Politica de retenție, ștergere și eliminare a PII

Politica de retenție, ștergere și eliminare a PII stabilește cerințele organizației pentru definirea, revizuirea, executarea și documentarea prin dovezi a retenției, ștergerii, anonimizării, dezidentificării, returnării, transferului și eliminării PII. Scopul său central este de a asigura că PII sunt păstrate numai pentru scopuri și perioade aprobate, sunt șterse sau eliminate prin alte metode atunci când nu mai sunt necesare și sunt susținute de dovezi pregătite pentru audit. Politica se aplică în contexte de operator de date, operator asociat, persoană împuternicită și persoană subîmputernicită, reflectând faptul că obligațiile de retenție și de dispunere finală pot rezulta din scopuri de prelucrare aprobate, înregistrări privind temeiul juridic, instrucțiuni ale operatorului, cerințe contractuale, rezultate ale ștergerii solicitate de persoana vizată, ieșirea din serviciu, eliminarea mediilor de stocare și constatări din monitorizarea PIMS. Politica are o orientare operațională și impune ca guvernanța retenției să fie integrată în înregistrările canonice de dovezi ale PIMS, nu menținută într-un registru separat de ștergere. Activitățile de prelucrare ale operatorului de date trebuie să aibă o regulă de retenție documentată și atribuită în REG02 înainte de începerea prelucrării. Responsabilitățile operatorului asociat sunt consemnate în REG02 și REG08, iar instrucțiunile privind retenția, returnarea, transferul și ștergerea aplicabile persoanelor împuternicite și persoanelor subîmputernicite sunt menținute în REG08. Regulile de retenție aprobate trebuie să includă perioada de retenție, declanșatorul de început, proprietarul, justificarea, dispunerea finală și data următoarei revizuiri. Politica impune, de asemenea, consultarea Responsabilului cu protecția datelor sau a Consilierului pentru confidențialitate înainte de aprobarea regulilor de retenție care implică un conflict juridic, prelucrare cu risc ridicat, PII din categorii speciale sau retenție peste scopul inițial al prelucrării. Cerințele de executare acoperă întregul ciclu de viață al PII. Proprietarul de sistem / proprietarul de aplicație trebuie să execute sau să programeze ștergerea, returnarea, transferul, anonimizarea, dezidentificarea sau eliminarea aprobată în intervalul de ștergere consemnat pentru regula de retenție aplicabilă. Politica distinge între sisteme active, arhive, copii de rezervă, replici, jurnale, zone de staging și fișiere temporare, impunând ca aceste spații de stocare să fie identificate în REG02 înainte de intrarea în producție și în timpul revizuirii anuale a retenției. De asemenea, impune documentarea intervalelor de retenție pentru backup-uri și a gestionării ștergerii la restaurare, precum și reaplicarea acțiunilor de ștergere sau restricționare expirate asupra datelor restaurate din backup înainte ca mediul restaurat să fie pus la dispoziție pentru activitățile organizației. Fișierele temporare și copiile de staging care conțin PII trebuie șterse sau eliminate în perioada documentată în REG02 după încheierea sarcinii de prelucrare aferente. Politica tratează, de asemenea, eliminarea securizată, anonimizarea, dezidentificarea, controlul excepțiilor și monitorizarea. Clasele metodelor de eliminare pentru mediile de stocare care conțin sau pot conține PII trebuie aprobate de responsabilul cu securitatea informației în REG12 înainte de reutilizare, eliberare, distrugere sau eliminare externă. Anonimizarea sau dezidentificarea poate fi utilizată ca măsură de reducere a riscului de retenție sau ca rezultat de dispunere finală, dar trebuie documentată în REG02 și aprobată de responsabilul cu confidențialitatea / Managerul PIMS înainte ca PII identificabile să fie păstrate peste scopul sau perioada de retenție. Excepțiile de la regulile de retenție aprobate trebuie depuse și aprobate în REG12 înainte de a deveni active, cu revizuire lunară până la închidere. Metrici precum metadatele complete de retenție, revizuirile restante, acțiunile restante din ciclul de viață și dovezile restante privind dispunerea finală sunt măsurate la intervale definite, iar neconformitățile, constatările de audit și acțiunile corective sunt legate de REG12 pentru a susține îmbunătățirea continuă.