Politica sulla privacy per la videosorveglianza e il monitoraggio fisico

La Politica sulla privacy per la videosorveglianza e il monitoraggio fisico stabilisce controlli sulla privacy per le attività di monitoraggio che raccolgono o altrimenti trattano dati personali. Il suo ambito comprende videosorveglianza, monitoraggio video, monitoraggio dei visitatori, log del controllo degli accessi fisici, registrazioni di monitoraggio gestite dal personale di vigilanza, sistemi di monitoraggio dei locali e monitoraggio fisico correlato. La politica si applica quando l'organizzazione agisce come titolare del trattamento dei dati personali per i propri locali e quando supporta attività in qualità di responsabile del trattamento o sub-responsabile mediante gestione operativa, hosting, riesame, archiviazione, comunicazione, cancellazione o altro trattamento di registrazioni video di sorveglianza, dati dei visitatori o log degli accessi fisici per conto di un cliente. La politica è progettata per assicurare che il monitoraggio sia basato su finalità definite, trasparente, proporzionato, soggetto a controllo degli accessi, conservato per periodi definiti, comunicato solo tramite canali approvati e supportato da evidenze del PIMS verificabili in sede di audit. Prima dell'avvio del monitoraggio, il Proprietario del processo o il titolare dell'attività deve registrare ogni attività di monitoraggio in REG02, includendo finalità, base giuridica, luogo monitorato, categorie di dati personali, categorie di interessati, conservazione, informativa, accesso e campi relativi alla comunicazione. Il Responsabile della privacy / Responsabile del PIMS valida tali registrazioni prima dell'attivazione di un'attività di monitoraggio nuova o modificata in modo sostanziale. Anche le zone monitorate approvate, le zone escluse e i confini della raccolta devono essere registrati prima dell'abilitazione di telecamere, sensori, registri dei visitatori o registrazione del controllo degli accessi. La politica attribuisce particolare importanza alla trasparenza e al riesame basato sul rischio. I cartelli informativi sul monitoraggio o evidenze equivalenti di informative just-in-time devono essere registrati in REG07 prima che le aree monitorate siano aperte agli interessati, e ogni informativa deve essere collegata alla corrispondente finalità del trattamento in REG02. Misure alternative di trasparenza devono essere registrate per il monitoraggio non evidente o di emergenza. Il monitoraggio a rischio più elevato, inclusi il monitoraggio sistematico, la registrazione audio, l'identificazione biometrica, il rilevamento abilitato da sistemi di analisi, i luoghi sensibili, le persone vulnerabili o il monitoraggio non evidente, richiede una decisione REG04 sul rischio per la privacy prima dell'attivazione. Quando il monitoraggio è ad alto rischio, non evidente, su larga scala, rivolto ai dipendenti o soggetto a escalation non risolte relative a diritti o incidenti, il Responsabile della protezione dei dati / consulente privacy fornisce il proprio parere in REG04 o REG12. I controlli operativi riguardano accesso, visualizzazione, esportazione, comunicazione, conservazione, cancellazione ed escalation degli incidenti. Il Responsabile della sicurezza delle informazioni definisce i ruoli di accesso autorizzati per registrazioni di monitoraggio, registrazioni dei visitatori e log degli accessi fisici, mentre il proprietario del sistema / Proprietario dell'applicazione configura le restrizioni di accesso e registra i risultati del riesame degli accessi privilegiati almeno trimestralmente in REG12. La cancellazione ordinaria, la sovrascrittura o la disabilitazione delle registrazioni di monitoraggio scadute devono essere configurate secondo REG02, con evidenze del completamento della cancellazione o della sovrascrittura registrate almeno mensilmente per i repository soggetti a cancellazione automatizzata o pianificata. I vincoli di conservazione e le copie estratte richiedono approvazione e registrazione in REG12 prima che la conservazione ordinaria sia estesa. Le comunicazioni esterne sono registrate in REG08 prima della comunicazione, oppure in REG10 entro un giorno lavorativo quando la comunicazione fa parte di una risposta agli incidenti attiva. La politica definisce inoltre la governance dei servizi esternalizzati di monitoraggio e sicurezza fisica. I fornitori esternalizzati di sistemi di monitoraggio, i fornitori di servizi di vigilanza, i fornitori di gestione dei visitatori e i fornitori di controllo degli accessi fisici devono essere registrati in REG08 prima dell'avvio del servizio, includendo ambito, stato di responsabile del trattamento o sub-responsabile, autorizzazioni di accesso, supporto alla conservazione, supporto alla cancellazione, escalation degli incidenti e restrizioni alla comunicazione. La vigilanza è mantenuta tramite metriche trimestrali, riesami annuali, test di audit, gestione delle eccezioni, registrazione delle non conformità, titolarità delle azioni correttive ed escalation all'alta direzione ove richiesto. Ciò crea un quadro di riferimento basato sulle evidenze per gestire gli obblighi privacy relativi alla videosorveglianza e al monitoraggio fisico nei contesti di titolare del trattamento e responsabile del trattamento.