Politika ta’ Żamma tad-Dejta u r-Rimi - SME

Il-Politika ta’ Żamma tad-Dejta u r-Rimi - SME (Politika P14S) hija mfassla speċifikament għal Intrapriżi Żgħar u Medji (SMEs), u tirrikonoxxi l-limitazzjonijiet u r-responsabbiltajiet uniċi li jiffaċċjaw dawn l-organizzazzjonijiet. Din il-politika hija adattata bis-sħiħ għall-SMEs, evidenti mill-involviment tal-Maniġer Ġenerali bħala sid tal-politika, mingħajr l-assunzjoni ta’ rwoli speċjalizzati bħal SOC jew CISO, filwaqt li tiżgura konformità ma’ oqfsa ewlenin bħal ISO/IEC 27001:2022, GDPR, u regolamenti relatati. L-għan primarju ta’ din il-politika huwa li tistabbilixxi regoli ċari u infurzabbli għaż-żamma u r-rimi sigur tal-informazzjoni, u tiżgura li r-rekords jinżammu biss sakemm ikun meħtieġ mil-liġi, kuntratti, jew ħtieġa tan-negozju. Wara li dawn ir-rekwiżiti jiġu ssodisfati, l-informazzjoni trid tinqered b’mod irriversibbli. Il-politika tindirizza l-importanza li titnaqqas l-espożizzjoni legali u r-riskju operazzjonali billi tipprevjeni żamma mhux awtorizzata jew żejda tad-dejta. Tenfasizza wkoll il-benefiċċji ta’ żamma u rimi b’governanza tajba għal tħejjija għall-awditu, tnaqqis fl-ispejjeż, u titjib fil-prestazzjoni tas-sistemi. Għall-SMEs, il-politika sservi bħala mezz prattiku biex jiġu ġestiti b’mod responsabbli kemm assi tad-dejta diġitali kif ukoll fuq karta, irrispettivament mid-daqs tat-tim tal-IT. Il-kamp ta’ applikazzjoni komprensiv jinkludi t-tipi kollha ta’ rekords, dokumenti tan-negozju, logs operazzjonali, fajls finanzjarji, data personali, u japplika għal kull mezz ta’ ħżin, minn drajvs lokali u sistemi tal-cloud sa ħażna fuq karta u sistemi ta’ backup. L-impjegati kollha, kuntratturi, u fornituri ta’ servizzi ta’ partijiet terzi li jimmaniġġjaw id-dejta tal-organizzazzjoni huma marbuta b’din il-politika. Il-politika tkopri kull stadju taċ-ċiklu tal-ħajja tad-dejta, mill-ħolqien sal-rimi jew qerda sigura. Karatteristika ewlenija hija d-delineazzjoni ċara tar-rwoli u r-responsabbiltajiet. Il-Maniġer Ġenerali jipprovdi approvazzjoni, jiżgura allinjament ma’ riskju legali u tan-negozju, u jimmaniġġja eċċezzjonijiet u preservazzjoni legali u sospensjoni tat-tħassir. Sidien tad-Dejta nominati jiġu assenjati skont il-kategorija tad-dejta u huma responsabbli għall-klassifikazzjoni, id-determinazzjoni tal-perjodi taż-żamma, u l-awtorizzazzjoni tat-tħassir; jappoġġaw ukoll il-proċessi tal-awditu. Il-Fornitur ta’ Appoġġ tal-IT jew il-Lead tal-IT Intern huwa inkarigat li jikkonfigura s-sistemi għar-regoli taż-żamma, l-illoggjar tar-rimi, u t-tħassir sigur, inkluż għal sistemi ta’ backup u arkivji. L-impjegati u l-kuntratturi huma mistennija jikkonformaw mal-politika, jevitaw żamma mhux xierqa, jirrappurtaw kontijiet orfni, u jużaw biss sistemi approvati għall-ħżin tad-dejta. Ir-rekwiżiti ewlenin ta’ governanza jduru madwar iż-żamma ta’ Reġistru taż-Żamma dettaljat li jelenka l-kategoriji tar-rekords, il-perjodi assenjati, il-metodi ta’ rimi, il-ġustifikazzjoni legali, u Sidien tad-Dejta. Dan ir-reġistru għandu jiġi rivedut b’revalidazzjoni annwali jew meta jseħħu attivaturi legali jew tan-negozju rilevanti. Il-metodi ta’ rimi jintgħażlu abbażi tal-klassifikazzjoni tad-dejta, bl-użu ta’ proċeduri siguri bħal tqattigħ cross-cut, tħassir kriptografiku, jew qerda fiżika tal-midja. Il-preservazzjoni legali u s-sospensjoni tat-tħassir huma dettaljati b’mod espliċitu; ladarba jiġu applikati, jipprevjenu t-tħassir irrispettivament mill-perjodu taż-żamma skedat u jeħtieġu rieżami ta’ kull xahar. Il-politika timponi wkoll taħriġ tal-persunal u taħriġ ta’ aġġornament annwali biex tiġi żgurata s-sensibilizzazzjoni. L-eċċezzjonijiet huma kkontrollati b’mod strett, bi proċessi għal dokumentazzjoni, approvazzjoni, rieżami, u skadenza ġustifikabbli. Il-mekkaniżmi ta’ infurzar jinkludu awditi regolari, verifiki spot, u konsegwenzi stretti għal ksur, sa u inkluż it-terminazzjoni tal-kuntratt jew obbligi ta’ rappurtar regolatorju f’każ ta’ immaniġġjar ħażin jew ksur ta’ data. Fl-aħħar mill-aħħar, din il-politika tiżgura li SME tista’ topera b’mod legalment konformi, awditabbli, u effiċjenti fir-riżorsi, anke meta rwoli avvanzati tas-sigurtà tal-IT ma jkunux preżenti. Hija mibnija apposta biex tallinja ma’ ISO/IEC 27001:2022 u liġijiet dwar il-privatezza, u tagħti lill-SMEs pedament robust għall-ġestjoni taċ-ċiklu tal-ħajja tad-dejta mingħajr kumplessità mhux meħtieġa.