Policy för distansarbete – SME

P09S – Policy för distansarbete är en riktlinje för cybersäkerhetsregelefterlevnad anpassad för små och medelstora företag (SME:er) som vill skydda företagets information när personal arbetar utanför traditionella kontorsmiljöer. Som framgår av SME-beteckningen (P09S) och fokus på rollen Verkställande direktör är policyn utformad för organisationer utan dedikerade IT-team eller formella informationssäkerhetschefer, men bibehåller strikt anpassning till internationella standarder, särskilt ISO/IEC 27001:2022. Syftet med policyn är att fastställa tydliga, praktiskt genomförbara säkerhetskrav för all personal som får åtkomst till företagets system eller data på distans, oavsett om det sker hemifrån, i delade arbetsutrymmen eller under resor. Prioriteringarna är att skydda affärsinformationens konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. P09S gäller för anställda, uppdragstagare, konsulter och tillfälligt anställda och omfattar användning av både företagsägda och personliga enheter (där det är tillåtet), alla former av fjärråtkomst (virtuellt privat nätverk (VPN), fjärrskrivbord, moln) samt specifika regler för datahantering och övervakning. Centrala mål är att förhindra obehörig åtkomst till system, säkerställa att alla fjärrenheter uppfyller grundläggande säkerhet (såsom lösenordsskydd, uppdaterat antivirus och kryptering) samt upprätthålla tillsyn över åtkomstbehörigheter för fjärråtkomst. Policyn lägger särskild vikt vid styrning anpassad för SME:er: Verkställande direktör godkänner distansarbete, övervakar policyefterlevnad, granskar undantag och samordnar med IT-support (intern eller outsourcad) för tekniskt genomdrivande och incidentrespons. Kontorschefer eller HR ansvarar för registerföring och att inhämta policybekräftelse, medan distansarbetare hålls ansvariga för fysisk och digital säkerhet, inklusive att omedelbart rapportera incidenter såsom förlorade enheter eller policyöverträdelser. Särskilda styrningskrav innebär att all fjärråtkomst måste få ett formellt godkännandearbetsflöde och föras i ett register, att säkra anslutningar (t.ex. virtuellt privat nätverk (VPN) och flerfaktorsautentisering (MFA)) ska användas vid all åtkomst samt att personliga enheter endast får användas om de uppfyller företagets säkerhetsstandarder och är registrerade hos IT. Policyn anger även strikta kontroller för känsliga data, förbjuder utskrifter i hemmet utom med skyddsåtgärder, kräver molnlagring framför lokal lagring och säkerställer att dokument låses in eller strimlas. Fysiska säkerhetsåtgärder ska förhindra stöld och obehörig åtkomst till enheter och dokument vid distansarbete. Avsnitt om införande omfattar tidslinjer för incidentrapportering, stickprovskontroller eller övervakning av Verkställande direktör eller IT-support, begränsningar för tillåten programvara och verktyg, omedelbar återkallelse av åtkomst och efterlevnadskontroller vid avgång samt strikt hantering av tillfälliga undantag. Policyn innehåller ett tydligt ramverk för att hantera risker vid distansarbete och anger kontrollåtgärder såsom VPN-tvingande, slutpunktsskydd och begränsningar för utskrift eller lagring. Varje undantag kräver skriftligt godkännande, dokumenterad bedömning och tillfälliga riskreducerande skyddsåtgärder. Upprepade eller betydande överträdelser kan leda till att fjärråtkomst avslutas, disciplinära åtgärder eller att avtal sägs upp. Cykler för översyn och uppdatering är årliga eller utlöses av större incidenter eller förändringar i regulatoriska krav eller teknik för distansarbete. Detta säkerställer fortsatt regelefterlevnad med ledande ramverk och förändrade affärs- eller rättsliga behov. P09S är uttryckligen mappad till ISO/IEC 27001:2022 och ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53, GDPR, NIS2, DORA och COBIT 2019, vilket ger en robust grund för regelefterlevnad för SME:er som behöver säkerhet utan komplexiteten i säkerhetsstyrning på företagsnivå.