Politika zasebnosti za videonadzor in fizično spremljanje

Politika zasebnosti za videonadzor in fizično spremljanje vzpostavlja kontrole zasebnosti za dejavnosti spremljanja, pri katerih se zbirajo ali drugače obdelujejo osebno določljivi podatki. Njeno področje uporabe vključuje videonadzor, videospremljanje, spremljanje obiskovalcev, dnevnike nadzora fizičnega dostopa, evidence spremljanja, ki ga izvajajo varnostniki, sisteme spremljanja prostorov in povezano fizično spremljanje. Politika se uporablja, kadar organizacija deluje kot upravljavec osebno določljivih podatkov za svoje prostore in kadar podpira dejavnosti obdelovalca ali podobdelovalca z upravljanjem, gostovanjem, pregledovanjem, hrambo, razkrivanjem, brisanjem ali drugo obdelavo posnetkov videonadzora, podatkov o obiskovalcih ali dnevnikov nadzora fizičnega dostopa v imenu naročnika. Politika je zasnovana tako, da zagotavlja, da je spremljanje namensko, pregledno, sorazmerno, nadzorovano z vidika dostopa, hranjeno za določena obdobja, razkrito samo prek odobrenih kanalov in podprto s preverljivimi dokazili PIMS. Pred začetkom spremljanja mora lastnik procesa ali lastnik poslovnega procesa vsako dejavnost spremljanja evidentirati v REG02, vključno z namenom, pravno podlago, spremljano lokacijo, kategorijami osebno določljivih podatkov, kategorijami posameznikov, na katere se nanašajo osebno določljivi podatki, hrambo, obvestilom, dostopom in polji za razkritje. Vodja zasebnosti / vodja PIMS validira te vnose pred aktivacijo nove ali bistveno spremenjene dejavnosti spremljanja. Odobrena spremljana območja, izključena območja in meje zbiranja morajo biti prav tako evidentirani pred omogočanjem kamer, senzorjev, dnevnikov obiskovalcev ali beleženja nadzora dostopa. Politika daje velik poudarek preglednosti in pregledu na podlagi tveganj. Obvestilo o izvajanju videonadzora ali enakovredna dokazila o sprotnem obvestilu morajo biti evidentirana v REG07, preden se spremljana območja odprejo posameznikom, na katere se nanašajo osebno določljivi podatki, vsako obvestilo pa mora biti povezano z ustreznim namenom obdelave v REG02. Za neočitno ali nujno spremljanje morajo biti evidentirani alternativni ukrepi preglednosti. Spremljanje z večjim tveganjem, vključno s sistematičnim spremljanjem, zvočnim snemanjem, biometrično identifikacijo, zaznavanjem z uporabo analitike, občutljivimi lokacijami, ranljivimi posamezniki ali neočitnim spremljanjem, zahteva odločitev REG04 o tveganju za zasebnost pred aktivacijo. Kadar je spremljanje visokotvegano, neočitno, obsežno, namenjeno zaposlenim ali predmet nerešene eskalacije zahtev za uveljavljanje pravic ali incidentov, pooblaščena oseba za varstvo podatkov / svetovalec za zasebnost poda nasvet v REG04 ali REG12. Operativne kontrole obravnavajo dostop, ogled, izvoz, razkritje, hrambo, izbris in eskalacijo incidentov. Vodja informacijske varnosti določi odobrene vloge dostopa za posnetke spremljanja, evidence obiskovalcev in dnevnike nadzora fizičnega dostopa, lastnik sistema / lastnik aplikacije pa konfigurira omejitve dostopa in vsaj četrtletno evidentira rezultate pregledov privilegiranega dostopa v REG12. Rutinski izbris, prepisovanje ali onemogočanje poteklih posnetkov spremljanja mora biti konfigurirano v skladu z REG02, dokazila o izvedenem izbrisu ali prepisovanju pa morajo biti vsaj mesečno evidentirana za repozitorije, za katere velja avtomatiziran ali načrtovan izbris. Zadržanja hrambe in izločene kopije zahtevajo odobritev in evidentiranje v REG12, preden se običajna hramba podaljša. Zunanja razkritja se evidentirajo v REG08 pred razkritjem ali v REG10 v enem delovnem dnevu, kadar je razkritje del aktivnega odziva na incidente. Politika določa tudi upravljanje zunanje izvajanih storitev spremljanja in fizične varnosti. Ponudniki zunanjih sistemov spremljanja, ponudniki varovanja, ponudniki upravljanja obiskovalcev in ponudniki nadzora fizičnega dostopa morajo biti pred začetkom izvajanja storitve evidentirani v REG08, vključno z obsegom, statusom obdelovalca ali podobdelovalca, dovoljenji za dostop, podporo hrambi, podporo izbrisu, eskalacijo incidentov in omejitvami razkritja. Nadzor se izvaja s četrtletnimi kazalniki, letnimi pregledi, revizijskim testiranjem, obravnavo izjem, evidentiranjem neskladnosti, lastništvom korektivnih ukrepov in eskalacijo najvišjemu vodstvu, kadar je to potrebno. S tem se vzpostavi okvir na podlagi dokazil za upravljanje obveznosti glede zasebnosti pri videonadzoru in fizičnem spremljanju v kontekstu upravljavca in obdelovalca.