Политика за съхранение и унищожаване на данни - МСП

Политиката за съхранение и унищожаване на данни - МСП (Политика P14S) е разработена специално за малки и средни предприятия (МСП), като отчита ограниченията и специфичните отговорности, пред които са изправени тези организации. Тази политика е изцяло адаптирана за МСП, което личи от участието на генералния мениджър като собственик на политиката, без предположения за специализирани роли като SOC или CISO, като същевременно осигурява съответствие с водещи рамки като ISO/IEC 27001:2022, GDPR и свързани регулации. Основната цел на тази политика е да установи ясни, приложими правила за съхранение и сигурно унищожаване на информация, като гарантира, че записите се съхраняват само толкова дълго, колкото се изисква от закона, договори или бизнес необходимост. След изпълнение на тези изисквания информацията трябва да бъде необратимо унищожена. Политиката разглежда значението на минимизирането на правната експозиция и оперативния риск чрез предотвратяване на неоторизирано или излишно съхранение на данни. Тя също така подчертава ползите от добре управляваното съхранение и унищожаване за одитна готовност, намалени разходи и подобрена производителност на системите. За МСП политиката служи като практично средство за отговорно управление както на цифрови, така и на хартиени активи с данни, независимо от размера на ИТ екипа. Всеобхватният обхват включва всички видове записи, бизнес документи, оперативни логове, финансови файлове, лични данни и се прилага за всеки носител за съхранение — от локални дискове и облачно хоствани системи до хартиено съхранение и системи за резервно копиране. Всички служители, изпълнители и доставчици на услуги на трети страни, които боравят с данни на организацията, са обвързани от тази политика. Политиката покрива всеки етап от жизнения цикъл на данните — от създаването до сигурното унищожаване или разрушаване. Ключова характеристика е ясното разграничаване на роли и отговорности. Генералният мениджър предоставя одобрение, осигурява съгласуване с правния и бизнес риска и обработва изключения и правно задържане и спиране на изтриването. Определени собственици на данни се назначават по категория данни и отговарят за класификацията, определянето на периодите за съхранение и разрешаването на изтривания; те също подпомагат одитните процеси. Доставчикът на ИТ поддръжка или вътрешният ИТ ръководител има задача да конфигурира системите за правила за съхранение, одитно регистриране на унищожаването и сигурно изтриване, включително за системи за резервно копиране и архиви. От служителите и изпълнителите се очаква да спазват политиката, да избягват неправомерно съхранение, да докладват осиротели акаунти/осиротели данни и да използват само одобрени системи за съхранение на данни. Основните изисквания за управление са свързани с поддържането на подробен регистър за съхранение, който изброява категориите записи, определените периоди, методите за унищожаване, правната обосновка и собствениците на данни. Този регистър трябва да се преглежда годишно или при релевантни правни или бизнес тригери. Методите за унищожаване се избират въз основа на класификация на данни, като се използват сигурни процедури като нарязване на кръст, криптографско изтриване или физическо унищожаване на носители. Правното задържане и спиране на изтриването е изрично описано — след прилагане то предотвратява изтриване независимо от планирания период на съхранение и изисква месечен преглед. Политиката също така изисква обучение на персонала и ежегодно опреснително обучение, за да се гарантира осведоменост. Изключенията са строго контролирани, с процеси за документиране, одобрение, преглед и обосновано изтичане. Механизмите за прилагане включват регулярни одити, проверки на място и строги последствия при нарушения, включително прекратяване на договор или регулаторно докладване при неправомерно боравене с лични данни. В крайна сметка тази политика гарантира, че МСП може да работи по законосъобразен, одитируем и ресурсно ефективен начин, дори когато липсват напреднали роли по ИТ сигурност. Тя е целево разработена да се съгласува с ISO/IEC 27001:2022 и закони за защита на личните данни, като предоставя на МСП стабилна основа за управление на жизнения цикъл на данните без ненужна сложност.