Politika ta’ Privatezza għas-CCTV u l-Monitoraġġ Fiżiku

Il-Politika ta’ Privatezza għas-CCTV u l-Monitoraġġ Fiżiku tistabbilixxi kontrolli tal-privatezza għal attivitajiet ta’ monitoraġġ li jiġbru jew inkella jipproċessaw PII. Il-kamp ta’ applikazzjoni tagħha jinkludi CCTV, monitoraġġ bil-vidjo, monitoraġġ tal-viżitaturi, logs tal-kontroll tal-aċċess fiżiku, reġistri ta’ monitoraġġ imħaddma minn gwardji, sistemi ta’ monitoraġġ tal-bini u monitoraġġ fiżiku relatat. Il-politika tapplika fejn l-organizzazzjoni taġixxi bħala kontrollur tal-PII għall-bini tagħha stess u fejn tappoġġa attivitajiet ta’ proċessur jew subproċessur billi tħaddem, tospita, tirrieżamina, taħżen, tiżvela, tħassar jew inkella tipproċessa filmati ta’ monitoraġġ, data tal-viżitaturi jew logs tal-aċċess fiżiku f’isem klijent. Il-politika hija mfassla biex tiżgura li l-monitoraġġ ikollu skop definit, ikun trasparenti, proporzjonat, ikkontrollat bl-aċċess, miżmum għal perjodi definiti, żvelat biss permezz ta’ kanali approvati u appoġġat minn evidenza tal-PIMS li tista’ tiġi awditjata. Qabel ma jibda l-monitoraġġ, is-Sid tal-Proċess jew is-Sid tan-Negozju għandu jirreġistra kull attività ta’ monitoraġġ f’REG02, inklużi l-għan, il-bażi legali, il-post immonitorjat, il-kategoriji tal-PII, il-kategoriji tal-prinċipal tal-PII, iż-żamma, l-avviż, l-aċċess u l-oqsma tal-iżvelar. Ir-Responsabbli tal-Privatezza / Maniġer tal-PIMS jivverifika dawn l-entrati qabel l-attivazzjoni ta’ attività ta’ monitoraġġ ġdida jew mibdula materjalment. Iż-żoni mmonitorjati approvati, iż-żoni esklużi u l-konfini tal-ġbir għandhom ukoll jiġu rreġistrati qabel ma jiġu attivati cameras, sensuri, logs tal-viżitaturi jew logging tal-kontroll tal-aċċess. Il-politika tagħti importanza kbira lit-trasparenza u lir-rieżami bbażat fuq ir-riskju. Is-sinjaletika tal-monitoraġġ jew evidenza ekwivalenti ta’ avviż just-in-time għandha tiġi rreġistrata f’REG07 qabel ma ż-żoni mmonitorjati jinfetħu għall-prinċipali tal-PII, u kull avviż għandu jkun marbut mal-għan tal-ipproċessar korrispondenti f’REG02. Miżuri alternattivi ta’ trasparenza għandhom jiġu rreġistrati għal monitoraġġ mhux ovvju jew ta’ emerġenza. Monitoraġġ ta’ riskju ogħla, inkluż monitoraġġ sistematiku, reġistrazzjoni tal-awdjo, identifikazzjoni bijometrika, skoperta b’analitika, postijiet sensittivi, individwi vulnerabbli jew monitoraġġ mhux ovvju, jeħtieġ deċiżjoni REG04 dwar ir-riskju tal-privatezza qabel l-attivazzjoni. Fejn il-monitoraġġ ikun ta’ riskju għoli, mhux ovvju, fuq skala kbira, indirizzat lejn l-impjegati, jew suġġett għal drittijiet mhux solvuti jew eskalazzjoni ta’ inċident, id-Data Protection Officer (DPO) / Konsulent tal-Privatezza jipprovdi parir f’REG04 jew REG12. Il-kontrolli operattivi jindirizzaw l-aċċess, il-wiri, l-esportazzjoni, l-iżvelar, iż-żamma, it-tħassir u l-eskalazzjoni tal-inċidenti. Ir-Responsabbli tas-Sigurtà tal-Informazzjoni jiddefinixxi rwoli ta’ aċċess awtorizzat għal reġistrazzjonijiet ta’ monitoraġġ, reġistri tal-viżitaturi u logs tal-aċċess fiżiku, filwaqt li s-Sid tas-sistema / Sid tal-Applikazzjoni jikkonfigura restrizzjonijiet tal-aċċess u jirreġistra r-riżultati tar-rieżami tal-aċċess privileġġjat mill-inqas kull tliet xhur f’REG12. It-tħassir, il-kitba fuq data eżistenti jew id-diżattivazzjoni ta’ rutina ta’ reġistrazzjonijiet ta’ monitoraġġ skaduti għandhom jiġu kkonfigurati skont REG02, b’evidenza tat-tlestija tat-tħassir jew tal-kitba fuq data eżistenti rreġistrata mill-inqas kull xahar għal repożitorji soġġetti għal tħassir awtomatizzat jew skedat. L-estensjonijiet tal-perjodu ta’ żamma u l-kopji estratti jeħtieġu approvazzjoni u reġistrazzjoni f’REG12 qabel ma tiġi estiża ż-żamma normali. Żvelar estern jiġi rreġistrat f’REG08 qabel l-iżvelar, jew f’REG10 fi żmien jum tax-xogħol wieħed meta l-iżvelar ikun parti minn rispons għall-inċidenti attiv. Il-politika tiddefinixxi wkoll governanza għal monitoraġġ esternalizzat u servizzi ta’ sigurtà fiżika. Fornituri ta’ sistemi ta’ monitoraġġ esternalizzati, fornituri ta’ gwardji, fornituri ta’ ġestjoni tal-viżitaturi u fornituri tal-kontroll tal-aċċess fiżiku għandhom jiġu rreġistrati f’REG08 qabel il-bidu tas-servizz, inklużi l-kamp ta’ applikazzjoni, l-istatus ta’ proċessur jew subproċessur, il-permessi ta’ aċċess, l-appoġġ għaż-żamma, l-appoġġ għat-tħassir, l-eskalazzjoni tal-inċidenti u r-restrizzjonijiet tal-iżvelar. Is-sorveljanza tinżamm permezz ta’ metriċi kull tliet xhur, rieżamijiet annwali, ttestjar tal-awditjar, immaniġġjar tal-eċċezzjonijiet, reġistrazzjoni ta’ nuqqas ta’ konformità, sjieda tal-azzjoni korrettiva u eskalazzjoni lit-Tmexxija Għolja fejn meħtieġ. Dan joħloq qafas ibbażat fuq l-evidenza għall-ġestjoni tal-obbligi tal-privatezza tas-CCTV u tal-monitoraġġ fiżiku f’kuntesti ta’ kontrollur u proċessur.