Personas datu precizitātes un kvalitātes politika

Personas datu precizitātes un kvalitātes politika nosaka, kā organizācija uztur privātuma informācijas pārvaldības sistēmā apstrādājamās personu identificējošās informācijas precizitāti, pilnīgumu, aktualitāti, pietiekamību un atbilstību. Tās noteiktais mērķis ir nodrošināt, ka organizācijas izmantotie personas dati paliek precīzi un piemēroti PIMS reģistrētajiem apstrādes nolūkiem un ka neprecīzi, nepilnīgi, novecojuši vai apstrīdēti personas dati tiek laboti, sinhronizēti vai eskalēti, izmantojot kontrolētus pierādījumus. Politika attiecas uz pārziņa, kopīgā pārziņa, apstrādātāja un apakšapstrādātāja kontekstiem, pārziņa pienākumus uzskatot par primāriem, savukārt apstrādātāja vai apakšapstrādātāja pienākumus piemērojot gadījumos, kad organizācija atbalsta pārziņa norādījumus par labošanu, sinhronizāciju vai precizitāti. Politika ir veidota ap praktiskiem darbības kontroles pasākumiem, nevis kā atsevišķa datu kvalitātes programma. Tā skaidri neizveido atsevišķu datu kvalitātes reģistru, pamatdatu pārvaldības funkciju, analītikas datu kvalitātes ietvaru vai mākslīgā intelekta apmācības datu kvalitātes ietvaru. Tā vietā precizitātes un kvalitātes prasības tiek iestrādātas esošajos PIMS ierakstos un darbplūsmās. REG02 izmanto, lai reģistrētu par precizitāti atbildīgo personu, autoritatīvu avotu, augstas ietekmes ierakstu atzīmes, precizitātes pārskatīšanas biežumu, precizitātes pārbaudes metodes, sistēmu sasaistes un novecojušu datu indikatorus. REG06 izmanto datu subjektu ierosinātiem labošanas prasījumiem un pieņemtiem labošanas vienumiem. REG08 atbalsta kopīgo pārziņu sadalījumu, klientu datu labošanas atbalsta pienākumus, autorizētus norādījumu kanālus, apstrādātāja un apakšapstrādātāja pierādījumus, saņēmēju paziņojumus un turpmākos apliecinājumus. REG12 konsolidē uzraudzības statusu, trūkumus, izņēmumus, neatbilstības, korektīvās darbības un vadības pārskatīšanas pierādījumus. Politikas centrālais elements ir augstas ietekmes ieraksta jēdziens. Politika to definē kā personas datu ierakstu, kas tiek izmantots, lai piešķirtu, liegtu, mainītu vai būtiski ietekmētu piekļuvi pakalpojumam, līgumam, nodarbinātības jautājumam, finansiālam rezultātam, ar veselību saistītam rezultātam, atbilstības lēmumam, identitātes lēmumam, riska lēmumam vai citam lēmumam, kurā neprecīzi personas dati varētu būtiski ietekmēt datu subjektu. Šādiem ierakstiem piemēro īpašus kontroles pasākumus: tie jāklasificē REG02 pirms pārziņa apstrādes sākuma un pēc tam reizi gadā, jāpārskata vismaz reizi gadā un jāpārbauda pirms paļaušanās uz tiem, ja pārskatīšanas datumi ir nokavēti. Sistēmu īpašniekiem pirms nodošanas ražošanas vidē un 30 dienu laikā pēc būtiskas sistēmas izmaiņas jāidentificē novecojušu datu indikatori augstas ietekmes sistēmas ierakstiem. Ja augstas ietekmes precizitātes problēmas paliek neatrisinātas, atkārtojas vai pārsniedz apstiprinātos noteiktos termiņus, politika prasa eskalāciju uz REG12 un, ja nepieciešams, Augstākajai vadībai. Labošanas darbplūsma sasaista privātuma tiesību apstrādi, biznesa validāciju un tehnisko ieviešanu. Datu subjektu ierosinātie labošanas prasījumi piecu darbdienu laikā pēc piešķiršanas tiek sasaistīti no REG06 ar ietekmēto REG02 apstrādes darbību. Pieņemtie labošanas vienumi divu darbdienu laikā pēc būtiskās pārskatīšanas sākšanas jāpiešķir gan procesa īpašniekam vai uzņēmuma īpašniekam, gan sistēmas īpašniekam vai lietotnes īpašniekam. Procesa īpašnieks 10 darbdienu laikā validē ierosinātos labojumus attiecībā pret autoritatīvu avotu, apstrādes nolūku un aktuālo REG02 ierakstu, savukārt sistēmas īpašnieks ievieš apstiprinātos labojumus avotsistēmā un piecu darbdienu laikā pēc apstiprināšanas vai līdz apstiprinātajam noteiktajam termiņam reģistrē pabeigšanu REG06 un REG02. Politika arī prasa dokumentētu konsultāciju pirms atteikuma labot datus, apstrīdētas slēgšanas vai augstas ietekmes labošanas lēmumiem, un tā novirza dzēšanas, glabāšanas ierobežojuma, dzēšanas vai tikai likvidēšanas rezultātus uz saistīto darbplūsmu, ja labošana pati par sevi nav nepieciešamais rezultāts. Sinhronizācija un pārraudzība arī ir skaidri aptvertas. Pirms apstiprināta labojuma ieviešanas REG02 jāidentificē attiecīgās avotsistēmas, saistītās lietojumprogrammas, kopijas, saskarnes un pārskati. Pēc tam apstiprinātie labojumi jāsinhronizē visās identificētajās piemērošanas jomā esošajās sistēmās, savukārt saņēmēji, apstrādātāji vai datu koplietošanas puses tiek izsekotas, izmantojot REG08, ja nepieciešami turpmāki atjauninājumi. Ceturkšņa rādītāji ietver to augstas ietekmes REG02 apstrādes darbību īpatsvaru, kurām ir aktuāla precizitātes pārskatīšana, atvērtos un nokavētos labošanas vienumus no REG06, kā arī neatrisinātas sinhronizācijas kļūmes no REG08 un REG12. Izņēmumi jāpieprasa, jāizvērtē, jāierobežo laikā līdz ne vairāk kā 90 dienām un jāslēdz vai jāizvērtē atkārtoti. Politika tiek pārskatīta reizi gadā un 30 dienu laikā pēc būtiskām tiesiskām, apstrādes, sistēmas vai sertifikācijas piemērošanas jomas izmaiņām, būtiskas izmaiņas pirms publicēšanas apstiprina Augstākā vadība.