Politika privatnosti u marketingu i kolačićima

Politika privatnosti u marketingu i kolačićima definira obvezne zahtjeve privatnosti za marketing, kolačiće, tehnologije praćenja, analitiku, oglašivačku tehnologiju, segmentaciju publike, izravni marketing, upravljanje preferencijama, isključenje iz obrade, oznake trećih strana, pregled kampanja i povezanu obradu osobnih podataka (PII). Njezina je svrha osigurati da se te aktivnosti uređuju jasnim zapisima o svrsi, transparentnom obaviješću, odgovarajućim kontrolama privole ili preferencija, postupanjem s isključenjem iz obrade i povlačenjem, nadzorom nad trećim stranama i dokazima spremnima za reviziju. Politika se primjenjuje u kontekstima voditelja obrade, zajedničkog voditelja obrade, izvršitelja obrade i podizvršitelja obrade, pri čemu se obveze voditelja obrade primjenjuju kada organizacija određuje marketinške svrhe i sredstva, a obveze izvršitelja obrade kada se osobni podaci (PII) povezani s marketingom, analitikom, praćenjem ili kampanjama obrađuju prema dokumentiranim uputama klijenta ili uzvodnog izvršitelja obrade. Središnji je zahtjev da se marketinške svrhe i svrhe praćenja moraju evidentirati prije početka obrade. Za aktivnosti voditelja obrade, vlasnik procesa ili vlasnik poslovanja mora evidentirati svaku marketinšku kampanju, kanal, svrhu obrade, kategoriju osobnih podataka (PII), izvor publike, povezanost s pravnom osnovom, kategoriju tehnologije praćenja, ovisnost o dobavljaču ili oznaci, povezanost s obaviješću, ovisnost o privoli ili preferenciji, povezanost s pravilima zadržavanja i oznaku prijenosa u REG02 prije početka kampanje ili aktivnosti praćenja. Voditelj privatnosti / voditelj PIMS-a mora potvrditi aktualnu povezanost s obaviješću u REG07 i povezanost s privolom ili preferencijom u REG05 prije pokretanja kampanje. Kada je uključena zajednička marketinška aktivnost, zajednička publika, zajednički brendirana kampanja ili zajednička aktivnost praćenja, raspodjela odgovornosti zajedničkog voditelja obrade mora se evidentirati u REG08 prije pokretanja. Politika utvrđuje detaljne operativne zahtjeve za privolu, preferencije, kolačiće i kontrole praćenja. Zahtijeva da organizacija utvrdi je li za svaki marketinški kanal potrebna privola, preferencija, prigovor, ugovorna uputa ili druga odobrena osnova te da se odluka evidentira u REG02 i REG05 prije prikupljanja ili uporabe u kampanji. Neobvezni kolačići, oznake, pikseli, SDK-ovi i slične tehnologije praćenja moraju ostati neaktivni dok zahtijevano stanje privole ili preferencije nije dostupno u REG05. Signali privole ili preferencije ne smiju se prepisati, zaobići ili zanemariti tijekom promjena internetske stranice, aplikacije, kampanje ili upravitelja oznaka, a dokazi o provjeri moraju se evidentirati prije izdanja. Dokazi o privoli, preferenciji, povlačenju, isključenju iz obrade i verziji moraju se evidentirati u REG05 u roku od jednog radnog dana nakon prikupljanja, promjene ili povlačenja. Transparentnost i upravljanje trećim stranama također su ključne teme. Voditelj privatnosti / voditelj PIMS-a mora izraditi ili ažurirati zapis obavijesti o privatnosti za marketing ili obavijesti o kolačićima u REG07 prije pokretanja novog marketinškog kanala, tehnologije praćenja, konfiguracije analitike ili značajne promjene kampanje. Sadržaj obavijesti mora prije objave biti usklađen s marketinškim svrhama u REG02, kategorijama osobnih podataka (PII), kategorijama primatelja, kategorijama dobavljača, kategorijama tehnologija praćenja, izborima preferencija i oznakama prijenosa. Dobavljači za marketing, pružatelji analitike, oglašivačke platforme, oznake, pikseli, SDK-ovi i partneri za dijeljenje podataka moraju se evidentirati u REG08 prije uporabe u produkciji, uz potvrdu klasifikacije kao izvršitelj obrade, zajednički voditelj obrade ili neovisni voditelj obrade prije uvođenja ili obnove. Međunarodni dobavljači, oznake, pružatelji analitike, oglašivačke platforme, prijenosi publike ili prijenosi u okviru dijeljenja podataka moraju se, gdje je primjenjivo, usmjeriti u REG09 prije puštanja u produkcijski rad. Politika također uspostavlja zahtjeve za pregled kampanja, isključenje iz obrade, usmjeravanje odjava, provedbu i kontinuirani nadzor. Izvor publike, kriteriji segmentacije, kategorije osobnih podataka (PII), izuzeća zbog isključenja iz obrade, ograničenja preferencija i povezanost s obaviješću moraju se provjeriti prije pokretanja kampanje, a pojedinci sa statusom povlačenja, prigovora, zabrane kontaktiranja ili isključenja iz obrade moraju se isključiti prije aktivacije. Prigovori na marketing, odjave, zahtjevi za povlačenje, neuspjele odjave s pretplate i pritužbe na izravni marketing moraju se usmjeriti u REG06 u roku od dva radna dana, a status isključenja iz obrade ili preferencije mora se ažurirati u roku od jednog radnog dana nakon provjere. Upravljačke kontrole uključuju tromjesečni pregled statusa kontrola privatnosti u marketingu u REG12, godišnji pregled aktivnih dobavljača za marketing u REG08, tromjesečne metrike za nedostajuće povezanosti privole ili obavijesti, iznimke praćenja i stanja privole, zakašnjele stavke ispunjenja te nalaze revizije ili korektivne radnje evidentirane u REG12.