Personu identificējošas informācijas (PII) glabāšanas, dzēšanas un likvidēšanas politika

Personu identificējošas informācijas (PII) glabāšanas, dzēšanas un likvidēšanas politika nosaka organizācijas prasības personu identificējošas informācijas (PII) glabāšanas, dzēšanas, anonimizācijas, deidentifikācijas, atdošanas, nosūtīšanas un likvidēšanas definēšanai, pārskatīšanai, izpildei un pierādīšanai. Tās galvenais mērķis ir nodrošināt, ka personu identificējoša informācija (PII) tiek glabāta tikai apstiprinātiem nolūkiem un termiņiem, dzēsta vai citādi likvidēta, kad tā vairs nav nepieciešama, un pamatota ar gatavību auditam apliecinošiem pierādījumiem. Politika ir piemērojama pārziņa, kopīgā pārziņa, apstrādātāja un apakšapstrādātāja kontekstā, ņemot vērā, ka glabāšanas un galīgās apstrādes pienākumi var izrietēt no apstiprinātiem apstrādes nolūkiem, tiesiskā pamata ierakstiem, pārziņa norādījumiem, līgumiskām prasībām, datu subjekta dzēšanas pieprasījumu rezultātiem, pakalpojuma izbeigšanas, datu nesēju likvidēšanas un privātuma informācijas pārvaldības sistēmas uzraudzības konstatējumiem. Politikai ir operatīvs fokuss, un tā prasa glabāšanas pārvaldību iestrādāt kanoniskajos privātuma informācijas pārvaldības sistēmas pierādījumu ierakstos, nevis uzturēt atsevišķā dzēšanas reģistrā. Pārziņa apstrādes darbībām pirms apstrādes sākšanas REG02 ir jābūt piešķirtam dokumentētam glabāšanas noteikumam. Kopīgā pārziņa pienākumi tiek reģistrēti REG02 un REG08, savukārt apstrādātāja un apakšapstrādātāja glabāšanas, atdošanas, nosūtīšanas un dzēšanas norādījumi tiek uzturēti REG08. Apstiprinātajos glabāšanas noteikumos jāiekļauj glabāšanas termiņš, sākuma trigeris, īpašnieks, pamatojums, galīgā apstrāde un nākamās pārskatīšanas datums. Politika arī prasa datu aizsardzības speciālista vai privātuma konsultanta konsultāciju pirms tādu glabāšanas noteikumu apstiprināšanas, kas saistīti ar tiesisku konfliktu, augsta riska apstrādi, īpašu kategoriju personas datiem vai glabāšanu ārpus sākotnējā apstrādes nolūka. Izpildes prasības aptver pilnu personu identificējošas informācijas (PII) dzīves ciklu. Sistēmas īpašniekam / lietotnes īpašniekam jāizpilda vai jāieplāno apstiprināta dzēšana, atdošana, nosūtīšana, anonimizācija, deidentifikācija vai likvidēšana attiecīgajam glabāšanas noteikumam reģistrētajā dzēšanas logā. Politika nošķir aktīvās sistēmas, arhīvus, rezerves kopijas, replikas, žurnālus, sagatavošanas zonas un pagaidu datnes, prasot šīs glabātuves identificēt REG02 pirms nodošanas ražošanas vidē un ikgadējās glabāšanas pārskatīšanas laikā. Tā arī prasa dokumentēt rezerves kopiju glabāšanas logus un dzēšanas apstrādi atjaunošanas gadījumā, kā arī atkārtoti piemērot nokavētās dzēšanas vai ierobežošanas darbības atjaunotajiem rezerves kopiju datiem, pirms atjaunotā vide tiek nodota biznesa lietošanai. Pagaidu datnes un sagatavošanas kopijas, kas satur personu identificējošu informāciju (PII), ir jādzēš vai jālikvidē dokumentētajā REG02 termiņā pēc saistītā apstrādes uzdevuma beigām. Politika aptver arī drošu likvidēšanu, anonimizāciju, deidentifikāciju, izņēmumu kontroli un uzraudzību. Datu nesēju, kas satur vai var saturēt personu identificējošu informāciju (PII), likvidēšanas metožu klasēm pirms atkārtotas izmantošanas, nodošanas ekspluatācijā, iznīcināšanas vai ārējas likvidēšanas jābūt apstiprinātām REG12 no informācijas drošības vadītāja puses. Anonimizāciju vai deidentifikāciju var izmantot kā glabāšanas riska samazināšanas pasākumu vai galīgās apstrādes rezultātu, taču tā jādokumentē REG02 un jāapstiprina privātuma vadītājam / PIMS vadītājam, pirms identificējama personu identificējoša informācija (PII) tiek glabāta ilgāk par tās nolūku vai glabāšanas termiņu. Izņēmumi no apstiprinātajiem glabāšanas noteikumiem jāiesniedz un jāapstiprina REG12 pirms to aktivizēšanas, veicot ikmēneša pārskatīšanu līdz slēgšanai. Noteiktos intervālos tiek mērīti tādi rādītāji kā pilnīgi glabāšanas metadati, nokavētas pārskatīšanas, nokavētas dzīves cikla darbības un nokavēti galīgās apstrādes pierādījumi, savukārt neatbilstības, audita konstatējumi un korektīvās darbības tiek sasaistītas ar REG12, lai atbalstītu nepārtrauktu uzlabošanu.