanijiet u perjodi approvati, titħassar jew inkella tintrema meta ma tibqax meħtieġa, u tkun sostnuta b’evidenza lesta għall-awditjar. Il-politika tapplika f’kuntesti ta’ kontrollur, kontrollur konġunt, proċessur u subproċessur, u tirrifletti li obbligi ta’ żamma u dispożizzjoni finali jistgħu jirriżultaw minn għanijiet tal-ipproċessar approvati, reġistri tal-bażi legali, istruzzjonijiet tal-kontrollur, rekwiżiti kuntrattwali, riżultati ta’ tħassir tal-prinċipal tal-PII, ħruġ mis-servizz, rimi ta’ mezzi ta’ ħżin u sejbiet tal-monitoraġġ tal-PIMS. Il-politika hija ffukata fuq l-operat u teħtieġ li l-governanza taż-żamma tiġi integrata f’reġistri kanoniċi tal-evidenza tal-PIMS minflok tinżamm f’reġistru separat tat-tħassir. L-attivitajiet ta’ pproċessar tal-kontrollur għandu jkollhom regola taż-żamma dokumentata assenjata f’REG02 qabel ma jibda l-ipproċessar. Ir-responsabbiltajiet ta’ kontrollur konġunt jiġu rreġistrati f’REG02 u REG08, filwaqt li l-istruzzjonijiet dwar iż-żamma, ir-ritorn, it-trasferiment u t-tħassir tal-proċessuri u s-subproċessuri jinżammu f’REG08. Ir-regoli taż-żamma approvati għandhom jinkludu l-perjodu ta’ żamma, l-iskattatur tal-bidu, is-sid, il-ġustifikazzjoni, id-dispożizzjoni finali u d-data tar-rieżami li jmiss. Il-politika teħtieġ ukoll parir mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jew mill-Konsulent tal-Privatezza qabel l-approvazzjoni ta’ regoli taż-żamma li jinvolvu kunflitt legali, ipproċessar b’riskju għoli, PII ta’ kategorija speċjali jew żamma lil hinn mill-għan oriġinali tal-ipproċessar. Ir-rekwiżiti ta’ eżekuzzjoni jkopru ċ-ċiklu tal-ħajja sħiħ tal-PII. Is-Sid tas-sistema / sid tal-applikazzjoni għandu jeżegwixxi jew jiskeda t-tħassir, ir-ritorn, it-trasferiment, l-anonimizzazzjoni, id-de-identifikazzjoni jew ir-rimi approvat fi ħdan it-tieqa tat-tħassir irreġistrata għar-regola taż-żamma applikabbli. Il-politika tiddistingwi bejn sistemi live, arkivji, kopji ta’ backup, repliki, logs, żoni ta’ staging u fajls temporanji, u teħtieġ li dawn il-ħażniet jiġu identifikati f’REG02 qabel id-dħul fl-ambjent ta’ produzzjoni u matul ir-rieżami annwali taż-żamma. Teħtieġ ukoll li t-twieqi taż-żamma tal-backup u l-immaniġġjar tat-tħassir marbut mar-restawr jiġu dokumentati, u li azzjonijiet skaduti ta’ tħassir jew restrizzjoni jerġgħu jiġu applikati fuq data tal-backup irrestawrata qabel l-ambjent irrestawrat jiġi rilaxxat għall-użu tan-negozju. Fajls temporanji u kopji ta’ staging li jkun fihom PII għandhom jitħassru jew jintremew fil-perjodu dokumentat f’REG02 wara li jintemm il-kompitu tal-ipproċessar relatat. Il-politika tindirizza wkoll ir-rimi sigur, l-anonimizzazzjoni, id-de-identifikazzjoni, il-kontroll tal-eċċezzjonijiet u l-monitoraġġ. Il-klassijiet tal-metodu ta’ rimi għal mezzi ta’ ħżin li fihom jew jistgħu jkunu fihom PII għandhom jiġu approvati mir-Responsabbli tas-Sigurtà tal-Informazzjoni f’REG12 qabel l-użu mill-ġdid, ir-rilaxx, il-qerda jew ir-rimi estern. L-anonimizzazzjoni jew id-de-identifikazzjoni jistgħu jintużaw bħala miżura ta’ tnaqqis tar-riskju taż-żamma jew bħala riżultat ta’ dispożizzjoni finali, iżda għandhom jiġu dokumentati f’REG02 u approvati mir-Responsabbli tal-Privatezza / Maniġer tal-PIMS qabel ma PII identifikabbli tinżamm lil hinn mill-għan jew mill-perjodu ta’ żamma tagħha. Eċċezzjonijiet għar-regoli taż-żamma approvati għandhom jiġu sottomessi u approvati f’REG12 qabel isiru attivi, b’rieżami ta’ kull xahar sal-għeluq. Metriċi bħall-metadata kompleta taż-żamma, rieżamijiet skaduti, azzjonijiet taċ-ċiklu tal-ħajja skaduti u evidenza skaduta tad-dispożizzjoni finali jitkejlu f’intervalli definiti, filwaqt li nuqqasijiet ta’ konformità, sejbiet tal-awditjar u azzjonijiet korrettivi jiġu marbuta ma’ REG12 biex jappoġġaw titjib kontinwu.