Richtlinie zur Beweissicherung und Forensik – KMU

Die P31S-Richtlinie zur Beweissicherung und Forensik beschreibt, wie ein KMU die Erhebung, Handhabung und Speicherung digitaler Beweismittel im Zusammenhang mit Sicherheitsvorfällen, Datenschutzverletzungen oder internen Untersuchungen steuern kann. Ziel ist es, ein rechtlich belastbares, auditbereites Rahmenwerk bereitzustellen, das ISO/IEC 27001, DSGVO und weitere Compliance-Anforderungen erfüllt und zugleich für Organisationen ohne dedizierte IT-Sicherheitsteams praktikabel bleibt. Die Richtlinie ist insbesondere auf kleinere Unternehmen zugeschnitten (ersichtlich an der KMU-Kennzeichnung und der Verwendung von „Geschäftsleitung“ statt Rollen wie SOC oder CISO). Sie legt klare Verantwortlichkeiten fest: Die Geschäftsleitung fungiert als primärer Entscheidungsträger, prüft, genehmigt und dokumentiert formale Untersuchungen und Beweissicherungsverfahren. IT-Anbieter oder externe Berater erheben und bewahren Beweismittel anhand sicherer, klar definierter Prozesse, während die Dokumentation der Beweismittelkette sicherstellt, dass Authentizität und Integrität nicht beeinträchtigt werden. Der Geltungsbereich ist weit gefasst: Er gilt für sämtliches Personal, Systeme (einschließlich Laptops, Mobilgeräte, SaaS und Cloud-Laufwerke) sowie jedes Ereignis, das Beweismittel für disziplinarische, rechtliche, regulatorische, kundenbezogene oder versicherungsbezogene Maßnahmen erfordert. Die Verfahren schreiben vor, dass die Beweissicherung autorisiert, dokumentiert und strengen Zugangskontrollen unterworfen sein muss (Zugriff nur für die Geschäftsleitung und den IT-Anbieter). Zur Unterstützung der forensischen Bereitschaft empfiehlt die Richtlinie kryptografische Hashwertprüfungen zur Validierung und verlangt die Protokollierung jedes Zugriffs bzw. jeder Handlung zur Herstellung von Rechenschaftspflicht. Es werden Leitlinien zur Risikobehandlung bereitgestellt, um Exposition oder rechtliche Risiken zu minimieren; dazu gehören Datenminimierung, Schwärzung und – falls erforderlich – eine formale rechtliche Überprüfung. In Szenarien, in denen eine forensisch belastbare Beweissicherung nicht möglich ist (z. B. Systemabsturz), werden Ausnahmen und alternative Handhabungsmethoden definiert und müssen von der Geschäftsleitung genehmigt werden. Die Konsequenzen bei Richtlinienverstößen, Manipulation von Beweismitteln, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Weitergabe reichen von Disziplinarmaßnahmen bis zur rechtlichen und regulatorischen Eskalation. Jährliche Überprüfungen der Richtlinie durch die Geschäftsleitung stellen die fortlaufende Relevanz und Compliance mit Referenzrahmenwerken und Kontrollen sicher. Auslöser für eine frühere Überprüfung sind wesentliche Sicherheitsvorfälle oder Änderungen rechtlicher/regulatorischer Erwartungen. Die modulare Struktur der Richtlinie ermöglicht zudem eine nahtlose Verknüpfung mit verwandten Richtlinien zu Governance, Zugangskontrolle, Protokollierung, Incident Response und Datenschutz und schafft so ein belastbares und konformes Regelwerk, das sich für die KMU-Umsetzung ohne Betriebsunterbrechung oder Spezialpersonal eignet.