Cloud-Nutzungsrichtlinie – KMU

Die P27S Cloud-Nutzungsrichtlinie legt umfassende, zugleich praxisnahe Anforderungen für die Verwaltung von Cloud-Diensten in Umgebungen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) fest. Da KMU häufig keine vollumfänglichen IT-Abteilungen haben, ist diese Richtlinie mit klaren und schlanken Verantwortlichkeiten gestaltet: Zentrale Entscheidungen werden dem General Manager sowie dem IT-Provider bzw. technischen Support zugewiesen – statt spezialisierten CISO- oder Security Operations Center (SOC)-Rollen – bei gleichzeitig starker Ausrichtung an ISO/IEC 27001:2022, DSGVO, NIS2 und DORA. Die Richtlinie gilt für alle Cloud-basierten Dienste, ob kostenlos oder kostenpflichtig, und umfasst gängige Geschäftsanwendungen wie Dokumentenfreigabeplattformen, SaaS-Tools, Videokonferenzen, E-Mail, Datensicherungssysteme und Kundenplattformen. Jede Person, die auf Unternehmensdaten zugreift – auch über Mobiltelefon oder Tablet – muss diese Regeln befolgen. Sie verlangen eine vorherige Genehmigung für alle Cloud-Dienste und untersagen die Nutzung persönlicher Cloud-Konten für Geschäftsdaten ausdrücklich, um die Risiken von Shadow IT zu verhindern. Ein klar definiertes Cloud Service Register ist zu führen, um jede autorisierte Plattform, die verantwortliche Person, den Speicherort der Daten, Zugriffsberechtigungen sowie Support-Informationen nachzuverfolgen. Sicherheitsmaßnahmen sind verbindlich: Alle Cloud-Plattformen müssen Mehrfaktor-Authentifizierung für Benutzer und Administratoren durchsetzen, starke komplexe Passwörter verwenden, Audit-Protokollierung sowie Zugriffsbeschränkungen (z. B. Protokoll-Whitelisting bzw. IP-Positivlisten, sofern verfügbar) bereitstellen und regelmäßige Überprüfungen gemeinsam genutzter Inhalte durchführen. Jeder Verstoß – etwa ein vergessener Entzug von Zugriffsberechtigungen oder die öffentliche Freigabe sensibler Daten – wird als Informationssicherheitsvorfall eingestuft und unterliegt Korrekturmaßnahmen, einschließlich Entzug von Zugriffsrechten, gezielter Nachschulung oder, falls erforderlich, rechtlicher Reaktion. Die Richtlinie definiert strenge Anforderungen an Datenaufbewahrung und Datensicherung: Geschäftskritische Systeme bzw. regulierte Daten sind regelmäßig zu sichern, so aufzubewahren, dass rechtliche Verpflichtungen oder Kundenanforderungen erfüllt werden, und die Exportfähigkeit aus Cloud-Plattformen ist zu bestätigen, um Vendor Lock-in zu vermeiden. Verträge für kostenpflichtige Cloud-Dienste müssen Datenschutz, Meldefristen bei Datenschutzverletzungen, Dateneigentum und definierte Eskalation festlegen. Die Compliance wird durch mindestens zweimal jährliche Prüfungen von Zugriff, Passwortstatus und Administratorstatus überwacht. Alle Zugriffskontrollausnahmen müssen formal begründet und vom General Manager genehmigt werden – einschließlich kompensierender Kontrollen und Fristen zur Behebung. Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung sind verankert: Die Richtlinie verlangt eine jährliche Überprüfung sowie Aktualisierungen nach Sicherheitsvorfällen, der Einführung neuer Plattformen oder regulatorischen Änderungen. Archivierte Aufzeichnungen werden gemäß der Datenaufbewahrungsrichtlinie sicher aufbewahrt, sodass alle Cloud-Aktivitäten für interne und externe (einschließlich ISO-) Anforderungen auditierbar sind. Mit ihrem fokussierten Anwendungsbereich bietet diese Richtlinie KMU eine robuste, aber handhabbare Struktur für die Steuerung der Cloud-Nutzung und unterstützt regulatorische Compliance, Risikomanagement und betriebliche Kontinuität.