Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων και Διάθεσης

Η Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων και Διάθεσης (P14) θεσπίζει ολοκληρωμένες απαιτήσεις για τη διατήρηση και την ασφαλή διάθεση όλων των δεδομένων του οργανισμού σε όλο τον κύκλο ζωής τους, ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση, να μειώνεται ο κίνδυνος και να υποστηρίζεται η επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Η πολιτική εφαρμόζεται σε όλο τον οργανισμό και επεκτείνεται σε κάθε φυσικό και ψηφιακό περιουσιακό στοιχείο πληροφοριών που ανήκει, υποβάλλεται σε επεξεργασία ή διατηρείται από την εταιρεία, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που διαχειρίζονται τρίτοι, θυγατρικές και συνεργάτες εξωτερικής ανάθεσης. Τα καλυπτόμενα περιουσιακά στοιχεία κυμαίνονται από ψηφιακά αρχεία, βάσεις δεδομένων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και συστήματα αντιγράφων ασφαλείας έως έντυπα αρχεία και παροπλισμένο υλικό. Ο κύριος σκοπός της πολιτικής P14 είναι να ορίσει αυστηρούς ελέγχους για το πόσο χρόνο διατηρούνται τα δεδομένα βάσει νομικών, κανονιστικών και επιχειρησιακών αναγκών και να διασφαλίσει τη μόνιμη, ασφαλή διαγραφή τους όταν δεν απαιτούνται πλέον. Με την επιβολή σαφών χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης δεδομένων και αυστηρών διαδικασιών διάθεσης, η πολιτική υποστηρίζει τις απαιτήσεις του ISO/IEC 27001:2022, επιτρέπει ιχνηλάσιμη διαχείριση αρχείων και προστατεύει την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων. Σημαντικά, η πολιτική βοηθά τον οργανισμό να αποτρέψει την περιττή συσσώρευση δεδομένων που θα μπορούσε να οδηγήσει σε παραβιάσεις ιδιωτικότητας, αναποτελεσματικότητες ή αυξημένο επιχειρηματικό κίνδυνο. Οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες ορίζονται με σαφήνεια στην πολιτική: η Εκτελεστική Διοίκηση εγκρίνει και εποπτεύει τη συμμόρφωση· ο Επικεφαλής Ασφάλειας Πληροφοριών (CISO) έχει την ιδιοκτησία, ορίζει και παρακολουθεί την υλοποίηση της πολιτικής· ο DPO παρέχει συμβουλές για την ιδιωτικότητα και επικυρώνει τον χειρισμό δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· και οι ιδιοκτήτες περιουσιακών στοιχείων πληροφοριών διασφαλίζουν ότι τα χρονοδιαγράμματα είναι αιτιολογημένα και εξουσιοδοτημένα. Οι Λειτουργίες Πληροφορικής είναι υπεύθυνες για την υλοποίηση τεχνολογικών ελέγχων, ενώ όλοι οι εργαζόμενοι, ανάδοχοι και σχετικοί τρίτοι υποχρεούνται να ακολουθούν τις οδηγίες διατήρησης και διάθεσης. Οι προμηθευτές εξωτερικής ανάθεσης και οι πάροχοι υπολογιστικού νέφους πρέπει να συμμορφώνονται με συμβατικές ρήτρες ασφάλειας και να παρέχουν ελεγκτικά τεκμήρια διάθεσης κατόπιν αιτήματος. Οι απαιτήσεις διακυβέρνησης προβλέπουν τη δημιουργία και τη συντήρηση ενός Κύριου Προγράμματος Διατήρησης Δεδομένων (MDRS), το οποίο ανασκοπείται τουλάχιστον ετησίως, καθώς και την έγκριση μεθόδων διάθεσης και πιστοποιητικών για όλα τα δεδομένα που έχουν λήξει. Η πολιτική επιβάλλει περιόδους διατήρησης βάσει ταξινόμησης, συνδεδεμένες με επιχειρησιακές ανάγκες και νομικές βάσεις, και απαγορεύει ρητά την αόριστη, ορφανή ή μη εγκεκριμένη διατήρηση δεδομένων. Εξειδικευμένες διατάξεις καλύπτουν τη διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας και αρχείων, διασφαλίζοντας ευθυγράμμιση με στόχους ανάκαμψης από καταστροφή και υποστήριξη για διαγραφή δεδομένων κατόπιν αιτήματος σύμφωνα με τον GDPR ή άλλους νόμους ιδιωτικότητας. Οι έλεγχοι διάθεσης εφαρμόζονται σύμφωνα με το NIST SP 800-88 ή ισοδύναμα πρότυπα, επιβάλλοντας μη αναστρέψιμες και τεκμηριωμένες μεθόδους καταστροφής τόσο για ψηφιακά όσο και για έντυπα μέσα. Οι διαδικασίες νομικής δέσμευσης υπερισχύουν των κανονικών χρονοδιαγραμμάτων διαγραφής σε περίπτωση δικαστικής διαδικασίας ή διερεύνησης, και όλες οι εξαιρέσεις από την προγραμματισμένη διατήρηση απαιτούν εκτίμηση κινδύνου και έγκριση από τη διοίκηση. Οι δραστηριότητες επιβολής και συμμόρφωσης περιλαμβάνουν περιοδικούς ελέγχους, ελέγχους συμμόρφωσης, αναφορά παραβιάσεων και πειθαρχικά μέτρα όπου απαιτείται. Η πολιτική προβλέπει επίσης συνεχή εκπαίδευση ευαισθητοποίησης του προσωπικού και ενεργοποιεί την Πολιτική Αντιμετώπισης Περιστατικών (P30) για οποιαδήποτε παραβίαση ή περιστατικό διάθεσης. Με την περιοδική ανασκόπηση και επικαιροποίηση της πολιτικής και τον συγχρονισμό συνδεδεμένων εγγράφων όπως η Πολιτική Ελέγχου Πρόσβασης και οι πολιτικές διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, ο οργανισμός διασφαλίζει μια τεκμηριώσιμη, αποδοτική και ευθυγραμμισμένη με κανονισμούς προσέγγιση στη διακυβέρνηση του κύκλου ζωής των δεδομένων.