Politika tal-Monitoraġġ, l-Awditjar u t-Titjib tal-PIMS

Il-Politika tal-Monitoraġġ, l-Awditjar u t-Titjib tal-PIMS tiddefinixxi r-rekwiżiti tal-organizzazzjoni għall-evalwazzjoni tal-prestazzjoni tas-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Informazzjoni dwar il-Privatezza fil-monitoraġġ, il-kejl, l-analiżi, l-evalwazzjoni, l-awditjar intern, ir-Rieżami tal-Ġestjoni, l-immaniġġjar tan-nuqqasijiet ta’ konformità, l-azzjoni korrettiva u t-titjib kontinwu. L-għan iddikjarat tagħha huwa li tiżgura li l-organizzazzjoni tevalwa l-prestazzjoni tal-PIMS, tivverifika l-konformità tal-PIMS, tidentifika nuqqasijiet ta’ konformità, tikkoreġi dgħufijiet fil-kontrolli u ttejjeb kontinwament il-PIMS billi tuża evidenza oġġettiva. Il-politika tapplika għall-proċessi, il-kontrolli, il-politiki, ir-reġistri, l-oġġetti ta’ evidenza, is-sistemi, il-fornituri, il-proċessuri, is-subproċessuri u l-arranġamenti għall-qsim tad-data kollha fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-PIMS. Tkopri wkoll il-kuntesti tal-organizzazzjoni bħala kontrollur, kontrollur konġunt, proċessur u subproċessur, u għalhekk hija rilevanti kemm għall-governanza tal-privatezza kif ukoll għall-attivitajiet ta’ assigurazzjoni operattiva. Karatteristika ewlenija tal-politika hija l-mudell ikkonsolidat tagħha tal-evidenza. REG12 jintuża bħala l-post primarju għall-programm ta’ monitoraġġ, id-definizzjonijiet tal-metriċi, il-programm tal-awditjar, ir-riżultati tal-awditjar, l-evidenza tar-Rieżami tal-Ġestjoni, in-nuqqasijiet ta’ konformità, l-azzjonijiet korrettivi, l-eċċezzjonijiet u l-azzjonijiet ta’ titjib. L-evidenza ta’ appoġġ tiġi minn REG01 sa REG11, inklużi inputs tal-attività tal-ipproċessar minn REG02, status tal-kontrolli tas-sigurtà minn REG03, aġġornamenti tar-riskju tal-privatezza minn REG04, evidenza tal-assigurazzjoni tal-fornituri u tal-proċessuri minn REG08, inputs dwar xejriet tal-inċidenti u tal-ksur minn REG10, u status tat-tlestija tat-taħriġ minn REG11. Il-politika teħtieġ li r-Responsabbli għall-Privatezza / Maniġer tal-PIMS jiddefinixxi l-metodi tal-kejl, il-frekwenza, is-sors tal-evidenza, il-miri u r-rwoli responsabbli għal kull metrika tal-PIMS qabel jibda ċ-ċiklu tal-kejl, u li jikkonsolida r-riżultati kull tliet xhur. Ir-rekwiżiti tal-awditjar u tar-rieżami huma strutturati madwar ippjanar ibbażat fuq ir-riskju, evidenza dokumentata u indipendenza. Ir-Rieżaminatur tal-Awditjar Intern / Konformità għandu jħejji programm annwali tal-awditjar intern tal-PIMS ibbażat fuq ir-riskju f’REG12 u jiddefinixxi l-objettiv, il-kriterji, il-kamp ta’ applikazzjoni, il-metodu, il-bażi tal-kampjun u l-iskadenza tar-rappurtar qabel jibda x-xogħol fuq il-post. Il-verifiki tal-indipendenza tal-awditur u tal-kunflitt ta’ interess għandhom jiġu rreġistrati qabel kull assenjazzjoni ta’ awditjar. L-attivitajiet tal-awditjar jinkludu l-ittestjar tal-istatus tal-implimentazzjoni tal-kontrolli applikabbli tal-PIMS kontra REG03, ir-reġistrazzjoni ta’ kampjuni magħżula ta’ evidenza tal-ipproċessar tal-PII u d-dokumentazzjoni tar-riżultati fi żmien 15-il jum ta’ xogħol wara t-tlestija tal-awditjar. Is-sejbiet aċċettati għandhom jiġu assenjati lil sidien tal-azzjoni korrettiva f’REG12 fi żmien 10 ijiem ta’ xogħol mill-aċċettazzjoni tar-riżultat tal-awditjar. Ir-Rieżami tal-Ġestjoni, l-azzjoni korrettiva u t-titjib huma wkoll ikkontrollati b’mod strett. It-Tmexxija Għolja għandha twettaq Rieżami tal-Ġestjoni tal-PIMS mill-inqas darba fis-sena f’REG12, billi tirrieżamina l-azzjonijiet preċedenti, il-metriċi tal-prestazzjoni tal-PIMS, l-istatus tal-objettivi tal-privatezza, in-nuqqasijiet ta’ konformità, l-azzjonijiet korrettivi, ir-riżultati tal-monitoraġġ, ir-riżultati tal-awditjar, ir-riskji tal-privatezza, l-assigurazzjoni tal-fornituri u inputs dwar bidliet minn partijiet interessati. In-nuqqasijiet ta’ konformità għandhom jiġu rreġistrati, il-kawżi ewlenin u l-pjanijiet ta’ azzjoni korrettiva għandhom jiġu sottomessi, id-dati ta’ skadenza u l-kriterji ta’ aċċettazzjoni għandhom jiġu approvati, l-evidenza tat-tlestija għandha tinżamm u l-effettività għandha tiġi vverifikata. It-titjib kontinwu huwa mmexxi minn rieżami kull tliet xhur tar-riżultati tal-monitoraġġ, ir-riżultati tal-awditjar, ix-xejriet tal-inċidenti, l-istatus tar-riskju tal-privatezza, l-istatus tal-assigurazzjoni tal-fornituri u x-xejriet tal-azzjoni korrettiva. Meta l-istess kategorija ta’ sejba sseħħ darbtejn jew aktar fi żmien 12-il xahar, il-politika teħtieġ li tinħoloq azzjoni ta’ titjib sistemika f’REG12.