Telearbeitsrichtlinie – KMU

P09S – Telearbeitsrichtlinie ist eine Cybersicherheits-Compliance-Leitlinie, die auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zugeschnitten ist, die Unternehmensinformationen schützen möchten, wenn Mitarbeitende außerhalb traditioneller Büroumgebungen arbeiten. Wie durch die KMU-Kennzeichnung (P09S) und den Fokus auf die Rolle des General Managers angezeigt, ist die Richtlinie für Organisationen ohne dedizierte IT-Teams oder formale Sicherheitsbeauftragte strukturiert und bleibt dennoch streng an internationalen Standards ausgerichtet, insbesondere ISO/IEC 27001:2022. Zweck der Richtlinie ist es, klare, umsetzbare Sicherheitsanforderungen für sämtliches Personal festzulegen, das aus der Ferne auf Systeme oder Daten des Unternehmens zugreift – ob von zu Hause, aus gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen oder auf Reisen. Die Prioritäten liegen auf dem Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Geschäftsinformationen. P09S gilt für Mitarbeiter und Auftragnehmer, Berater und Zeitarbeitskräfte und umfasst die Nutzung sowohl unternehmenseigener als auch privater Geräte (sofern zulässig), alle Formen des Fernzugriffs (Virtuelles Privates Netzwerk (VPN), Remote-Desktops, Cloud) sowie spezifische Regeln für Datenverarbeitung und Überwachung. Zu den zentralen Zielen gehören die Verhinderung von unbefugtem Zugriff auf Systeme, die Sicherstellung, dass alle Remote-Geräte eine Basissicherheit erfüllen (z. B. Passwortschutz, aktuelle Antivirensoftware und Verschlüsselung), sowie die Aufrechterhaltung der Aufsicht über Zugriffsberechtigungen für den Fernzugriff. Die Richtlinie legt besonderen Wert auf eine für KMU geeignete Governance: Der General Manager autorisiert Telearbeit, überwacht die Compliance, prüft Ausnahmen und koordiniert mit der IT-Unterstützung (intern oder ausgelagert) die technische Durchsetzung und Incident-Response. Office Manager oder Personalwesen sind für die Dokumentation, die Führung von Aufzeichnungen und das Einholen von Richtlinienbestätigungen zuständig, während Remote-Arbeitende für physische und digitale Sicherheit verantwortlich gemacht werden, einschließlich der sofortigen Meldung von Vorfällen wie verlorenen Geräten oder Richtlinienverstößen. Spezifische Governance-Anforderungen schreiben vor, dass jeder Fernzugriff einen formalen Genehmigungsprozess durchlaufen und in einem Register geführt werden muss, dass sichere Verbindungen (z. B. Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) und Multi-Faktor-Authentifizierung) jederzeit zu verwenden sind und dass private Geräte nur genutzt werden dürfen, wenn sie die Sicherheitsstandards des Unternehmens erfüllen und bei der IT registriert sind. Die Richtlinie definiert zudem strenge Kontrollen für regulierte Daten und andere sensible Informationen, untersagt das Drucken zu Hause außer mit Schutzmaßnahmen, verlangt Cloud-Speicherung statt lokaler Speicherung und stellt sicher, dass Dokumente verschlossen oder geschreddert werden. Physische Sicherheitsmaßnahmen sollen Diebstahl und unbefugten Zugriff auf Geräte und Dokumente bei Remote-Arbeit verhindern. Die Umsetzungsabschnitte behandeln Meldefristen für Vorfallsmeldungen, Stichprobenprüfungen oder Überwachung durch den General Manager oder die IT-Unterstützung, Grenzen für zulässige Software und Werkzeuge, sofortigen Berechtigungsentzug und Compliance-Prüfungen beim Austritt sowie den strengen Umgang mit temporären Ausnahmen. Die Richtlinie enthält ein klares Rahmenwerk zur Steuerung von Telearbeitsrisiken und benennt Kontrollmaßnahmen wie VPN-Durchsetzung, Endpunktschutz und Beschränkungen für Drucken oder Speicherung. Jede Ausnahme erfordert eine schriftliche Genehmigung, eine dokumentierte Bewertung und temporäre Risikominderungsmaßnahmen. Wiederholte oder erhebliche Verstöße können zur Beendigung des Zugriffs, Disziplinarmaßnahmen oder zur Kündigung des Vertrags führen. Überprüfungs- und Aktualisierungszyklen erfolgen jährlich oder werden durch größere Vorfälle oder Änderungen regulatorischer Verpflichtungen bzw. der Telearbeitstechnologie ausgelöst. Dadurch wird eine fortlaufende Ausrichtung an führenden Rahmenwerken sowie an sich ändernde geschäftliche oder rechtliche Anforderungen sichergestellt. P09S ist explizit auf ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53, DSGVO, NIS2, DORA und COBIT 2019 abgebildet und bietet damit ein robustes Compliance-Fundament für KMU, die Nachweise benötigen, ohne die Komplexität eines unternehmensweiten Sicherheitsmanagements.