Πολιτική Διατήρησης, Διαγραφής και Διάθεσης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Η Πολιτική Διατήρησης, Διαγραφής και Διάθεσης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα καθορίζει τις απαιτήσεις του οργανισμού για τον ορισμό, την ανασκόπηση, την εκτέλεση και την τεκμηρίωση της διατήρησης, διαγραφής, ανωνυμοποίησης, αποταυτοποίησης, επιστροφής, μεταφοράς και διάθεσης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Κεντρικός σκοπός της είναι να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται μόνο για εγκεκριμένους σκοπούς και περιόδους, διαγράφονται ή διατίθενται με άλλο τρόπο όταν δεν απαιτούνται πλέον και υποστηρίζονται από τεκμήρια κατάλληλα για έλεγχο. Η πολιτική εφαρμόζεται σε πλαίσια υπευθύνου επεξεργασίας, από κοινού υπευθύνου επεξεργασίας, εκτελούντος την επεξεργασία και υπεργολάβου επεξεργασίας, αναγνωρίζοντας ότι οι υποχρεώσεις διατήρησης και τελικής διάθεσης μπορεί να προκύπτουν από εγκεκριμένους σκοπούς επεξεργασίας, αρχεία νομικής βάσης, εντολές υπευθύνου επεξεργασίας, συμβατικές απαιτήσεις, αποτελέσματα διαγραφής υποκειμένου των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, έξοδο από υπηρεσία, διάθεση μέσων αποθήκευσης και ευρήματα παρακολούθησης του PIMS. Η πολιτική έχει επιχειρησιακή εστίαση και απαιτεί η διακυβέρνηση διατήρησης να ενσωματώνεται στα κανονικά αρχεία τεκμηρίων του PIMS αντί να τηρείται σε ξεχωριστό μητρώο διαγραφών. Οι δραστηριότητες επεξεργασίας του υπευθύνου επεξεργασίας πρέπει να έχουν τεκμηριωμένο κανόνα διατήρησης καταχωρισμένο στο REG02 πριν από την έναρξη της επεξεργασίας. Οι αρμοδιότητες από κοινού υπευθύνων επεξεργασίας καταγράφονται στο REG02 και στο REG08, ενώ οι οδηγίες διατήρησης, επιστροφής, μεταφοράς και διαγραφής για εκτελούντες την επεξεργασία και υπεργολάβους επεξεργασίας τηρούνται στο REG08. Οι εγκεκριμένοι κανόνες διατήρησης πρέπει να περιλαμβάνουν την περίοδο διατήρησης, το γεγονός έναρξης, τον ιδιοκτήτη, την αιτιολόγηση, την τελική διάθεση και την ημερομηνία επόμενης ανασκόπησης. Η πολιτική απαιτεί επίσης συμβουλή από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων ή τον Σύμβουλο Ιδιωτικότητας πριν από την έγκριση κανόνων διατήρησης που περιλαμβάνουν νομική σύγκρουση, επεξεργασία υψηλού κινδύνου, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ειδικής κατηγορίας ή διατήρηση πέραν του αρχικού σκοπού επεξεργασίας. Οι απαιτήσεις εκτέλεσης καλύπτουν πλήρως τον κύκλο ζωής των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ο Ιδιοκτήτης συστήματος / Ιδιοκτήτης Εφαρμογής πρέπει να εκτελεί ή να προγραμματίζει την εγκεκριμένη διαγραφή, επιστροφή, μεταφορά, ανωνυμοποίηση, αποταυτοποίηση ή διάθεση εντός του παραθύρου διαγραφής που έχει καταγραφεί για τον εφαρμοστέο κανόνα διατήρησης. Η πολιτική διακρίνει τα ενεργά συστήματα, τα αρχεία, τα αντίγραφα ασφαλείας, τα αντίγραφα, τα αρχεία καταγραφής, τις περιοχές σταδιοποίησης και τα προσωρινά αρχεία, απαιτώντας τα αποθετήρια αυτά να προσδιορίζονται στο REG02 πριν από τη θέση σε λειτουργία παραγωγής και κατά την ετήσια ανασκόπηση διατήρησης. Απαιτεί επίσης την τεκμηρίωση των παραθύρων διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας και του χειρισμού διαγραφής κατά την επαναφορά, καθώς και την εκ νέου εφαρμογή ληγμένων ενεργειών διαγραφής ή περιορισμού σε δεδομένα αντιγράφων ασφαλείας που έχουν επαναφερθεί, πριν αποδεσμευθεί το αποκατεστημένο περιβάλλον για επιχειρησιακή χρήση. Τα προσωρινά αρχεία και τα αντίγραφα σταδιοποίησης που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγράφονται ή να διατίθενται εντός της τεκμηριωμένης περιόδου του REG02 μετά τη λήξη της σχετικής εργασίας επεξεργασίας. Η πολιτική καλύπτει επίσης την ασφαλή διάθεση, την ανωνυμοποίηση, την αποταυτοποίηση, τον έλεγχο εξαιρέσεων και την παρακολούθηση. Οι κατηγορίες μεθόδων διάθεσης για μέσα αποθήκευσης που περιέχουν ή μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να εγκρίνονται από τον Επικεφαλής Ασφάλειας Πληροφοριών στο REG12 πριν από επαναχρησιμοποίηση, αποδέσμευση, καταστροφή ή εξωτερική διάθεση. Η ανωνυμοποίηση ή η αποταυτοποίηση μπορεί να χρησιμοποιείται ως μέτρο μείωσης του κινδύνου διατήρησης ή ως αποτέλεσμα τελικής διάθεσης, αλλά πρέπει να τεκμηριώνεται στο REG02 και να εγκρίνεται από τον Επικεφαλής Ιδιωτικότητας / Υπεύθυνο PIMS πριν διατηρηθούν ταυτοποιήσιμα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πέραν του σκοπού ή της περιόδου διατήρησής τους. Οι εξαιρέσεις από εγκεκριμένους κανόνες διατήρησης πρέπει να υποβάλλονται και να εγκρίνονται στο REG12 πριν ενεργοποιηθούν, με μηνιαία ανασκόπηση έως το κλείσιμο. Μετρικές όπως η πληρότητα μεταδεδομένων διατήρησης, οι εκπρόθεσμες ανασκοπήσεις, οι εκπρόθεσμες ενέργειες κύκλου ζωής και τα εκπρόθεσμα τεκμήρια τελικής διάθεσης μετρώνται σε καθορισμένα διαστήματα, ενώ οι μη συμμορφώσεις, τα ευρήματα ελέγχου και οι διορθωτικές ενέργειες συνδέονται με το REG12 για την υποστήριξη της συνεχούς βελτίωσης.