Beartas Rólanna, Freagrachtaí agus Cuntasachta Príobháideachais

Sainmhíníonn an Beartas Rólanna, Freagrachtaí agus Cuntasachta Príobháideachais conas a shannann, a dhoiciméadaíonn, a chuireann in iúl, a dhéanann athbhreithniú agus a fheabhsaíonn an eagraíocht freagrachtaí laistigh dá Córas Bainistíochta Faisnéise Príobháideachais. Clúdaíonn a raon feidhme pearsanra, feidhmeanna, córais, soláthraithe, próiseálaithe, fophróiseálaithe agus caidrimh rialaitheora chomhpháirtigh a ghlacann páirt i bpróiseáil PII nó a imríonn tionchar uirthi laistigh de raon feidhme PIMS. Tá feidhm ag an mbeartas i gcomhthéacsanna rialaitheora, rialaitheora chomhpháirtigh, próiseálaí agus fophróiseálaí, rud a fhágann go mbaineann sé leis an tacar iomlán samhlacha oibriúcháin príobháideachais a thuairiscítear sa doiciméad. Soiléiríonn sé freisin nach gcruthaíonn sé teidil phoist eagraíochtúla nua; ina ionad sin, sainmhíníonn sé róil chanónacha PIMS ar féidir iad a shannadh do phearsanra nó d’fheidhmeanna atá ann cheana nuair a dhéantar na ceanglais riachtanacha maidir le sannadh, inniúlacht, neamhspleáchas agus coinbhleacht leasa a dhoiciméadú. Bunaíonn an beartas samhail struchtúrtha róil PIMS agus cur chuige cuntasachta bunaithe ar fhianaise. Ní mór don Ardbhainistíocht samhail na ról canónach a fhormheas in REG01 roimh an gcur chun feidhme tosaigh agus go bliantúil ina dhiaidh sin. Coinníonn an Ceannaire Príobháideachais / Bainisteoir PIMS sannuithe róil ainmnithe, raonta freagrachta agus leibhéil údaráis in REG01, lena n-áirítear nuashonruithe tar éis athruithe pearsanra nó eagraíochtúla. Tá úinéireacht próiseála ceangailte le REG02, áit a sannann Úinéirí Próisis / Úinéirí Gnó úinéirí cuntasacha do gach gníomhaíocht próiseála PII sula dtosaíonn an phróiseáil agus ina ndéanann Úinéirí Córais / Úinéirí Feidhmchlár úinéirí córais cuntasacha a dhoiciméadú roimh chur beo. Taifeadtar úinéireacht caidrimh soláthraí, próiseálaí, fophróiseálaí, comhroinnt sonraí le tríú páirtithe agus rialaitheora chomhpháirtigh in REG08 roimh ionduchtú nó faomhadh comhaontaithe. Cuid lárnach den bheartas is ea bainistíocht teaglamaí róil, scaradh dualgas agus neamhspleáchas. Ceadaíonn an beartas teaglamaí praiticiúla róil, lena n-áirítear d’eagraíochtaí beaga agus meánmhéide, ach éilíonn sé doiciméadú sula dtiocfaidh teaglamaí i bhfeidhm. Éilíonn teaglamaí róil lena mbaineann an Ceannaire Príobháideachais / Bainisteoir PIMS, an tOifigeach Cosanta Sonraí / Comhairleoir Príobháideachais, an Ceannaire Slándála Faisnéise, Comhordaitheoir Freagartha do Theagmhais nó Athbhreithneoir Iniúchta Inmheánaigh / Comhlíonta faomhadh ón Ardbhainistíocht in REG01. Ní mór don Athbhreithneoir Iniúchta Inmheánaigh / Comhlíonta neamhspleáchas ón bpróiseas PIMS atá á athbhreithniú a dhoiciméadú in REG12 roimh gach iniúchadh nó athbhreithniú comhlíonta. I gcás nach féidir coinbhleachtaí maidir le scaradh dualgas a sheachaint, ní mór rialuithe cúiteacha a thaifeadadh, agus ní mór don Oifigeach Cosanta Sonraí / Comhairleoir Príobháideachais ábhair imní maidir le neamhspleáchas nó coinbhleacht leasa a thaifeadadh laistigh de chúig lá gnó ón tsainaithint. Sainmhíníonn an beartas cuntasacht freisin thar fhreagrachtaí rialaitheora, rialaitheora chomhpháirtigh, próiseálaí agus fophróiseálaí. Éilíonn próiseáil rialaitheora úinéireacht freagrachta, úinéireacht críche agus úinéireacht fianaise a bheith taifeadta in REG02 sula dtosaíonn an phróiseáil. Déantar leithdháileadh freagrachta rialaitheora chomhpháirtigh, úinéireacht treorach custaiméara próiseálaí, úinéireacht maoirseachta fophróiseálaí, stádas formheasa agus conairí uaschéimnithe freagrachta tríú páirtí a bhainistiú trí REG08. Fíoraíonn an Ceannaire Príobháideachais / Bainisteoir PIMS taifid aicmithe róil in REG02 agus REG08 go ráithiúil agus laistigh de 15 lá gnó ó athrú ábhartha. Éilíonn an beartas tuilleadh go ndéanfar comhairle phríobháideachais, ionchur maidir le freagracht slándála PII, freagracht uaschéimnithe maidir le sárú agus teagmhas príobháideachais, díospóidí freagrachta gan réiteach agus uaschéimnithe a bhaineann le róil a dhoiciméadú in oibiachtaí fianaise sainithe. Tá rialachas, tomhas, eisceachtaí, cur chun feidhme agus cothabháil ionsuite sa tsamhail chuntasachta. Déanann an Ardbhainistíocht athbhreithniú ar iomláine, róil gan líonadh, coinbhleachtaí róil, eisceachtaí cuntasachta agus méadrachtaí le linn athbhreithniú bainistíochta. Déanann an Ceannaire Príobháideachais / Bainisteoir PIMS athbhreithnithe cuntasachta ráithiúla, rianaíonn sé róil gan líonadh agus róil chomhcheangailte, tuairiscíonn sé críochnú feasachta róil, bainistíonn sé eisceachtaí le teorainneacha sainithe éaga, agus taifeadann sé sannuithe atá in easnamh, míchruinn nó as dáta mar neamhchomhréireachtaí. Ní mór d’Úinéirí Próisis / Úinéirí Gnó cur beo próiseála PII nua nó athraithe a chosc i gcás ina bhfuil fianaise riachtanach róil agus cuntasachta in easnamh. Déanann Athbhreithneoirí Iniúchta Inmheánaigh / Comhlíonta fianaise róil a thástáil, fionnachtana a thuairisciú agus éifeachtacht gníomhartha ceartaitheacha a fhíorú. Ní mór athbhreithniú a dhéanamh ar an mbeartas féin go bliantúil agus laistigh de 30 lá ó athrú ábhartha ar shamhail róil PIMS.