Gegevensbewarings- en verwijderingsbeleid

Het Gegevensbewarings- en verwijderingsbeleid (P14) stelt uitgebreide eisen vast voor de bewaring en veilige verwijdering van alle organisatiegegevens gedurende de volledige levenscyclus om naleving te waarborgen, risico te reduceren en operationele doeltreffendheid te ondersteunen. Dit beleid is organisatiebreed van toepassing en strekt zich uit tot elk fysiek en digitaal informatieactief dat eigendom is van, wordt verwerkt door of wordt bewaard door het bedrijf, inclusief activa die worden beheerd door derde partijen, dochterondernemingen en uitbestedingspartners. Onder de gedekte assets vallen digitale bestanden, databanken, e-mails en back-upsystemen, evenals papieren registraties en buiten gebruik gestelde hardware. Het primaire doel van het P14-beleid is het definiëren van strikte beheersmaatregelen voor hoe lang gegevens worden bewaard op basis van wettelijke verplichtingen, naleving van de regelgeving en operationele behoeften, en het waarborgen van permanente, veilige verwijdering wanneer gegevens niet langer vereist zijn. Door duidelijke bewaarschema’s en robuuste verwijderingsprocedures af te dwingen, ondersteunt het beleid de eisen van ISO/IEC 27001:2022, maakt het traceerbaar beheer van registraties mogelijk en beschermt het de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens. Belangrijk is dat het beleid de organisatie helpt onnodige gegevensaccumulatie te voorkomen die kan leiden tot schendingen van gegevensprivacy, inefficiënties of verhoogd bedrijfsrisico. Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk afgebakend binnen het beleid: topmanagement keurt naleving goed en houdt toezicht; de CISO is eigenaar van, definieert en monitort de implementatie van het beleid; de Data Protection Officer (DPO) adviseert over gegevensprivacy en valideert gegevensverwerkingspraktijken voor persoonsgegevens; en informatie-eigenaren zorgen ervoor dat schema’s gerechtvaardigd en geautoriseerd zijn. IT-teams zijn verantwoordelijk voor het implementeren van technische beheersmaatregelen, terwijl alle werknemers, contractanten en relevante derde partijen verplicht zijn de bewaar- en verwijderingsinstructies te volgen. Uitbestede leveranciers en cloudproviders moeten voldoen aan contractuele beveiligingsclausules en op verzoek auditbewijsmateriaal voor verwijdering leveren. Governance-eisen schrijven de opstelling en het onderhoud voor van een Master Data Retention Schedule (MDRS), die ten minste jaarlijks wordt herzien, en de goedkeuring van verwijderingsmethoden en certificaten voor alle verlopen gegevens. Het beleid dwingt classificatiegedreven bewaartermijnen af die zijn gekoppeld aan bedrijfsbehoeften en rechtsgronden, en verbiedt expliciet onbeperkte, wees- of niet-goedgekeurde gegevensbewaring. Gespecialiseerde bepalingen behandelen de bewaring van back-up- en archiefgegevens, met waarborging van afstemming op disaster recovery-doelstellingen en ondersteuning voor gegevenswissing op verzoek conform GDPR of andere privacywetgeving. Verwijderingsbeheersmaatregelen worden afgedwongen volgens NIST SP 800-88 of gelijkwaardige normen en verplichten onomkeerbare en gedocumenteerde vernietigingsmethoden voor zowel digitale als papieren media. Legal hold en opschorting van verwijdering hebben voorrang op normale verwijderingsschema’s in geval van gerechtelijke procedure of onderzoek, en alle uitzonderingen op geplande bewaring vereisen risicobeoordeling en goedkeuring door management. Handhaving en naleving omvatten periodieke audits, nalevingscontroles, meldingswerkstromen voor overtredingen en disciplinaire maatregelen waar nodig. Het beleid vereist ook doorlopende bewustwordingstraining in informatiebeveiliging voor personeel en activeert het Incidentresponsbeleid (P30) bij elke inbreuk of verwijderingsincident. Door het beleid periodiek te herzien en bij te werken, en gekoppelde documenten zoals het Beleid inzake toegangscontrole en het Asset Management Policy te synchroniseren, borgt de organisatie een verdedigbare, efficiënte en regelgeving-afgestemde aanpak voor governance van de gegevenslevenscyclus.