Polityka retencji, usuwania i utylizacji PII

Polityka retencji, usuwania i utylizacji PII ustanawia wymagania organizacji dotyczące definiowania, przeglądania, wykonywania i dokumentowania dowodowo retencji, usuwania, anonimizacji, deidentyfikacji, zwrotu, transferu i utylizacji PII. Jej głównym celem jest zapewnienie, aby PII było przechowywane wyłącznie dla zatwierdzonych celów i przez zatwierdzone okresy, usuwane lub w inny sposób utylizowane, gdy nie jest już wymagane, oraz poparte dowodami gotowymi do audytu. Polityka ma zastosowanie w kontekstach administratora, współadministratora, podmiotu przetwarzającego i podwykonawcy przetwarzania, odzwierciedlając fakt, że obowiązki dotyczące retencji i końcowego sposobu postępowania z danymi mogą wynikać z zatwierdzonych celów przetwarzania, zapisów podstawy prawnej, poleceń administratora, wymogów umownych, wyników usunięcia danych osoby, której dane dotyczą, zakończenia świadczenia usługi, utylizacji nośników pamięci oraz ustaleń z monitorowania PIMS. Polityka ma charakter operacyjny i wymaga, aby nadzór nad retencją był osadzony w kanonicznych zapisach dowodowych PIMS, a nie utrzymywany w oddzielnym rejestrze usunięć. Czynności przetwarzania realizowane przez administratora muszą mieć udokumentowaną regułę retencji przypisaną w REG02 przed rozpoczęciem przetwarzania. Odpowiedzialności współadministratorów są rejestrowane w REG02 i REG08, natomiast instrukcje dotyczące retencji, zwrotu, transferu i usunięcia u podmiotów przetwarzających oraz podwykonawców przetwarzania są utrzymywane w REG08. Zatwierdzone reguły retencji muszą obejmować okres retencji, wyzwalacz rozpoczęcia, właściciela, uzasadnienie, końcowy sposób postępowania z danymi i datę następnego przeglądu. Polityka wymaga również opinii inspektora ochrony danych (IOD) lub doradcy ds. ochrony danych przed zatwierdzeniem reguł retencji obejmujących konflikt prawny, przetwarzanie wysokiego ryzyka, szczególne kategorie PII albo przechowywanie wykraczające poza pierwotny cel przetwarzania. Wymagania wykonawcze obejmują pełny cykl życia PII. Właściciel systemu / właściciel aplikacji musi wykonać albo zaplanować zatwierdzone usunięcie, zwrot, transfer, anonimizację, deidentyfikację lub utylizację w oknie czasowym usuwania zapisanym dla właściwej reguły retencji. Polityka rozróżnia systemy produkcyjne, archiwa, kopie zapasowe, repliki, logi, obszary stagingowe i pliki tymczasowe, wymagając identyfikacji tych zasobów w REG02 przed uruchomieniem produkcyjnym oraz podczas corocznego przeglądu retencji. Wymaga również udokumentowania okien retencji kopii zapasowych i postępowania z usunięciem po odtworzeniu, a także ponownego zastosowania przeterminowanych działań usunięcia lub ograniczenia do odtworzonych danych z kopii zapasowych przed dopuszczeniem odtworzonego środowiska do użycia biznesowego. Pliki tymczasowe i kopie stagingowe zawierające PII muszą zostać usunięte lub zutylizowane w udokumentowanym okresie REG02 po zakończeniu powiązanego zadania przetwarzania. Polityka obejmuje również bezpieczną utylizację, anonimizację, deidentyfikację, kontrolę wyjątków i monitorowanie. Klasy metod utylizacji nośników pamięci, które zawierają lub mogą zawierać PII, muszą zostać zatwierdzone przez kierownika ds. bezpieczeństwa informacji w REG12 przed ponownym użyciem, przekazaniem, zniszczeniem lub utylizacją zewnętrzną. Anonimizacja lub deidentyfikacja mogą być stosowane jako środek redukcji ryzyka retencji albo jako wynik końcowego sposobu postępowania z danymi, ale muszą być udokumentowane w REG02 i zatwierdzone przez osobę odpowiedzialną za prywatność / menedżera PIMS przed przechowywaniem identyfikowalnego PII poza jego celem lub okresem retencji. Wyjątki od zatwierdzonych reguł retencji muszą zostać złożone i zatwierdzone w REG12 przed aktywowaniem, z comiesięcznym przeglądem do czasu zamknięcia. Metryki, takie jak kompletność metadanych retencji, zaległe przeglądy, zaległe działania cyklu życia i zaległe dowody końcowego sposobu postępowania z danymi, są mierzone w określonych odstępach, natomiast niezgodności, ustalenia z audytu i działania korygujące są powiązane z REG12 w celu wsparcia ciągłego doskonalenia.