Política de conservación, supresión y eliminación de datos personales

La Política de conservación, supresión y eliminación de datos personales establece los requisitos de la organización para definir, revisar, ejecutar y evidenciar la conservación, supresión, anonimización, desidentificación, devolución, transferencia y eliminación de datos personales. Su propósito central es garantizar que los datos personales se conserven solo para finalidades y períodos aprobados, se supriman o se eliminen de otro modo cuando ya no sean necesarios, y estén respaldados por evidencias preparadas para auditorías. La política se aplica en contextos de responsable del tratamiento, corresponsable del tratamiento, encargado del tratamiento y subencargado del tratamiento, reflejando que las obligaciones de conservación y destino final pueden derivarse de finalidades del tratamiento aprobadas, registros de base jurídica, instrucciones del responsable del tratamiento, requisitos contractuales, resultados de supresión del interesado, finalización del servicio, eliminación de soportes de almacenamiento y hallazgos del seguimiento del PIMS. La política tiene un enfoque operativo y exige que la gobernanza de la conservación se integre en registros canónicos de evidencias del PIMS, en lugar de mantenerse en un registro de supresión separado. Las actividades de tratamiento del responsable del tratamiento deben tener una regla de conservación documentada asignada en REG02 antes de que comience el tratamiento. Las responsabilidades del corresponsable del tratamiento se registran en REG02 y REG08, mientras que las instrucciones de conservación, devolución, transferencia y supresión de encargados y subencargados del tratamiento se mantienen en REG08. Las reglas de conservación aprobadas deben incluir el período de conservación, el desencadenante de inicio, el propietario, la justificación, el destino final y la fecha de la próxima revisión. La política también exige el asesoramiento del Delegado de Protección de Datos o del asesor de privacidad antes de aprobar reglas de conservación que impliquen conflicto legal, tratamiento de alto riesgo, categorías especiales de datos personales o conservación más allá de la finalidad original del tratamiento. Los requisitos de ejecución cubren todo el ciclo de vida de los datos personales. El propietario del sistema / propietario de la aplicación debe ejecutar o programar la supresión, devolución, transferencia, anonimización, desidentificación o eliminación aprobada dentro de la ventana de supresión registrada para la regla de conservación aplicable. La política distingue entre sistemas en producción, archivos, copias de seguridad, réplicas, registros, áreas de preproducción y archivos temporales, y exige que estos repositorios se identifiquen en REG02 antes de la entrada en producción y durante la revisión anual de conservación. También exige documentar las ventanas de conservación de copias de seguridad y la gestión de la supresión en restauraciones, y que las acciones de supresión o restricción vencidas se vuelvan a aplicar a los datos restaurados desde copias de seguridad antes de liberar el entorno restaurado para uso profesional. Los archivos temporales y las copias de preproducción que contengan datos personales deben suprimirse o eliminarse dentro del período documentado en REG02 después de que finalice la tarea de tratamiento relacionada. La política también aborda la eliminación segura, la anonimización, la desidentificación, el control de excepciones y la supervisión. Las clases de métodos de eliminación para soportes de almacenamiento que contienen o pueden contener datos personales deben ser aprobadas por el Responsable de Seguridad de la Información en REG12 antes de su reutilización, liberación, destrucción o eliminación externa. La anonimización o la desidentificación pueden utilizarse como medida de reducción del riesgo de conservación o como resultado de destino final, pero deben documentarse en REG02 y aprobarse por el Responsable de Privacidad / Responsable del PIMS antes de conservar datos personales identificables más allá de su finalidad o período de conservación. Las excepciones a las reglas de conservación aprobadas deben presentarse y aprobarse en REG12 antes de entrar en vigor, con revisión mensual hasta su cierre. Las métricas, como metadatos de conservación completos, revisiones vencidas, acciones de ciclo de vida vencidas y evidencias de destino final vencidas, se miden a intervalos definidos, mientras que las no conformidades, los hallazgos de auditoría y las acciones correctivas se vinculan a REG12 para respaldar la mejora continua.