Isikut tuvastava teabe täpsuse ja kvaliteedi poliitika

Isikut tuvastava teabe täpsuse ja kvaliteedi poliitika määratleb, kuidas organisatsioon säilitab privaatsusteabe haldussüsteemis töödeldava isikut tuvastava teabe täpsuse, täielikkuse, ajakohasuse, piisavuse ja asjakohasuse. Selles kirjeldatud eesmärk on tagada, et organisatsiooni kasutatav PII jääb PIMS-is registreeritud töötlemise eesmärkide jaoks täpseks ja sobivaks ning et ebatäpne, mittetäielik, aegunud või vaidlustatud PII parandatakse, sünkroniseeritakse või eskaleeritakse kontrollitud tõendusmaterjali alusel. Poliitika kohaldub vastutava töötleja, kaasvastutava töötleja, volitatud töötleja ja alltöötleja kontekstides; vastutava töötleja kohustusi käsitatakse esmastena ning volitatud töötleja või alltöötleja kohustused kohalduvad siis, kui organisatsioon toetab vastutava töötleja parandusi, sünkroniseerimist või täpsusega seotud juhiseid. Poliitika on üles ehitatud praktilistele operatiivsetele kontrollimeetmetele, mitte eraldiseisvale andmekvaliteedi programmile. See ei loo selgesõnaliselt eraldi andmekvaliteedi registrit, põhiandmete juhtimise funktsiooni, analüüsiandmete kvaliteediraamistikku ega tehisintellekti koolitusandmete kvaliteediraamistikku. Selle asemel lõimib see täpsuse ja kvaliteedi nõuded olemasolevatesse PIMS-i kirjetesse ja töövoogudesse. REG02 kasutatakse andmete täpsuse eest vastutaja, autoriteetse allika, suure mõjuga andmekirje märgiste, täpsuse läbivaatamise sageduse, täpsuse kontrollimeetodite, süsteemiseoste ja aegunud andmete indikaatorite registreerimiseks. REG06 kasutatakse isikuandmesubjektidelt pärinevate parandamisnõuete ja aktsepteeritud paranduskannete jaoks. REG08 toetab kaasvastutavate töötlejate jaotusi, klientide paranduste toetamise kohustusi, autoriseeritud juhiste kanaleid, volitatud töötleja ja alltöötleja tõendusmaterjali, saajate teavitusi ning edasiste osapoolte kinnitusi. REG12 koondab seirestaatuse, puudujäägid, erandid, mittevastavused, parandusmeetmed ja juhtkonna läbivaatamise tõendusmaterjali. Poliitika keskne element on suure mõjuga andmekirje mõiste. Poliitika määratleb selle PII kirjena, mida kasutatakse teenusele, lepingule, töösuhte küsimusele, finantstulemusele, tervisega seotud tulemusele, sobivusotsusele, identiteediotsusele, riskiotsusele või muule otsusele juurdepääsu andmiseks, keelamiseks, muutmiseks või oluliseks mõjutamiseks, kui ebatäpne PII võiks isikuandmesubjekti oluliselt mõjutada. Nendele kirjetele kohaldatakse erikontrolle: need tuleb klassifitseerida REG02-s enne vastutava töötleja poolse töötlemise algust ja seejärel igal aastal, vaadata läbi vähemalt kord aastas ning kontrollida enne nendele tuginemist, kui läbivaatamise kuupäevad on tähtaja ületanud. Süsteemiomanikud peavad tuvastama suure mõjuga süsteemikirjete aegunud andmete indikaatorid enne tootmiskeskkonnas kasutuselevõttu ja 30 päeva jooksul pärast olulist süsteemimuudatust. Kui suure mõjuga täpsusprobleemid jäävad lahendamata, korduvad või ületavad heakskiidetud tähtajad, nõuab poliitika nende eskaleerimist REG12-sse ja vajaduse korral tippjuhtkonnale. Paranduste töövoog ühendab privaatsusõiguste käsitlemise, ärilise valideerimise ja tehnilise rakendamise. Isikuandmesubjektidelt pärinevad parandamisnõuded seotakse REG06-st mõjutatud REG02 töötlemistoiminguga viie tööpäeva jooksul pärast määramist. Aktsepteeritud paranduskanded tuleb määrata nii protsessiomanikule või ettevõtte omanikule kui ka süsteemiomanikule või rakenduse omanikule kahe tööpäeva jooksul pärast sisulise läbivaatamise algust. Protsessiomanik valideerib kavandatud parandused autoriteetse allika, töötlemise eesmärgi ja kehtiva REG02 kirje suhtes 10 tööpäeva jooksul, samal ajal kui süsteemiomanik rakendab heakskiidetud parandused lähtesüsteemis ning registreerib lõpuleviimise REG06-s ja REG02-s viie tööpäeva jooksul pärast heakskiitu või heakskiidetud tähtajaks. Poliitika nõuab ka dokumenteeritud nõuannet enne parandusest keeldumist, vaidlustatud sulgemist või suure mõjuga parandamisotsuseid ning suunab kustutamise, säilitamise piiramise, kustutamise või üksnes kõrvaldamisega seotud tulemused seotud töövoogu, kui üksnes parandamine ei ole nõutav tulemus. Sünkroniseerimist ja järelevalvet käsitletakse samuti sõnaselgelt. Enne heakskiidetud paranduse rakendamist tuleb REG02-s tuvastada asjakohased lähtesüsteemid, seotud rakendused, koopiad, liidesed ja aruanded. Seejärel tuleb heakskiidetud parandused sünkroniseerida kõigis tuvastatud kohaldamisalasse kuuluvates süsteemides, samal ajal kui saajaid, volitatud töötlejaid või andmete jagamise osapooli jälgitakse REG08 kaudu, kui edasised uuendused on nõutavad. Kvartaalsed mõõdikud hõlmavad kehtiva täpsuse läbivaatamisega suure mõjuga REG02 töötlemistoimingute protsenti, REG06 avatud ja tähtaja ületanud paranduskandeid ning REG08 ja REG12 lahendamata sünkroniseerimistõrkeid. Erandid tuleb taotleda, hinnata, ajaliselt piirata kuni 90 päevani ning sulgeda või uuesti hinnata. Poliitika vaadatakse läbi igal aastal ja 30 päeva jooksul pärast olulist õiguslikku, töötlemis-, süsteemi- või sertifitseerimise kohaldamisala muudatust; olulised muudatused kinnitab tippjuhtkond enne avaldamist.