Beartas Bainistíochta Faisnéise Doiciméadaithe agus Fianaise an PIMS

Sainmhínítear le Beartas Bainistíochta Faisnéise Doiciméadaithe agus Fianaise an PIMS ceanglais éigeantacha chun saolré iomlán faisnéise doiciméadaithe an Chórais Bainistíochta Faisnéise Príobháideachais a rialú. Clúdaíonn a raon feidhme cruthú, formheas, leaganú, cosaint, coinneáil, aisghabháil, aistriú, aistarraingt agus fianú taifead PIMS. Baineann an beartas le beartais PIMS, cláir, formheasanna doiciméadaithe, taifid fianaise, fianaise iniúchta, taifid athbhreithnithe bainistíochta, fianaise gníomhartha ceartaitheacha agus aistriúcháin rialaithe a úsáidtear chun comhréireacht PIMS a léiriú. Tá sé scríofa do chomhthéacsanna rialaitheora, rialaitheora chomhpháirtigh, próiseálaí agus fophhróiseálaí, rud a fhágann go bhfuil sé infheidhme ar fud na rólanna a d’fhéadfadh eagraíocht a bheith aici agus PII á phróiseáil aici. Gné lárnach den bheartas is ea a spleáchas ar chuspóirí fianaise canónacha PIMS REG01 go REG12 seachas clár rialaithe doiciméad ar leith a chruthú. Sonraítear sa bheartas go gcoinnítear fianaise rialaithe faisnéise doiciméadaithe trí na cuspóirí fianaise seo, agus REG03 agus REG12 á n-úsáid go sonrach le haghaidh infheidhmeacht rialuithe, iniúchta, neamhchomhréireachta, gnímh cheartaithigh agus fianaise feabhsaithe. Tá sé i gceist leis an gcur chuige seo maorlathas rialaithe doiciméad nach bhfuil gá leis a sheachaint agus taifid atá réidh don iniúchadh a chaomhnú le haghaidh deimhniúcháin, dearbhú custaiméirí agus feabhsú leanúnach. Úsáidtear REG12 go fairsing don innéacs faisnéise doiciméadaithe, leibhéil rochtana, aicmithe íogaireachta, stádas formheasa, stair leaganacha, iarratais aisghabhála, formheasanna nochta, catagóirí coinneála, stádas aistarraingthe, eisceachtaí agus rianú gníomhartha ceartaitheacha. Bunaítear leis an mbeartas rialuithe mionsonraithe maidir le cruthú, formheas, leaganú agus foilsiú. Sula bhfoilseofar faisnéis dhoiciméadaithe PIMS, ní mór don Cheannaire Príobháideachais / Bainisteoir an PIMS aitheantóir doiciméid, úinéir, uimhir leagain, stádas formheasa, dáta éifeachta agus dáta athbhreithnithe a shannadh i REG12. Ní mór don Ardbhainistíocht croíbheartais PIMS agus athruithe ábhartha ar bheartais a fhormheas roimh fhoilsiú, agus formheasann an Ceannaire Príobháideachais / Bainisteoir an PIMS teimpléid fianaise nó rannáin chláir leabaithe roimh úsáid oibríochtúil. Éilíonn an beartas freisin go dtaifeadfar stair leaganacha agus réasúnaíocht athraithe roimh scaoileadh amach, agus go dtaifeadfar cumarsáid athruithe formheasta i REG11 laistigh de 30 lá ó fhoilsiú. Déileáiltear le cáilíocht fianaise agus inrianaitheacht mar cheanglais oibríochtúla, ní mar thascanna doiciméadachta roghnacha. Ní mór don Cheannaire Príobháideachais / Bainisteoir an PIMS coinbhinsiúin ainmniúcháin fianaise a shainiú, tagairtí rialaithe REG03 a réiteach i gcoinne taifead fianaise beartais go ráithiúil agus roimh iniúchadh seachtrach, agus an coinbhinsiún ainmniúcháin easpórtála formheasta a chur i bhfeidhm sula gcomhroinntear fianaise le haghaidh iniúchta deimhniúcháin, dearbhú custaiméirí nó freagairt rialála. Ní mór d’Úinéirí próisis / Úinéirí Gnó a chinntiú go n-áirítear san fhianaise próiseála úinéir na fianaise, dáta, tagairt don ghníomhaíocht phróiseála, stádas cinnidh agus stádas formheasa sula mbítear ag brath uirthi le haghaidh iniúchta. Ní mór d’athbhreithneoirí Iniúchta Inmheánaigh / Comhlíonta bearnaí in iomláine, cruinneas nó inrianaitheacht a thaifeadadh le linn iniúchtaí sceidealta nó athbhreithnithe comhlíonta. Sainmhínítear leis an mbeartas freisin rialuithe maidir le rochtain, cosaint, aisghabháil, nochtadh, coinneáil, aistarraingt, cartlannú, diúscairt agus rialú leaganacha ilteangach. Ní mór srianta rochtana stórais a thaifeadadh sula ndeonaítear rochtain agus ní mór iad a athbhreithniú go ráithiúil, agus ní mór rochtain ar fhianaise PIMS ina bhfuil PII a fhormheas sula ndeonaítear í. Éilíonn nochtadh fianaise d’iniúchóirí seachtracha, custaiméirí, próiseálaithe, rialaitheoirí, údaráis mhaoirseachta nó páirtithe seachtracha eile formheas agus taifeadadh raon feidhme an nochta. Ní mór leaganacha atá as feidhm a aistarraingt laistigh de thréimhsí sainithe, ní mór leaganacha beartais formheasta roimhe seo a chaomhnú, agus ní mór gan cartlannú ná scriosadh a dhéanamh go dtí go mbeidh coinneáil iniúchta, coinneáil dhlíthiúil, imscrúdú teagmhais nó spleáchais ar ghníomhartha ceartaitheacha seiceáilte. Cinntíonn ceanglais maidir le méadrachtaí, láimhseáil eisceachtaí, cur chun feidhme agus athbhreithniú bliantúil go bhfanann faisnéis dhoiciméadaithe cothrom le dáta, in-aisghabhála, cosanta agus ailínithe le riachtanais chomhréireachta PIMS.