Politika dwar it-Trasferiment Internazzjonali tal-PII

Il-Politika dwar it-Trasferiment Internazzjonali tal-PII tistabbilixxi rekwiżiti għall-identifikazzjoni, l-approvazzjoni, ir-reġistrazzjoni, ir-rieżami, ir-restrizzjoni u s-sospensjoni tat-trasferimenti internazzjonali tal-PII. Tapplika għall-attivitajiet ta’ kontrollur, kontrollur konġunt, proċessur u subproċessur fejn il-PII ssir disponibbli lil, tiġi aċċessata minn, tinħażen fi, tiġi ospitata fi, tiġi żvelata lil jew b’xi mod ieħor tiġi ttrasferita barra l-konfini tal-ipproċessar approvati u rreġistrati f’REG02 jew REG09. Il-kamp ta’ applikazzjoni jinkludi affiljati interni, riċevituri esterni, proċessuri, subproċessuri, fornituri tas-servizzi, aċċess ta’ appoġġ, postijiet ta’ hosting, amministrazzjoni remota, trasferimenti ulterjuri, talbiet minn awtorità pubblika barranija għall-iżvelar u bidliet fis-servizz relatati mat-trasferiment. Karatteristika ċentrali tal-politika hija l-approċċ tagħha mmexxi mill-evidenza. Il-politika tistipula li t-trasferimenti internazzjonali għandhom jiġu identifikati qabel ma jibda jew jinbidel l-ipproċessar, u li r-reġistri tat-trasferiment approvati għandhom jinżammu f’REG09. REG09 huwa l-oġġett primarju tal-evidenza tat-trasferiment, filwaqt li REG02, REG08 u REG12 jipprovdu evidenza ta’ sostenn għall-attivitajiet tal-ipproċessar, ir-relazzjonijiet mal-fornituri u mal-proċessuri, l-eċċezzjonijiet, in-nuqqasijiet ta’ konformità, l-azzjonijiet korrettivi u r-Rieżami tal-Ġestjoni. Il-kampi meħtieġa ta’ REG09 jinkludu d-destinazzjoni tat-trasferiment, ir-riċevitur, ir-rwol tal-PIMS, il-mekkaniżmu ta’ trasferiment, l-evidenza ta’ sostenn, id-data tar-rieżami u s-sid. Din l-istruttura hija maħsuba biex tgħin lill-organizzazzjoni turi governanza responsabbli tat-trasferimenti mingħajr ma toħloq reġistri doppji ta’ evalwazzjoni tal-impatt tat-trasferiment jew ta’ klawżoli kuntrattwali standard (SCCs). Il-politika tiddefinixxi kontrolli għall-għażla, l-approvazzjoni u r-rieżami tar-riskju tal-mekkaniżmu ta’ trasferiment. Għat-trasferimenti minn kontrollur, ir-Responsabbli tal-Privatezza / Maniġer tal-PIMS jirreġistra l-mekkaniżmu ta’ trasferiment approvat u l-evidenza ta’ sostenn f’REG09 qabel ma jibda t-trasferiment. Id-Data Protection Officer (DPO) / Konsulent tal-Privatezza jirrieżamina l-evidenza tal-mekkaniżmu ta’ trasferiment qabel l-approvazzjoni ta’ trasferimenti internazzjonali tal-PII ġodda, mibdula b’mod materjali jew b’riskju ogħla, u jlesti r-rieżami tar-riskju tat-trasferiment meta jkun hemm skattatur. Fejn is-salvagwardji tekniċi jintużaw bħala bażi, ir-Responsabbli tas-Sigurtà tal-Informazzjoni jirreġistra l-istatus tad-dipendenza fuq is-salvagwardji tekniċi f’REG09 jew REG12. Jekk ir-riskju residwu tat-trasferiment ikun għoli, it-Tmexxija Għolja għandha tapprova t-tkomplija tal-operazzjoni tat-trasferiment f’REG12 qabel ma dak ir-riskju jiġi aċċettat. Tiġi indirizzata wkoll il-governanza tal-proċessuri, tas-subproċessuri u tat-trasferimenti ulterjuri. Is-Sid tal-Fornituri / tal-Akkwist għandu jikseb awtorizzazzjoni jew istruzzjoni dokumentata tal-klijent f’REG08 u REG09 qabel ma jibdew trasferimenti internazzjonali tal-PII minn proċessur, jirreġistra l-awtorizzazzjoni tas-subproċessur u l-kundizzjonijiet tal-obbligi mgħoddija lill-partijiet sussegwenti, u jipprevjeni t-trasferiment ulterjuri minn proċessur jew subproċessur sakemm l-awtorizzazzjoni tal-klijent tkun irreġistrata. Il-politika teħtieġ ukoll li r-rotot tat-trasferiment ulterjuri, il-kategoriji tar-riċevituri, ir-restrizzjonijiet u l-obbligi jiġu rreġistrati qabel l-approvazzjoni. Talbiet minn awtorità pubblika barranija għall-iżvelar għandhom jiġu rreġistrati f’REG09 jew REG12 qabel l-iżvelar fejn ikun prattikabbli, jew fi żmien jum tax-xogħol wieħed fejn ir-reġistrazzjoni minn qabel ma tkunx prattikabbli, u talbiet sinifikanti għall-privatezza għandhom jirċievu rieżami minn konsulent tal-privatezza fejn ikun prattikabbli. Il-governanza kontinwa tiġi ġestita permezz ta’ rekwiżiti definiti ta’ rieżami, kejl, eċċezzjoni u applikazzjoni. Ir-reġistri attivi tat-trasferiment jiġu rieżaminati mill-inqas darba fis-sena u fi żmien 30 jum minn bidla materjali fit-trasferiment, filwaqt li r-Responsabbli tal-Privatezza / Maniġer tal-PIMS jirrieżamina rieżamijiet tat-trasferiment skaduti, reġistri mhux kompluti, trasferimenti sospiżi u eċċezzjonijiet miftuħa tat-trasferiment mill-inqas kull tliet xhur. Il-metriċi jinkludu l-perċentwal ta’ reġistri REG09 attivi b’evidenza kompluta tal-mekkaniżmu ta’ trasferiment, rieżamijiet tat-trasferiment skaduti, trasferimenti sospiżi jew differiti, evidenza skaduta tal-proċessuri jew ta’ partijiet terzi, u attivitajiet tal-ipproċessar REG02 mhux imqabbla b’indikaturi potenzjali ta’ trasferiment internazzjonali. L-eċċezzjonijiet għandhom jiġu rreġistrati f’REG12 qabel ma jsiru attivi, jingħatalhom sid, data tal-iskadenza, kontroll kumpensatorju u frekwenza tar-rieżami, u jiġu rieżaminati mill-inqas kull xahar sal-għeluq. In-nuqqasijiet ta’ konformità għandhom jiġu rreġistrati meta jiġu identifikati trasferimenti mhux irreġistrati, mekkaniżmi mhux sostnuti, awtorizzazzjoni nieqsa, rieżamijiet skaduti, evidenza nieqsa tat-trasferiment ulterjuri jew tkomplija mhux awtorizzata.