Cloudgebruiksbeleid - SME

Het P27S Cloudgebruiksbeleid stelt uitgebreide maar praktische eisen vast voor het beheren van clouddiensten in omgevingen van kleine en middelgrote ondernemingen (mkb). Erkennend dat mkb's vaak geen volledige IT-afdelingen hebben, is dit beleid ontworpen met duidelijke en gestroomlijnde verantwoordelijkheden, zoals het toewijzen van kernbeslissingen aan de algemeen directeur en de IT-provider of technische ondersteuning, in plaats van gespecialiseerde CISO- of SOC-rollen, terwijl het toch sterk aansluit op de kaders van ISO/IEC 27001:2022, GDPR, NIS2 en DORA. Het beleid is van toepassing op alle cloudgebaseerde diensten, zowel gratis als betaald, en omvat gangbare bedrijfsapplicaties zoals platforms voor het delen van documenten, SaaS-tools, videoconferencing, e-mail, back-up en klantplatformen. Iedereen die toegang heeft tot bedrijfsgegevens, ook via mobiel of tablet, moet deze regels volgen. Deze vereisen voorafgaande goedkeuring voor alle clouddiensten en verbieden het gebruik van persoonlijke cloudaccounts voor bedrijfsgegevens, om de risico's van shadow IT te voorkomen. Er moet een duidelijk gedefinieerd Cloud Service Register worden bijgehouden om elk geautoriseerd platform te registreren, inclusief de verantwoordelijke persoon, locatie van gegevens, toegangsrechten en supportinformatie. Beveiligingsmaatregelen zijn verplicht: alle cloudplatformen moeten multifactorauthenticatie (MFA) afdwingen voor gebruikers en beheerders; sterke, complexe wachtwoorden gebruiken; auditlogging bieden en toegangsbeperkingen toepassen (zoals toelatingslijsten op basis van IP waar beschikbaar); en regelmatige beoordelingen van gedeelde content uitvoeren. Elke overtreding, zoals het vergeten uitschakelen van een gebruiker of het publiek delen van gevoelige gegevens, wordt geclassificeerd als een informatiebeveiligingsincident en is onderworpen aan corrigerende maatregelen, waaronder intrekking van toegangsrechten, gerichte hertraining van gebruikers of, indien nodig, juridische respons. Het beleid stelt strikte eisen aan gegevensbewaringsbeleid en back-up, met de instructie dat bedrijfskritische of gereguleerde gegevens regelmatig moeten worden geback-upt, bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of klantverplichtingen, en dat exportmogelijkheden vanuit cloudplatformen moeten worden bevestigd om vendor lock-in te voorkomen. Contracten voor betaalde clouddiensten moeten gegevensbescherming, meldtermijnen bij inbreuken, data-eigendom en gedefinieerde escalatie specificeren. Naleving wordt gemonitord met minimaal twee keer per jaar controles op toegang, wachtwoord en beheerdersstatus, en alle beleidsuitzonderingen moeten formeel worden gemotiveerd en goedgekeurd door de algemeen directeur, met compenserende maatregelen en vervaldatums voor oplossing. Herziening en continue verbetering zijn ingebed: het beleid vereist een jaarlijkse herziening, evenals updates na incidenten, de introductie van nieuwe platformen of wijzigingen in regelgeving. Gearchiveerde registraties worden veilig bewaard conform het gegevensbewaringsbeleid, zodat alle cloudactiviteiten auditeerbaar zijn voor interne en externe (inclusief ISO) eisen. Met zijn gerichte scope biedt dit beleid mkb's een robuuste maar beheersbare structuur voor het governancen van cloudgebruik, waarmee naleving van de regelgeving, risicobeheer en operationele continuïteit worden ondersteund.