Politika dwar il-Preċiżjoni u l-Kwalità tal-PII

Il-Politika dwar il-Preċiżjoni u l-Kwalità tal-PII tiddefinixxi kif organizzazzjoni żżomm il-preċiżjoni, il-kompletezza, l-aġġornament, l-adegwatezza u r-rilevanza tal-informazzjoni li tidentifika persuna pproċessata fi ħdan is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Informazzjoni dwar il-Privatezza. L-għan iddikjarat tagħha huwa li tiżgura li l-PII użat mill-organizzazzjoni jibqa’ preċiż u adattat għall-għanijiet tal-ipproċessar irreġistrati fil-PIMS, u li PII mhux preċiż, mhux komplut, mhux aġġornat jew ikkontestat jiġi kkoreġut, sinkronizzat jew eskalat bl-użu ta’ evidenza kkontrollata. Il-politika tapplika f’kuntesti ta’ kontrollur, kontrollur konġunt, proċessur u subproċessur, bl-obbligi tal-kontrollur jitqiesu bħala primarji u bl-obbligi tal-proċessur jew tas-subproċessur japplikaw fejn l-organizzazzjoni tappoġġa korrezzjoni tal-kontrollur, sinkronizzazzjoni jew istruzzjonijiet relatati mal-preċiżjoni. Il-politika hija strutturata madwar kontrolli operattivi prattiċi aktar milli madwar programm awtonomu għall-kwalità tad-data. Tiddikjara espressament li ma toħloqx reġistru separat tal-kwalità tad-data, funzjoni ta’ governanza tad-data ewlenija, qafas tal-kwalità tad-data tal-analitika jew qafas tal-kwalità tad-data tat-taħriġ tal-AI. Minflok, tinkorpora r-rekwiżiti tal-preċiżjoni u tal-kwalità fir-reġistri u fil-flussi tax-xogħol eżistenti tal-PIMS. REG02 jintuża biex jirreġistra s-sjieda tal-preċiżjoni, is-sors awtorevoli, markaturi ta’ rekords b’impatt għoli, il-frekwenza tar-rieżami tal-preċiżjoni, il-metodi ta’ verifika tal-preċiżjoni, ir-rabtiet tas-sistemi u l-indikaturi ta’ data mhux aġġornata. REG06 jintuża għal pretensjonijiet ta’ korrezzjoni mibdija mill-prinċipal tal-PII u għal oġġetti ta’ korrezzjoni aċċettati. REG08 jappoġġa l-allokazzjonijiet bejn kontrolluri konġunti, l-obbligi ta’ appoġġ għall-korrezzjoni tal-klijent, il-kanali awtorizzati tal-istruzzjonijiet, l-evidenza tal-proċessur u tas-subproċessur, in-notifiki lir-riċevituri u r-rikonoxximenti downstream. REG12 jikkonsolida l-istatus tal-monitoraġġ, il-lakuni, l-eċċezzjonijiet, in-nuqqasijiet ta’ konformità, l-azzjonijiet korrettivi u l-evidenza tar-rieżami tal-ġestjoni. Karatteristika ċentrali tal-politika hija l-kunċett ta’ rekord b’impatt għoli. Il-politika tiddefinixxih bħala rekord tal-PII użat biex jingħata, jiġi miċħud, jiġi modifikat jew jiġi affettwat b’mod materjali l-aċċess għal servizz, kuntratt, kwistjoni ta’ impjieg, riżultat finanzjarju, riżultat relatat mas-saħħa, deċiżjoni dwar eliġibbiltà, deċiżjoni dwar identità, deċiżjoni dwar riskju jew deċiżjoni oħra fejn PII mhux preċiż jista’ jaffettwa b’mod materjali prinċipal tal-PII. Dawn ir-reġistri jirċievu kontrolli speċifiċi: għandhom jiġu kklassifikati f’REG02 qabel ma jibda l-ipproċessar mill-kontrollur u kull sena wara dan, riveduti mill-inqas darba fis-sena, u ċċekkjati qabel ma wieħed jiddependi fuqhom meta d-dati tar-rieżami jkunu skadew. Is-Sidien tas-sistema għandhom jidentifikaw indikaturi ta’ data mhux aġġornata għar-reġistri tas-sistema b’impatt għoli qabel id-dħul fl-ambjent ta’ produzzjoni u fi żmien 30 jum minn bidla materjali fis-sistema. Fejn kwistjonijiet ta’ preċiżjoni b’impatt għoli jibqgħu mhux solvuti, jerġgħu jseħħu jew jaqbżu dati ta’ skadenza approvati, il-politika teħtieġ eskalazzjoni f’REG12 u, fejn meħtieġ, lit-Tmexxija Għolja. Il-fluss tax-xogħol tal-korrezzjoni jgħaqqad l-immaniġġjar tad-drittijiet tal-privatezza, il-verifika tan-negozju u l-implimentazzjoni teknika. Pretensjonijiet ta’ korrezzjoni mibdija mill-prinċipal tal-PII jintrabtu minn REG06 mal-attività tal-ipproċessar REG02 affettwata fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol mill-assenjazzjoni. Oġġetti ta’ korrezzjoni aċċettati għandhom jiġu assenjati kemm lis-Sidien tal-Proċessi jew lis-Sid tan-Negozju kif ukoll lis-Sid tas-sistema jew lis-Sid tal-Applikazzjoni fi żmien jumejn tax-xogħol wara li jidħlu fir-rieżami sostantiv. Is-Sid tal-Proċess jivverifika l-korrezzjonijiet proposti kontra s-sors awtorevoli, l-għan tal-ipproċessar u r-rekord REG02 attwali fi żmien 10 ijiem tax-xogħol, filwaqt li s-Sid tas-sistema jimplimenta l-korrezzjonijiet approvati fis-sistema sors u jirreġistra t-tlestija f’REG06 u REG02 fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol mill-approvazzjoni jew sad-data ta’ skadenza approvata. Il-politika teħtieġ ukoll parir dokumentat qabel rifjut ta’ korrezzjoni, għeluq ikkontestat jew deċiżjonijiet ta’ korrezzjoni b’impatt għoli, u torjenta riżultati ta’ tħassir, restrizzjoni taż-żamma, tħassir jew rimi biss lejn il-fluss tax-xogħol relatat meta l-korrezzjoni waħedha ma tkunx ir-riżultat meħtieġ. Is-sinkronizzazzjoni u s-sorveljanza huma indirizzati wkoll b’mod espliċitu. Qabel ma tiġi implimentata korrezzjoni approvata, is-sistemi sors rilevanti, l-applikazzjonijiet marbuta, ir-repliki, l-interfaċċi u r-rapporti għandhom jiġu identifikati f’REG02. Il-korrezzjonijiet approvati mbagħad għandhom jiġu sinkronizzati fis-sistemi identifikati fil-kamp ta’ applikazzjoni, filwaqt li r-riċevituri, il-proċessuri jew il-partijiet li jaqsmu d-data jiġu ttraċċati permezz ta’ REG08 meta jkunu meħtieġa aġġornamenti downstream. Il-metriċi ta’ kull tliet xhur jinkludu l-perċentwal tal-attivitajiet tal-ipproċessar REG02 b’impatt għoli li għandhom rieżami tal-preċiżjoni attwali, oġġetti ta’ korrezzjoni miftuħa u skaduti minn REG06, u fallimenti ta’ sinkronizzazzjoni mhux solvuti minn REG08 u REG12. L-eċċezzjonijiet għandhom jintalbu, jiġu evalwati, ikunu limitati fiż-żmien għal mhux aktar minn 90 jum, u jingħalqu jew jiġu evalwati mill-ġdid. Il-politika tiġi riveduta kull sena u fi żmien 30 jum minn bidla materjali legali, tal-ipproċessar, tas-sistema jew tal-kamp ta’ applikazzjoni taċ-ċertifikazzjoni, b’bidliet materjali approvati mit-Tmexxija Għolja qabel il-pubblikazzjoni.